Часто в практике документирования используются послания, которые содержат 1 завершающую часть слова в отсутствии объяснений. Нередко данные послания начинаются словами: зовем Вас либо просим Вас поучаствовать". Близькозначні слова взаимозаменяются, хотя потребовали опосля себя разных падежей: Промахи в тексте делового документа считается эффектом неразличение средств украинского и российского языков.
Ции, так и с внешними адресатами. Если письмо направляется нескольким адресатам, то в одном письме их .
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.
Если письмо направляется нескольким адресатам, то в одном письме их не. А теперь приведем образец оформления письма со всеми описанными .
Каждый из реквизитов письма имеет особенности в использовании и. В случае, когда письмо направляется нескольким адресатам, .
Букинистические слова однозначны и вовсе не выражают впечатлений того, кто заключает документ. По собственному размеру текст послания, в большинстве случаев, не может быть выше 1 страничку. Понятие деловая переписка соединяет различные виды документов: казенные послания, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т. Данное оплошность, коя была замечена в следствии недостающего познания российского языка. Право подписи наверное прикреплено во внутреннем правовом акте, к примеру в уставе, положении о предприятии либо структурном подразделении и т. Исключением из верховодила имеют все шансы быть имена, принадлежащие представителям сильного пола при совпадении с названием животных (Евгению Жук, Николаю Стриж) письмо нескольким адресатам образец . Составляющие почтового адреса показывают в очередности, установленной правилами предложения услуг почтовой взаимосвязи: кабинет или же жилплощадь (в случае присутствия в адресе), почтовый индекс пишется непременно. В следствии этого во множистве руководств по делопроизводству при производстве документов в текстовом редакторе Word for Windows рекомендовано использовать шрифты, приближенные конкретно к шрифту пишущей машины: Хорошим для зрения считается шрифт Times New Roman 14-го кегля.
Дату на документе проставляет должностное личико, подписывающее документ, лично при его подписании.
Отметка о исполнителе находится в левом нижнем углу на внешней или же используемой стороне заключительного листа послания. При угловом варианте месторасположения реквизитов бумаги адресат начинают печатать на уровне 1 строчки бланковых надписей, а при продольном сходу под надписями бумаги (в посланиях на уровне реквизитов дата документа и регистрационный индекс, в иных документах, при подготовке которых употребляется единый бумага, на уровне реквизита заголовок к слову документа). Раз в тексте послания упоминается заглавие прибавления (к примеру, Обращаем вам план наставления по делопроизводству.
Во-1-х, данное даст юридическую мощь документов и, во-2-х, может помочь достичь цели побудить адресата к неким, необходимым вам поступкам. В политтехнологиях этому приему под относительным заглавием закон 3 да учат агитаторов, работающих с народонаселением.
Часто встречающийся вид деловой переписки деловые (казенные) послания: акт приема сдачи документов образец. Для составления казенных посланий применяется специализированный бумага . В тексте документов около 1-го ведомства они понятны, ну а в межведомственном казенной переписке профессионализмы имеют все шансы вызвать заблуждения. Его вместе с датой, регистрационным номером и именем творца вводят в информационную базу о документе при его регистрации и постановке на контроль. Текст документа на листе формата А4 печатается через 1, 5 промежутка, а на листе формата А5 через 1 интервал.
Департамент капитального возведения одобряет получение Одобряем, собственно оборудование получено Считаем требуемым поставить Вас в знаменитость Мы в высшей степени заинтересованы в решении данного вопросца Увы, по вопросу временными проблемами мы заставлены Согласно с нашей договоренностью просим Вас предпочтение отдается страдательным системам, которые акцентируют внимание на словах, означающих воздействия, рассматриваются, меры воспринимаются, работа делается
Письмо его виды образец и правила оформления
Другие новости по теме:
- Методическая разработка воспитательного мероприятия и её анализ. Кроме того, можно поместить образцы эмблем схем, рисунков некоторые .
- Внеклассное мероприятие по теме «Наркотики: мифы и реальность» было. Прослеживается актуальность темы, соответствие воспитательных .
- Суще6ствует стандартный типовой образец, по которому чаще всего заключается Договор безвозмездного пользования жилым помещением, скачать .
- Анализ воспитательного мероприятий Примерная программа изучения ученического коллектива. Аналіз выхаваўчай работы за навучальны год.
Оформление служебных писем – правила оформления реквизитов документов
Различные шаблоны деловых писем вы можете посмотреть в разделе «образцы писем». Начало разговора о правилах деловой переписки и написании деловых писем положено в предыдущей статье. Сейчас давайте поговорим об оформлении служебных писем.
Рассмотрим требования только к основным реквизитам документов, которые вы реально можете использовать при составлении деловых (служебных) писем. Их месторасположение приведено на картинке. При составлении статьи учтены рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 Требования к оформлению документов.
физическому лицу
Тундрикову Г.П.
ул. Легкая, д. 127, кв. 365,
г. Мурманск, 628021
Оформление реквизита «дата» служебного письма
После подписания письма, нужно проставить дату на документ. Допускаются следующие варианты: 18.04.2011 или 18 апреля 2011 г. Желательно придерживаться единого варианта написания даты в одном документе (если дата указывается несколько раз в тексте).
Оформление реквизита «Регистрационный номер» служебного письма
Регистрационный номер присваивается в соответствии с принятой системой регистрации в организации и тоже только после подписания письма. Он состоит из порядкового номера, который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел или буквами (информация об исполнителе). Например:
№ 02-12/245, где 02 – номер отдела в соответствии со структурой организации, 12 – порядковый номер дела по номенклатуре дел отдела, 245 – порядковый номер письма,
или № 245 ОК, где 245 – порядковый номер документа, ОК – отдел кадров или имя исполнителя Ольга Кукушкина и т.п.
Проставление регистрационного номера значительно облегчает обработку почты вам и получателю делового письма. Так что регистрация обязательна.
Оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату» запроса
При подготовке ответа обязательно проставляйте регистрационный номер и дату письма-запроса (ниже вашего исходящего регистрационного номера). Этим вы облегчите обработку почты. Если в организации-получателе сотни входящих документов в день, без этой ссылки ваш ответ может попасть к другому исполнителю или вообще в другой отдел.
Оформление реквизита «заголовок к тексту» служебного письма
Если текст более 4-5 строк, то служебное письмо должно содержать заголовок. Так получатель сразу составит мнение о его содержании. Заголовок всегда делается кратким и отвечает на вопрос «о чем?» – «Об оказании услуг …» или «О заключении договора …».
Оформление реквизита «отметка о наличии приложений»
К письму могут прилагаться документ(ы), тогда обязательно надо сделать об этом отметку. Пример (ниже основного текста):
Приложение: на 2 л. в 1 экз.
Если приложения не названы в тексте письма, тогда приводим их наименование сейчас. Пример:
Два адресата - как оформить?
Цитата:
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.15. …Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:
…Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.
можно так:
Цитата:
Директору
ООО Рога и копыта
Тема: Отправка письма нескольким адресатам
Отправка письма нескольким адресатам
Здравствуйте!
Извините если этот вопрос уже был - не нашёл ни на этом форуме не в факе.
Как отправить одно письмо с одинаковым прикреплённым файлом и одинаковым текстом сразу нескольким адресатам? И желательно чтобы они не знали, что письма отправленны ещё кому либо, т.е. не отображались остальные адреса.
Пробовал по разному прописывать мэйлы в строке скрытая копия и через запятую, и через пробел, и через точку-запятую - нифига не выходит.
Пожалуйста, подскажите как это сделать. А то каждый раз создавать новое письмо раз 20 не прикольно.
Надеюсь на ответ! Спасибо!
Деловое письмо: особенности оформления
"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2008, N 3
Деловое письмо: особенности оформления
Выход на внешний рынок связан с соблюдением определенных этических норм ведения бизнеса, принятых за рубежом. В эти нормы входят и правила ведения деловой переписки, соблюдение которых поможет выгодно представить деятельность вашего предприятия, избежать каких-либо недоразумений, наладить долгосрочные контакты и, в конечном счете способствовать коммерческому успеху.
Несмотря на появление таких современных средств связи, как спутниковая, компьютерная и т.д. переписка занимает до 80% от общего объема документации и является основным средством управленческой коммуникации.
Деловая переписка - основное официальное средство общения между организациями, организациями и частными лицами. Значит, при ее составлении следует учитывать сложившиеся правила. Во-первых, это обеспечит юридическую силу документов и, во-вторых, поможет достичь цели - побудить адресата к определенным, нужным вам действиям.
Понятие "деловая переписка" объединяет разные виды документов: служебные письма, телеграммы, телефонограммы, докладные записки и т.д.
Самый распространенный вид деловой переписки - деловые (служебные) письма. Особенности их содержания во многом зависят от того, для какой цели они составляются. Однако существуют общие требования составления и оформления, которые обязательны для любого письма. Говоря о правилах составления делового письма, следует разделять их на правила, относящиеся к форме документа, т.е. правила оформления, и на требования к содержанию.
В российских учреждениях, организациях и на предприятиях деловые письма, направляемые в сторонние организации, составляются на специальных бланках для писем. Это стандартные листы бумаги, как правило, формата А4 (для небольших по объему содержания писем может применяться формат А5). На них отображаются реквизиты с постоянной информацией об учреждении, фирме и т.п. позволяющей их идентифицировать. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в состав реквизитов бланка входят следующие: Государственный герб Российской Федерации или субъекта Российской Федерации эмблема организации код организации - автора письма наименование автора письма справочные данные об организации - авторе письма. Кроме того, обозначается место для следующих реквизитов: дата, регистрационный индекс, ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа, адресат, заголовок к тексту.
Каждый из реквизитов письма имеет особенности в использовании и оформлении.
Государственная символика (Государственный герб или герб субъекта РФ) используется только для организаций государственной формы собственности и регулируется Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ, а также законодательными и нормативными актами субъектов РФ. Эмблема же может помещаться на бланках предприятий и организаций всех форм собственности.
Автор письма (реквизит "Наименование организации") - это, как правило, организация, от имени которой письмо направляется по тому или иному адресу (хотя иногда автором может являться и структурное подразделение).
Для того чтобы документ имел юридическую силу, на бланке указываются наименование вышестоящей организации, если есть отраслевое подчинение, точное (в соответствии с уставом или положением) и полное название организации или предприятия. Первое характерно для государственных организаций. Если в уставе закреплено сокращенное наименование, то оно помещается в бланке под полным наименованием и пишется в скобках.
Гражданский кодекс РФ содержит норму, по которой в фирменные наименования юридических лиц включается их организационно-правовая форма (например, общество с ограниченной ответственностью, закрытое акционерное общество и т.д.). Одним из требований к наименованию организации - автора письма является помещение организационно-правовой формы на бланк.
Реквизит "Справочные данные об организации" включается в бланк письма для осуществления обратной связи. Справочные данные об организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе.
Почтовые и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 26.09.2000 N 725. При этом должен соблюдаться следующий порядок адреса:
- наименование адресата
- название улицы, номер дома, номер квартиры
- название населенного пункта (города, поселка и т.п.)
- название области, края, автономного округа (области), республики
- страна (для международных почтовых отправлений)
- почтовый индекс.
Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных письмах.
Реквизиты "Код организации", "Основной государственный номер юридического лица" и "Идентификационный номер налогоплательщика/Код постановки на учет" являются идентифицирующими признаками организации-автора. Позволяют установить, что организация - автор документа зарегистрирована государственными органами как юридическое лицо, является хозяйствующим субъектом и поставлена на учет в налоговом органе.
Реквизиты "Дата документа" и "Регистрационный номер документа" - это реквизиты, придающие документу юридическую силу. Они позволяют доказать факт существования официального документа. Устанавливают ответственность организации-автора за достоверность информации и подлинность документа.
Дата письма оформляется цифровым способом, арабскими цифрами, в одну строку двумя парами цифр, обозначающими день месяца, месяц и полным написанием года, например 25.12.2005 при этом не ставится слово "год", буква "г" с точкой или точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.
В соответствии с международными стандартами элементы даты могут иметь другую последовательность: год, месяц, число (2005.09.01).
В письмах финансового содержания применяется использование словесно-цифрового оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква "г" с точкой или слово "год", например 05 декабря 2005 г./года.
Дату на документе проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при его подписании.
В регистрационный индекс письма рекомендуется включать индекс структурного подразделения или участка деятельности, где был подготовлен проект документа, номер дела (по номенклатуре дел), куда письмо будет помещено после окончания работы с ним, и порядковый номер письма. Например: 02-08/24, где 02 - индекс структурного подразделения, подготовившего письмо 08 - номер дела (файла) 24 - порядковый номер письма.
В небольших фирмах, не имеющих структурных подразделений, соответствующий элемент может быть заменен на индекс участка деятельности (кадровая работа, реклама, организация транспортных услуг и пр.) или на индекс конкретного исполнителя.
Реквизит "Адресат" обеспечивает правильность адресации и, как следствие, гарантию доставки. Письма адресуются организации (в именительном падеже), структурному подразделению (в именительном падеже), должностным или физическим лицам (в дательном падеже).
При адресовании письма руководителю организации или его заместителю наименование организации входит в состав наименования должности адресата. Инициалы должностного лица ставятся перед фамилией, например:
Генеральному директору
ЗАО "Стройсервис"
И.Н. Иванову
Адресование письма руководителям структурных подразделений или специалистам начинается с указания наименования организации, например:
ЗАО "Радуга"
Начальнику отдела продаж
С.И. Петрову
При обращении к должностному лицу может употребляться специальное слово-обращение (господин, академик, профессор и т.п.). При этом инициалы ставятся после фамилии, например:
Президенту АКБ "Инвесткредит"
г-ну Прохорову Г.А.
Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Если письмо отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например:
Директорам
машиностроительных
заводов
При отправке письма в разные организации реквизит "Адресат" не должен содержать более четырех адресов. Слово "Копия" перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется список рассылки, и на каждом письме указывается только один адрес.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на письмах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам, например:
Директору ОАО "Янтарь"
О.Н. Петрову
Мира ул. д. 7,
г. Пермь, 413425
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем почтовый адрес, например:
Красновой Ю.И.
Бойцовая ул. д. 5, кв. 3,
г. Химки, Московская обл.,
148012
Реквизит "Заголовок к тексту". Практически любое письмо должно иметь заголовок. Он составляется исполнителем после того, как письмо подготовлено. Заголовок обязателен для писем, подготовленных на бланках формата А4. На письмах, имеющих небольшой по объему текст, подготовленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Основное требование к заголовку - быть кратким, но точно отражать содержание письма. Заголовок к тексту письма должен отвечать на вопрос: "О чем?", например:
- Об организации научной конференции
- О нарушении условий договора N 21 от 10.02.2005
- О предоставлении кредита
- Об аренде помещений.
Заголовок располагается над текстом письма под реквизитами бланка. Печатают его без кавычек и без подчеркиваний в одну или несколько строк, длина строки - не более 28 знаков.
Заголовок является поисковым признаком письма. Его наряду с датой, регистрационным номером и фамилией автора вводят в базу данных о документе при его регистрации и постановке на контроль. Это позволяет быстро найти письмо по его содержанию. Именно поэтому важно сформулировать заголовок к тексту делового письма.
Реквизит "Текст документа" - это основной реквизит документа, придающий ему юридическую силу. Он позволяет установить цели и причины (мотивы) создания документа, проанализировать зафиксированные факты, ситуации, выводы, просьбы, предложения автора.
Деловые письма печатаются только на лицевой стороне листа через полтора интервала. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не устанавливает требований к шрифтам, используемым при изготовлении документов. Основное требование к шрифтам заключается в том, что они должны быть хорошо читаемыми.
Наиболее важными показателями шрифта являются: гарнитура (характер рисунка) и кегль (размер печатной литеры по вертикальной оси, измеряемый в пунктах (пункт - 0,376 мм)).
Наиболее щадящим для человеческого глаза является шрифт пишущей машинки. Поэтому в большинстве инструкций по делопроизводству при изготовлении документов в текстовом редакторе Word for Windows рекомендуется применять шрифты, приближенные именно к шрифту пишущей машинки:
- гарнитура Times New Roman, кегль - 13, 14, 15
- гарнитура Arial, кегль 12, 13, 14.
Оптимальным для зрения является шрифт Times New Roman 14-го кегля. При изготовлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров, но не меньше 10-го. Контрастность печати должна обеспечивать качественное воспроизведение документа средствами копировально-множительной техники.
Отметка о наличии приложения. Этот реквизит не является обязательным. Он проставляется в том случае, если письмо имеет приложения. Слово "Приложение" печатается от левого поля подтекстом. Существует несколько способов оформления этого реквизита.
Если в тексте письма упоминается название приложения (например, "Направляем вам проект инструкции по делопроизводству. "), то отметка о нем оформляется следующим образом:
Приложение: на 10 л. в 2 экз.
Если в тексте письма приложение не называется, то отметка о приложении содержит его полное название, количество страниц и экземпляров:
Приложение:
Проект Договора о поставках
от 02.10.2005
N 02-08/24 на 5 л. в 2 экз.
Если к письму прилагаются несколько документов, то документы-приложения нумеруются и в каждом указывается количество страниц и экземпляров:
Приложение:
1. Инструкция по делопроизводству
на 10 л. в 2 экз.
2. Проект Договора о поставках
от 02.10.2005
N 02-08/24 на 5 л. в 2 экз.
В случае, когда письмо направляется нескольким адресатам, а приложение предназначено только одному из них, отметка о наличии приложения содержит следующие сведения:
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Если приложение сброшюровано, то количество страниц в нем не указывается, например:
Приложение: в 1 экз.
Реквизит "Подпись" - это реквизит, придающий документу юридическую силу. Позволяет определить, подписано ли письмо должностным лицом, полномочным принимать решения. Как правило, право подписи является прерогативой руководителя организации или его заместителей. Такое право может быть предоставлено и руководителям структурных подразделений. Право подписи должно быть закреплено во внутреннем правовом акте, например в уставе, положении о предприятии или структурном подразделении и т.п.
Реквизит "Подпись" располагается после текста письма и ограничивается левым и правым полями. Он состоит из наименования должности лица, подписывающего документ, его личной подписи и расшифровки подписи. В расшифровке подписи сначала указывают инициалы, затем фамилию, при этом ни скобки, ни косые линии не проставляются.
Служебные письма практически всегда составляются на бланках. В этом случае название организации не входит в состав должности лица, подписавшего письмо, например:
Директор Н.И. Попов
Однако бывают случаи, когда письма составляются не на бланке (например, письмо подготовлено двумя организациями), тогда подпись выглядит следующим образом:
Директор ООО "Агат" Н.И. Попов
Вице-президент Л.П. Соколов
Ассоциации предпринимателей
При оформлении письма на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
Если письмо подписывают руководители обеих организаций, т.е. лица, занимающие равные должности, их подписи располагают на одном уровне, например:
Генеральный директор Председатель правления
ЗАО "Эдельвейс" АБ "Мечта"
________ Н.П. Гришин ________ А.М. Славкин
Несколько подписей могут стоять и под письмом, подготовленным в одной организации. Это касается в основном писем финансового характера. Их подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. В этом случае их подписи располагают в последовательности, соответствующей занимаемым должностям:
Директор К.Т. Морозов
Главный бухгалтер Г.И. Федотова
Следует отметить, что действующими нормативными актами не предусмотрено проставление в документах факсимильной, т.е. вырезанной на штампе, подписи руководителя. По ГОСТ Р 6.30-2003 требуется личная подпись руководителя, проставляемая от руки.
Реквизит "Печать" - реквизит, придающий документу юридическую силу. Наличие печати обязательно не на всех документах. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
В государственных учреждениях применяют гербовую печать организации и печать структурного подразделения (например, печать отдела кадров), в негосударственных организациях - приравненную к гербовой фирменную круглую печать организации. Каждая организация на основании действующего законодательства и других нормативных актов должна разработать перечень своих документов, на которых обязательно ставится печать.
В деловой переписке печати используются достаточно редко. Заверения подлинности требуют письма финансового характера. Всегда заверяются печатью гарантийные письма. Для удостоверения прочих писем достаточно наличия бланка и подписи компетентного лица.
Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал конец наименования должности лица, подписывающего документ (захватывать начало подписи не следует, так как в некоторых случаях необходимо четкое различение подписи для ее дальнейшей идентификации).
Отметка об исполнителе - это реквизит, о котором часто забывают, хотя он может значительно облегчить работу, особенно если письмо подготовлено в крупной организации. Этот реквизит включает в себя фамилию и номер телефона или фамилию, имя, отчество и номер телефона специалиста, который непосредственно готовил документ, а значит, и хорошо разбирается в проблеме, например:
Михайлов
123 45 67
или:
Михайлов Иван Сергеевич
123 45 67
По указанному номеру телефона легко можно получить всю интересующую информацию, не обращаясь к руководству организации и не занимаясь долгими поисками нужного сотрудника. При этом второй вариант оформления отметки об исполнителе более предпочтителен, так как знание имени исполнителя облегчит контакт с ним.
Отметка об исполнителе размещается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма.
За границей формальным сторонам корреспонденции уделяется больше внимания, чем у нас. Чтобы не испортить хорошие отношения с партнерами или друзьями за рубежом, этикет переписки должен всегда строго соблюдаться.
Первое письмо должно создать благоприятное впечатление о фирме, ее деятельности и о вас лично. С получением послания начинается первая безличная встреча с вами. Эта встреча может привести в дальнейшем к заключению взаимовыгодной сделки или, наоборот, стать последней.
Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях: даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомочным с юридической точки зрения. Это особенно важно, если принять во внимание, что за рубежом не принято ставить печать на коммерческие документы, достаточно одной подписи уполномоченного лица даже на заказах, отчетах и гарантийных письмах.
Письма следует писать таким образом, чтобы получателю было легко сделать то, что от него требуют. Вы быстрее получите ответ в том случае, когда отправите готовые конверты с адресом и адресату нужно будет просто пометить соответствующие варианты, чем если бы ему пришлось писать письмо самому.
В том случае, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, письмо целесообразно начинать с формулировки решения, и наоборот, отрицательное решение, по совету психологов, лучше помещать в конце письма.
Формулируя отказ, нужно быть максимально корректным, чтобы не потерять партнера.
Включайте в письмо постскриптум (P.S.) и помещайте в этот раздел наиболее важную информацию. Психологи считают, что когда люди получают письмо, то они сначала читают приветствие, а потом постскриптум. Поэтому в P.S. следует обрисовать самые заманчивые выгоды, приглашения к действию, все то, что внушает, вдохновляет, создает чувство необходимости и безотлагательности. Писать P.S. - большое искусство. В некоторых письмах P.S. пишут от руки, чтобы доказать адресату, что отправитель послал ему личное, индивидуальное письмо, а не отпечатанный лист бумаги, отправляемый тысячам других людей.
Каждую новую мысль или идею начинайте с красной строки и выражайте эту мысль как можно проще и лаконичнее. Помните, что длинные фразы звучат официальнее, чем короткие. Следуйте правилу: короткие слова - короткие фразы (10 - 12 слов) - короткие абзацы (от двух до четырех предложений). Наибольшего зрительного эффекта вы добьетесь, если сохраните такие его пропорции: в ширину абзац должен быть больше, чем в длину. Не рекомендуется:
- разрывать абзац так, чтобы одна строка оставалась на первой странице, а все остальные - на второй
- переносить от абзаца одну строку на следующую страницу - там должно быть не менее двух строк
- заканчивать страницу словом, разделенным переносом, или словом с дефисом.
Письмо не должно быть длинным, оно, как правило, занимает одну страницу. Все подробности о товаре, его техническое описание и т.д. следует изложить в специальном буклете, прикладываемом к письму. Максимальный размер письма - две страницы. Психологи считают, что больший объем не воспринимается адресатом.
Не залезайте на поля. Имейте в виду, что широкие поля делают письмо более легким для чтения и более привлекательным. Широкие поля создают впечатление "свободного пространства" на странице, что также привлекает внимание к тексту, придает ему значимость. В идеале поле документа не должно быть строгим (другими словами, правые концы всех строчек не должны находиться на одной прямой) это придает документу более дружеский и доступный вид. Однако, если документ должен выглядеть как строгий и официальный, если вы опасаетесь, что страница будет казаться неряшливой, в этом случае строгое правое поле создаст эффект "приведения в порядок" страницы.
В вашем письме не должно быть ошибок, опечаток, неправильно или нескладно построенных фраз. Грамматические ошибки, отсутствие знаков препинания или неправильное их использование могут свести на нет все ваши усилия.
Деловые письма пишутся на аккуратно обрезанной, только белой бумаге (для частных писем при желании можно брать бумагу другого цвета). Конверт должен быть того же цвета и плотности, что и бумага. Никогда не пользуйтесь нестандартными конвертами и бумагой для вашей переписки. Если конверт прозрачный, то письмо вкладывают сначала в сложенный вдвое лист чистой бумаги, а затем - в конверт. Складывается письмо текстом внутрь, не более, чем в два раза. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в большом плотном конверте. При отправке письма с курьером или через третье лицо конверт не запечатывают.
Забота о профессиональной репутации, этикет требуют очень внимательного отношения и к канцелярским принадлежностям. Естественно, слова вашего письма останутся теми же самыми независимо от того, будет ли лента вашей машинки новой или старой, используете вы для печати компьютер с лазерным принтером или с матричным. Но в одном случае о вас будут говорить как о деловом человеке, который стремится укреплять свой имидж даже в мелочах, а в другом решат, что вы не хотите думать об удобочитаемости и прочих "пустяках".
Подписывайте письмо цветом чернил, отличным от тех, которыми был напечатан текст.
Отвечать на полученные вами письма или даже открытки желательно как можно быстрее, не позднее чем через три - пять дней после их получения. В случае задержки сообщите о получении, попросите извинения и объясните причину несвоевременного ответа.
Итак, существуют определенные каноны написания деловых писем, несоблюдение которых может не только отразиться на престиже фирмы, но и помешать заключению выгодных контрактов. Соблюдение же этих правил будет залогом успеха вашего дела и будет свидетельствовать о вас как о солидном партнере с устойчивым финансовым положением и серьезными намерениями.