Правила составления акта

Янковая В.Ф.

Новая страница 1

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

В разных сферах деятельности возникают ситуации, требующие документирования именно в форме акта, чем и определяется существование множества разновидностей актов. Различаются они как назначением, так и содержанием. Это могут быть акты:

приемки-сдачи (работ, оборудования, материальных ценностей, документов)

обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, подготовки объектов)

испытаний (образцов, систем, технологий)

приема-сдачи (материальных ценностей, документов)

приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей)

ревизии, инвентаризации

расследования аварий, несчастных случаев

ликвидации организации и т.д.

Отдельные разновидности актов имеют свои особенности составления и оформления, для многих разновидностей имеются унифицированные формы, утвержденные нормативными актами и обязательные для применения в определенной сфере деятельности. Поэтому при возникновении ситуации, требующей составления акта, прежде всего необходимо выяснить, нет ли утвержденной формы акта для документирования данной ситуации . Нужно также иметь в виду, что наряду с унифицированными формами актов многими министерствами (ведомствами) утверждены специальные правила, инструкции о порядке составления актов.

Общие правила составления актов

При всем многообразии актов с точки зрения их назначения и содержания имеется ряд общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении актов.

– Акты составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя данной организации, вышестоящей организации или органа управления, осуществляющего контрольные, надзорные или иные функции. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

– Главное при составлении акта – определение фактического состояния дел и правильное отражение его в акте. Если составлению акта предшествовала предварительная работа (проверка, экспертиза, испытания), акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат количественные показатели, фактические сведения и аналитические данные.

– Акт оформляется на общем бланке организации или с использованием унифицированной формы акта.

– Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата и регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи составителей (с указанием их должностей и, при необходимости, места работы). Некоторые формы актов предусматривают проставление точного времени составления акта в часах и минутах. В том случае, если акт утверждается руководителем, оформляется гриф утверждения.

– Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива «Феникс», Акт списания материальных ценностей. или формулируется с помощью предлога «о», например: Акт об отсутствии на рабочем месте, Акт о несчастном случае на производстве.

– Датой акта является дата его составления. Если составлению акта предшествовали какие-либо мероприятия (проверка и др.), в тексте акта указывается дата или период времени, в течение которого проводилось данное мероприятие, например: В период с 15.09.2003 по 18.09.2003 комиссия провела проверку хранения материальных ценностей на…

– Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание его составления (распорядительный документ, нормативный документ, договор с указанием его даты и номера), называются председатель и члены комиссии. В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может излагаться по пунктам, материал может быть представлен в виде таблицы.

– Акты проверок, обследований, ревизий и некоторые другие разновидности актов не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения, которые составляют заключительную часть акта.

– В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта зависит от количества заинтересованных в его получении сторон или определяется нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

– Содержание актов ревизий и обследований согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии должно оформляться на отдельном листе и прилагаться к акту.

– В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Помощь: Составление и оформление акта

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ АКТА

В широком смысле акты - это обобщающее наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке. Специфика акта состоит в том, что хотя этот вид документа относится к организационно-распорядительной документации, его унифицированные и типовые формы широко применяются в других подсистемах управленческой документации (финансовой, учетно-отчетной и др.).

Термин акт широко используется также в области права для обозначения решений, действий или документов, имеющих юридическое значение (нормативные правовые акты, акты законодательства, законодательные акты, акты международного права, акты гражданского состояния и др.). В этой области термин акт - это не обозначение вида документа, а родовое понятие группы документов. Например, к актам законодательства согласно Закону РБ от 10.01.2000 № 361-З О нормативных правовых актах Республики Беларусь относятся такие виды документов, как Конституция Республики Беларусь, законы Республики Беларусь, декреты и указы Президента Республики Беларусь, постановления Совета Министров Республики Беларусь, постановления и приказы министерств и иных республиканских органов государственного управления, решения органов местного управления и самоуправления и др.

Акты гражданского состояния - это акты, подтверждающие в установленном законом порядке факты рождения, смерти, заключения брака, его расторжения, усыновления, перемены фамилии, имени, отчества им соответствуют такие разновидности документов, как свидетельство о рождении, свидетельство о заключении (расторжении) брака и др.

Акты международного права - это такие виды документов, как международные договоры, соглашения, конвенции и др.

В системе организационно-распорядительной документации акт - это документ, составленный комиссией (специально уполномоченными лицами) или одним должностным лицом, подтверждающий установленные факты, события, действия.

В большинстве случаев акт составляется комиссией с целью объективной фиксации фактов или определенной ситуации (например, авария, хищение). Возможно составление акта одним уполномоченным лицом - ревизором, инспектором и т.п. Акты оформляются по результатам ревизий, при приеме-передаче дел, проведении испытаний новых изделий и образцов, приеме объектов в эксплуатацию, выделении документов к уничтожению и т.д.

Поскольку акты применяются для документирования различных сторон деятельности организаций и должностных лиц, фиксации фактов, событий и действий в различных сферах, единой, универсальной формы акта не существует. Оформление акта в каждом конкретном случае может иметь свои особенности. Кроме того, для некоторых видов актов нормативными правовыми актами и методическими документами установлены специальные формы, не подлежащие изменению (унифицированные, типовые).

Тем не менее к оформлению актов предъявляется ряд общих требований. Рассмотрим их.

При составлении и оформлении акта используются следующие реквизиты:

- наименование вышестоящей организации (если имеется)

- наименование организации

- название вида документа

- место составления

- заголовок к тексту

- текст

- отметка о наличии приложения (если оно имеется)

- подпись

- дата

- регистрационный индекс.

Дополнительными реквизитами некоторых разновидностей актов могут быть:

- гриф утверждения

- печать

- код организации по Общегосударственным классификаторам Республики Беларусь Органы государственной власти и управления (ОКОГУ) или Юридические лица и индивидуальные предприниматели (ОКЮЛП)

- код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь Унифицированные документы (ОКУД)

Акт в организации составляется на общем бланке или чистом листе бумаги формата А4.

Если в составлении акта участвовали два или более субъектов (например, две организации, организация и физическое лицо), акт составляется на чистом листе бумаги формата А4, а обозначение авторов документа, включая наименование организации (или организаций), отражается в подписи. Так как акт не содержит реквизита адресат, остальные элементы заголовочной части акта можно оформить угловым или продольным способом.

Акты - образцы и примеры

Любой кадровик должен уметь работать с информационно-справочной документацией - докладными и служебными записками, сводками, актами, перепиской. Эти деловые бумаги отражают фактическое состояние дел в компании, а значит, помогают руководству принимать управленческие решения.

Акт  - это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. По своему содержанию и назначению все акты можно разделить на несколько видов:

Будьте свидетелем!

Акты составляет не один человек, а несколько. Объясняется это природой и назначением данного документа. Во-первых, констатировать факты и явления окружающей действительности необходимо при свидетелях, иначе впоследствии будет очень сложно доказать, что описанное в акте событие действительно произошло. Во-вторых, на основании актов зачастую принимаются важные решения, которые могут быть оспорены в судебном порядке, особенно если они затрагивают права работников. Если будет установлено, что акт не отвечает требованиям, предъявляемым к документам такого рода (например, составлен без свидетелей или не по форме), суд просто не примет его во внимание. А событие, которое в нем зафиксировано, при отсутствии других доказательств может быть признано ненаступившим. Представьте ваше разочарование, когда судья сочтет неустановленным факт прогула сотрудника или появления его на работе в состоянии опьянения только из-за того, что акт об этом был составлен ненадлежащим образом!

Некоторые акты должна издавать специально созданная комиссия, состав которой утверждается приказом руководителя организации. Речь идет об актах приема-сдачи материальных ценностей, документов, дел, а также об актах ревизии, инвентаризации*(1), расследования аварий, несчастных случаев на производстве*(2) (ст. 230 ТК РФ). Как правило, для них существуют установленные законом формы. Другие акты составляются в произвольной форме. Главное условие здесь - найти точные формулировки для правильного отражения события в акте.

Наиболее распространенные должностные проступки:

Пример написания деловой документации

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.

Подобные документы

Порядок набора письма, акта и справки на листе формата А4 с угловым расположением реквизитов штампа, правила оформления данных документов и их юридическая сила. Порядок составления докладной записки, приказа по личному составу, протокола, телефонограммы.

контрольная работа [18,3 K], добавлен 18.02.2011

Разновидности писем и особенности их составления. Деловая беседа как основная форма делового общения. Принципы организации работы с документами. Оформление письма-отказа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 и №1 ГОСТ Р №9-ст от 21.01.2002г.

контрольная работа [22,0 K], добавлен 29.06.2010

Документ - носитель информации, основание для принятия управленческих решений. Специфика документов в правоприменительной практике. Составление типовых формуляров: письма приказа протокола акта номенклатуры дел. Договор, его составление и оформление.

контрольная работа [36,7 K], добавлен 23.12.2008

Особенности оформления факсов и их виды. Назначение и правила составления приказов по организационным вопросам и основной деятельности. Порядок прохождения внутренних документов на этапах их подготовки, оформления и исполнения. Пример составления резюме.

контрольная работа [22,2 K], добавлен 12.09.2010

Характеристика группы справочно-информационных документов (определение, виды документов, правила оформления). Отличия в оформлении общего бланка и бланка для письма. Требования к текстам организационно-распорядительных документов, порядок их оформления.

контрольная работа [20,3 K], добавлен 26.10.2010

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления документов. Пример написания приказа, постановления, решения.

курсовая работа [341,4 K], добавлен 23.03.2011

Особенности работы с обращениями граждан, ведение данной работы отдельно от общего делопроизводства. Пример оформления информационного письма о продаже компьютеров. Составление акта о выделении к уничтожению документов. Составление трудового договора.

контрольная работа [24,0 K], добавлен 11.01.2010

Классификация деловой документации. Организационно-распорядительные документы и их виды. Состав их реквизитов и схема расположения. Суть стандартизации и унификации в делопроизводстве. Понятие бланка документа. Требования к использованию гербовых бланков.

контрольная работа [558,8 K], добавлен 07.03.2010

Особенности оформления деловой корреспонденции. Особенности оформления организационно-распорядительных документов финансового характера. Оформление заявления о приеме на работу, приказа по личному составу и журнала регистрации внутренней документации.

контрольная работа [62,1 K], добавлен 07.02.2009

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Требования к реквизитам и к бланкам служебных документов. Состав реквизитов документа.

реферат [19,7 K], добавлен 19.12.2009

Как составить акт обследования

Советы Эксперта - Консультанта по вопросам Работы и Карьеры

Фото по теме

Акт обследования – это документ, который составляется на определенном бланке и фиксирует установленные факты или действия конкретных лиц. Содержание и назначение всех актов различается, но составляются они по общепринятому правилу – в присутствии свидетелей. Просто следуйте этим простым пошаговым советам, и Вы будете на верном пути в Вашей работе и карьере .

Краткое пошаговое руководство

Итак, приступим к действиям, настроившись на положительный результат .

Шаг - 1

Учтите, что без свидетелей невозможно будет доказать описанные в акте события и факты. Акт обследования дает основание для принятия важного решения. Если документ не будет отвечать требованиям, суд не примет его во внимание, а зафиксированное в акте событие может быть признано недействительным, особенно при отсутствии других доказательств. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

Шаг - 2

Акты должны составляться специальной комиссией. Комиссия создается в частном порядке, непосредственно перед составлением акта, или специальным приказом конкретного учреждения. Как правило, для каждого вида актов существуют свои формы бланков. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

Шаг - 3

В акте указывается дата, время, место составления. Напишите фамилию, имя, отчество, должность сотрудника, составившего этот документ. Укажите присутствующих свидетелей, желательно, чтобы их было несколько. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

Шаг - 4

Далее сформулируйте, какое именно нарушение совершил работник. Возьмите с нарушителя предварительное объяснение, желательно дословно. Соберите подписи свидетелей, возьмите подпись с работника, подтверждающую, что с актом он ознакомлен. Если сотрудник отказывается подписать акт, укажите об этом, под соответствующей отметкой должны быть поставлены подписи свидетелей. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

Шаг - 5

Учитывайте, что акт о нарушении дисциплины составляется день обнаружения факта. Если сотрудник находился на рабочем месте в нетрезвом состоянии, для ознакомления можно предъявить документ на следующий день. Для оформления акта можно использовать бланки, принятые в вашей организации, но только в случае, если нет другой утвержденной формы. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

Шаг - 6

Составляйте акт в нескольких экземплярах, один из которых приобщите к делу, а другой направьте в соответствующую инстанцию. Количество составленных экземпляров указывается в конце акта и регулируется нормативными документами. Выполнив это, переходим к следующим действиям .

Шаг - 7

Акт считается принятым только с момента подписания документа всеми лицами, состоящими в комиссии. Если кто-то из свидетелей не согласен с содержанием акта, он все равно должен поставить подпись и указать свое несогласие, либо оформить свое мнение отдельно.

Надеемся ответ на вопрос - Как составить акт обследования - содержал полезные для Вас сведения. Удачи Вам в Работе и Карьере! Чтобы найти ответ на интересующий Вас вопрос воспользуйтесь формой - Поиск по сайту.

Источники: www.profiz.ru, www.busel.org, hr-portal.ru, knowledge.allbest.ru, www.moneyball.info