Образец информационного письма. Пример информационного письма
Пример информационного письма
Уважаемые участники!
Просим вас ознакомиться с условиями участия в выставке Город моими глазами и подтвердить ваше согласие на участие в течение5-ти дней.
Выставка состоится 09 марта 2009 года с 9.00 до 19.00 на Гоголевском бульваре в здании Фотоцентра Союза журналистов России.
Минимальный размер изображения по короткой стороне - 20см (напр. отпечаток 20х30), максимальный по длинной стороне - 45см (напр. отпечаток 30х45).
Фотографии будут размещаться на стендах, на ватмане.
Каждый участник выставки может разместить до 10 работ. Просьба сообщать о количестве фотографий заранее.
Определиться в количестве и формате фотографий и выслать нам на электронный адрес exhibition@mail.ru для предварительного ознакомления их мини-изображения (preview 800х600 точек) с названием и фамилией автора вам необходимо до 01 марта.
Готовые и утвержденные работы можно будет принести 07 марта.
C уважением, оргкомитет
Информационное письмо
Если вы планируете отправить рекламное письмо юридическим лицам, используйте для этого более официальный и деловой стиль информационного письма .
Представьте себе человека, которому вы отправляете информационное письмо. В течение рабочего дня он должен прочитать 20 – 30 документов различного содержания с различными коммерческими предложениями. Скорее всего, он обратит внимание на письмо, информация в котором изложена наиболее коротко и вразумительно.
Текст информационного письма должен быть, по возможности, коротким – не более 2 страниц, но лучше все свои предложения изложить на 1 странице печатного текста, если краткость не повредит полноте содержания.
Если вы впервые отправляете информационное письмо данному адресату, в начале письма изложите краткие сведения о вашей компании и направлении ее деятельности. Если вы ранее уже отправляли письма с коммерческими предложениями, сошлитесь на предыдущие сообщения или контакты.
Далее изложите ваши предложения. Они должны содержать всю необходимую информацию, чтобы адресат получил полное представление о том, что вы предлагаете. Обязательно дайте краткое описание товара или услуги. Если это общеизвестные товары, укажите марку или другие аналогичные сведения, стоимость, условия поставки или договора.
Старайтесь избегать многословных отступлений – стиль информационного письма должен быть динамичным, энергичным. Свои предложения излагайте предельно ясно, короткими предложениями. Старайтесь избегать сложных, многословных оборотов.
В заключение информационного письма обязательно укажите, что конкретно вы ожидаете от адресата:
«Надеюсь, что улучшенная модификация сеялки, которую предлагает наша компания, вас заинтересует. К письму прилагаю заказ-талон. Если вы заполните его и отправите по указанному адресу, вы можете получить заказ уже в текущем квартале».
«Существенные изменения условия поставки продукции, изложенные в этом письме, надеюсь, будут способствовать успешному сотрудничеству наших компаний и в наступающем году».
«Если вас заинтересовало наше предложение, то мы можем выслать любые дополнительные сведения о продукции и проект договора поставки».
Составление информационных писем
Информационное письмо выполнит свою задачу, если вы его напишите лаконично, немногословно, четким, точным и образным языком. Невыразительное послание создаст о вас и вашей компании соответствующее мнение.
Фразы должны быть простыми, понятными и сразу доносить до адресата суть вашего коммерческого предложения.
Ваши информационные письма должны быть максимально короткими. Конечно, на составление краткого, лаконичного, тщательно продуманного письма вы потратите больше времени, чем на многословное и лишенное продуманной композиции послание. Зато адресат быстрее поймет суть вашего предложения, а ведь именно на него вам и нужно произвести впечатление.
Не забывайте о стиле изложения, будьте внимательны к пунктуации, правописанию, тону построения каждого письма.
Проверяйте орфографию. Если нужно, сверьте со словарем написание слов, которые вызывают у вас сомнения.
Эффект, который произведет ваше информационное письмо, во многом зависит от его внешнего оформления. Текст без пробелов, абзацев, с узкими полями, скорее всего, так и останется непрочитанным. Сделайте письмо привлекательным, таким, которое читать будет легко и приятно.
Поля должны быть достаточно широкими. Оптимальная ширина – 3 сантиметра.
Оставляйте пробел между абзацами, делайте их как можно короче и начинайте с красной строки.
Чтобы отметить важные места в тексте, привлечь внимание читателя к преимуществам вашего предложения, используйте маркеры – звездочки, точки, тире.
Для выделения важных мест в тексте пользуйтесь рамками.
Располагайте текст так, чтобы конец первой страницы не совпадал с концом предложения. Незавершенное предложение часто заставляет читателя перевернуть страницу и продолжить чтение.
Письмо, направленное в другие компании, можно сравнить с визитной карточкой вашей организации. Если оно написано небрежно, с помарками, на бланке с плохо различимыми реквизитами, скорее всего, оно произведет негативное впечатление на ваших партнеров. У адресата подсознательно сложиться впечатление, что «серьезные предложения не могут быть так оформлены».
Информационные письма для рассылки лучше печатать на фирменных бланках. Если в вашей компании их нет, разместите рядом с текстом ваш фирменный знак или другие атрибуты вашей компании. Это сделает ваше письмо более узнаваемым.
При вторичной рассылке информационных писем старайтесь максимально повторить элементы оформления предыдущего письма, которое вы использовали в первой рассылке. Если вы оформляете письмо не на фирменном бланке, обязательно укажите почтовые реквизиты компании и телефон для обратной связи.
Для воздействия на заказчика одного письма, как правило, бывает недостаточно. Начните прямую почтовую рассылку с планирования комплекса мероприятий:
кампания по рассылке писем (3 – 4 письма)
ответы после каждой рассылки
уточнение потребностей заказчика
оформление заказов на поставку продукции.
Для каждой последующей рассылки текст письма нужно немного переработать. Например, если в первом письме вы изложили общие сведения о вашей компании, то в последующих письмах эту часть можно сократить и уделить больше внимания описательной части товара или услуги.
Как бы тщательно вы не составляли информационное письмо, какой-то части ваших адресатов все равно потребуются дополнительные разъяснения, более подробная информация о ваших товарах и услугах. Анализируя полученные письма, необходимо корректировать свои собственные послания. Если у вас постоянно запрашивают одну и ту же дополнительную информацию, то ее можно включить в следующий выпуск рассылки .
Чем быстрее заинтересованная в ваших товарах и услугах компания получит ответ на свой вопрос, тем более благоприятное мнение сложится о деятельности вашей компании.
Основное требование работы с адресатами – на любые запросы нужно отвечать оперативно и, по возможности, исчерпывающе.
Процесс сохранения клиентов включает:
предоставление услуг и обеспечение качества продукта, которое соответствует ожиданиям клиента или превосходит их установление долговременных отношений с клиентом достижение максимальной продолжительности и прибыльности отношений с клиентом регулярный контакт с клиентом в удобное для него время углубление отношений с клиентом посредством стимулирования покупок разных типов товаров, в том числе и товаров из дорогого сегмента, и возобновление отношений контроль прибыльности.
Впоследствии нужно постоянно рассылать своим клиентам новые рекламные и информационные письма, даже обычные открытки, содержащие информацию о ваших предложениях. Напоминайте о себе, и вы создадите такие отношения с клиентами, которые в будущем принесут вам доход.
С уважением, Юлия Марзан
P.S. Если Вы хотите получать новые статьи блога prodawez.ru на свою электронную почту, подпишитесь на рассылку новостей сайта .
Письмо о деловой репутации клиента в банк образец
Предоставить информационное письмо о финансовом положении и деловой репутации с необходимыми приложениями, информационное письмо. Без предоставления полно и подробно заполненной анкеты, информационных писем с приложениями документы на открытие счета рассматриваться банком не будут. Осуществляет переводы денежных средств по поручению физических лиц без открытия счетов по системам: лицо, ответственное за полноту, достоверность и актуальность публикуемых на Web-cайте сведений: клычников алексей владимирович. Без предоставления полно и подробно заполненной анкеты, информационных писем с приложениями документы на открытие счета рассматриваться банком не будут. Сотрудники операционного отдела проконсультируют вас по любым вопросам, связанным с оформлением документов, а также не позднее следующего дня предоставят все необходимые документы и справки, оперативно откроют счет. Осуществляет переводы денежных средств по поручению физических лиц без открытия счетов по системам: лицо, ответственное за полноту, достоверность и актуальность публикуемых на Web-cайте сведений: клычников алексей владимирович. Налогового кодекса рф и согласие на обработку персональных данных. Налогового кодекса рф и согласие на обработку персональных данных. Информационное письмо об отсутствии решений о приостановлении операций по счетам организации в других банках. Предоставить информационное письмо о финансовом положении и деловой репутации с необходимыми приложениями, информационное письмо. Сотрудники операционного отдела проконсультируют вас по любым вопросам, а также не позднее следующего дня предоставят все необходимые документы и справки, связанным с оформлением документов, оперативно откроют счет. Это профессионализм, добросовестность, ответственность и индивидуальный подход к каждому клиенту.
Образец письма о деловой репутации
Информационное письмо
Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж.
Как написать информационное письмо
Оформление информационного письма осуществляется согласно установленных для деловой переписки правил, его структура соответствует общей структуре делового письма.
В зависимости от цели информационного письма, выделяют следующие его разновидности:
письмо-сообщение (извещение, уведомление) – о смене цен, директора, реквизитов компании, о проведении переговоров, об отгрузке продукции и т.п.
письмо-заявление – о каких-то намерениях адресанта
письмо-подтверждение – о получении товара, денежных средств, документов
письмо-напоминание – о выполнении обязательств
рекламно-информационное письмо – реклама продукции, услуг сюда также относится информационное письмо о компании.
Часто к информационному письму прилагается сопроводительное письмо, где информация предоставляется в развернутом виде и более детально, а также отдельными положениями законодательных и других нормативных правовых документов.
Подписывает данное письмо руководитель компании, иногда его заместитель или даже секретарь. В случае массовой рассылки (в большом количестве) можно обойтись без подписи либо использовать факсимиле.
Образец информационного письма о смене директора
Как оформить гражданство несовершеннолетнему ребенкуМой муж - гражданин РФ, я скоро получу паспорт РФ. Как оформить гражданство нашему несовершеннолетнему ребенку. Вся новость
Сроки подтверждения гражданстваЗдравствуйте! Друг пропустил по срокам обмен паспорта. Паспорт СССР. Сейчас хотел его. Вся новость
Очередные «вредные» советы стартаперам На протяжении последних десяти лет наблюдается определенное оживление на рынке инвестиций в стартап. Вся новость