Опись вложения. Пример, шаблон, образец, бланк. Отправка документов заказным письмом. Советы, рекомендации
Страницы:
Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:
Если такая форма отправки определена законодательством. Например, отчеты в налоговую инспекцию.
Если такая форма переписки определена договором.
Если возникла конфликтная ситуация и необходимо зафиксировать факт отправки документов.
Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.
Рекомендации по составлению описи
Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли. Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать. В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить. Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, 'Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован'. Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.
Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал. Нужно писать так: 'Оригинал заявки с подписью' или 'Жалоба с подписью, заверенной нотариально', а не так 'Заявка', 'Жалоба'. Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.
Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ .
Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит. В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.
Бланк ОПИСЬ ВЛОЖЕНИЙ по Форме 107
при отправлении декларации по почте
В п.4 статьи 80 НК РФ предусмотрен способ представления налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) налоговой декларации (расчета) в налоговый орган в виде почтового отправления с описью вложения. Причем, при отправке налоговой декларации (расчета) по почте днем ее представления считается дата отправки почтового отправления с описью вложения.
Бланк описи вложения по Форме 107 используется в следующих случаях:
опись вложения в ценное письмо
Примечание. Например, при отправлении налоговой декларации по почте.
опись вложения в посылку
опись вложения в бандероль
Почтовое отправление с объявленной ценностью отправляется в открытом виде с описью вложения. При этом, отправитель ценного письма, посылки или бандероли обязан заполнить два бланка описи вложения ф.107 . в которых указывает:
наименование и почтовый адрес адресата
наименование, количество предметов и сумма их оценки.
Отправитель ценного письма с налоговой декларацией должен ставит свою подпись на каждом экземпляре бланка описи. В случае, если среди пересылаемых предметов имеются предметы без оценки, то в графе "объявленная ценность" против их наименования ставится прочерк на каждом бланке описи. По желанию отправителя на экземпляре описи вложения, вкладываемом в почтовое отправление, оценка предметов может не указываться.
Когда бланки описи по ф.107 заполнены, работник почты работник обязан:
сличить записи в обоих экземплярах описи
сличить соответствие адреса и наименование адресата, указанные в описи и на адресной стороне оболочки (адресном ярлыке) регистрируемого почтового отправления (РПО)
сличить отправляемые предметы с записями в описи
проверить соответствие суммарной стоимости вложений, указанной в описи, сумме объявленной ценности РПО. Сумма объявленной ценности РПО должна равняться суммарной стоимости всех вложений, указанных в описи
проставить на обоих экземплярах описи оттиск календарного штемпеля и расписаться в них
вложить первый экземпляр описи поверх вложения в РПО и упаковать его, второй экземпляр выдать отправителю вместе с квитанцией.
Если Вы отправляете посылку с описью вложения посылок, а также по РПО с объявленной ценностью, сдаваемых юридическими лицами, взимается плата.
Сумму ценности каждого предмета отправитель определяет самостоятельно. Стоимость предметов описи влияет на сумму компенсации, в случае утери отправления, но чем больше стоимость предметов тем больше будет стоимость страхового сбора пересылки. Сумму предметов можно сделать нулевой поставив прочерк.
Стоимость пересылки ценного письма с описью вложений
Пересылка ценного письма с описью вложения со стоимостью документов 10 рублей весом 20 грамм будет стоить 120-170 рублей по России.
Опись вложений для 3-НДФЛ при отправке на почте
Заполнить бланки - опись вложения в ценное письмо и уведомление о вручении
Ниже на этой странице вы можете скачать шаблоны, бланки и образцы описей и уведомлений
Договор на оказание услуг почтовой связи (Без НДС)
Манифест на курьерскую доставку отправлений
Список внутренних почтовых отправлений ф. 103
Реестр на отправку почтовых отправлений ф. 103
Если вам требуется отправка важного письма, ценных вложений или бандероли через Почту России, то обязательно при этом знать, какие документы заполнять. При отправке вам предстоит заполнить форму 107 (опись вложения заказного письма ) на почте. Стандартная это посылка или ценное письмо, бланк должен быть заполнен контактными данными об отправителе, получателе. Также придется вписать цифру ценности, которой, по вашему мнению, обладает посылка. В случае утери эта сумма и будет возмещена.
Справка: Опись вложения - бланк Почты России, используемый при отправке ценных посылок либо писем. Заполняется от руки, допускается компьютерное оформление. Заполняется в двух экземплярах.
Как правило, в отделении можно найти образец заполнения бланка описи документов и ценных вложений, но не всегда удобно изучать его в суматохе. Лучше заранее подготовить заполненную опись вложения в письмо.
После сотрудник почты проверяет правильность заполнения, цельность оболочки и просматривает ценность. После чего один экземпляр бланка отдают отправителю, а второй сопровождает посылку.
Для юридических лиц отправка ценных писем количеством более пяти или нескольких посылок одновременно осуществляется так называемым партийным приемом, с одной квитанцией на все отправки. Заполняется реестр (форма 103) - список с указанием номеров отправлений, общим количеством и датой приема.
Если вы хотите быть уверенными, что адресату было доставлено письмо или посылка, то в почтовом отделении закажите уведомление о вручении письма (бланк 119).
Мнение специалиста: Простое или заказное уведомление о вручении избавит вас от неизвестности и даст понять, когда адресат получил ваше отправление. Заказное уведомление - информирование с помощью официального почтового документа о том, что посылка или письмо получено.
Даты отправки и получения важны при судебных разбирательствах или оповещений, когда сроки строго оговорены. Например, уведомление на усн 2014, бланк которого должен заполняться особо тщательно и быть отправлен до 31 декабря (в случае добровольного перехода).
В отделении связи, конечно же, найдется и образец бланка уведомления о вручении. Но разбираться с инструкцией по заполнению придется самостоятельно. Лучше не тратить время зря, а распечатать и сразу внести все данные.
Даже с учетом досконального изучения инструкции, при самостоятельном заполнении есть риск что-нибудь упустить. Вы простоите в очереди, и только потом сотрудник почты сообщит вам о допущенной ошибке. Конечно же, очередь и трата времени повторится. Есть вариант, что недочетов просто не увидят, приняв письмо. Но дойти оно не сможет из-за неточно указанного адреса либо доставят его с катастрофическим опозданием. Если столь драгоценные нервы и время вам нужнее, то вы с удобством можете заказать приезд нашего курьера, знающего все тонкости заполнения бланков. И вам не понадобится даже покидать дом или офис.
Опись вложения в ценное письмо
Опись вложения в ценное письмо. Форма № 107 - документ, в котором содержится информация о количественных, а так же стоимостных характеристиках почтового отправления.
Данный документ заполняется от руки или же посредством компьютера. Далее форма № 107 вкладывается в почтовое отправление, в качестве которого может выступать посылка, письмо, бандероль и т.д. В описи содержится перечень тех позиций, которые включены в почтовое отправление, их количество, а так же стоимость. Следует иметь в виду, что бланк описи должен содержать оттиск печати почтового отделения перед тем, как почтовое отправление будет запечатано.
В документе должна стоять оценочная стоимость передаваемого предмета. Размер данной стоимости может быть указан на усмотрение самого отправителя. В таком случае, если почтовое отправление будет утеряно, почтовое отделение, ответственное за пересылку отправления обязано будет возместить стоимость отправления, указанного в описи.
Опись вложения составляется в двух экземплярах, и каждый документ подлежит визированию составителем данного документа. В случае, если среди предметов, которые содержаться в почтовом отправлении есть те, которые не содержат оценки, в соответствующем разделе формы № 107 Объявленная ценность ставится прочерк.
