Акт приема-передачи документов предназначен для того, чтобы формально-юридически зафиксировать факт передачи тех или иных бумаг из одних рук в другие. Другими словами, само событие перехода документов от одной стороны сделки к другой можно безоговорочно подтвердить только при наличии данного акта.
Обычно акт передачи документов является приложением к договору, в рамках которого и составляется. При наличии споров и разногласий между сторонами сделки, акт в обязательном порядке будет принят во внимание судом и использован как доказательство. Образец акта обычно находится у юрисконсульта организации, шаблон его также можно найти в любой справочно-правовой системе.
Образец акта приема передачи документов
Форма акта приема-передачи документов строго законодательством не определена. Вместе с тем, неправильно составленный акт не всегда может быть использован в ходе судебного разбирательства.
Итак, в акте приема-передачи документов должно быть обязательно зафиксировано следующее:
дата и место составления
полное наименование и ИНН организаций, между которыми происходит оборот документов
фамилия, имя, отчество и должность должностных лиц, подписывающих акт
перечень передаваемых документов с указанием их номера, даты, оригинальности (оригинал или копия), количества экземпляров
подписи должностных лиц и печати организаций.
Приведенные выше требования носят обобщенный характер и применимы для всех актов передачи документов. Существует еще несколько специальных реквизитов, наличие которых в акте зависит от характера, назначения и специфики передаваемых бумаг.
Например, в акте приема-передачи бухгалтерских документов обязательно должно быть указано, что передаваемые бумаги прошиты и пронумерованы. Такая же практика существует и при передаче кадровых документов.
Несмотря на то, что бумага составляется в произвольной форме, заполнение некоторых видов акта приема-передачи документов установлено обычаями делового оборота и различными подзаконными актами. Например, при передаче проектной документации стоит использовать разработанный бланк.
Следует иметь в виду, что при передаче оригиналов любых документов передающей стороне следует сделать копии. Указанная мера предосторожности позволит избежать проблем в случае утраты или порчи оригиналов.
Акт приема-передачи документов – официальный вид документов, согласно которому фиксируется передача деловой документации из одних рук в другие. Акт является неотъемлемой частью любого договора, составленного между контрагентами. Составляется документ по просьбе организации, нуждающейся в определенных документах.
Данный вид документа имеет юридическую силу. Таким образом, если после подписания акта приема-передачи документации между сторонами могут возникнуть какие-либо споры и недоразумения относительно подписанных ранее документов, акт будет является официальным документом при рассмотрении споров суде.
Законодательством Российской Федерации не предусмотрено официально установленной формы акта приема-передачи документации. В связи с этим любое предприятие имеет право самостоятельно разработать данный документ. В обязательном порядке акт должен включать в себя следующие реквизиты:
название документа
текущая дата составления документа
место составления документа
полное название предприятия, составляющее акт приема-передачи документации
наименование должности и ФИО лица, которое непосредственно занимается составлением данного документа
полное название предприятия, которому адресован документ
наименование должности и ФИО лица, которому непосредственно адресован документ
перечень документов, передающихся от одного лица (физического или юридического) другому
присвоенные регистрационные номера перечисленных документов
подписи ответственных лиц (передавшего и получившего документ)
оттиск печати организации, которая составила акт приема-передачи документации.
Так же следует указать, какое количество экземпляров тех или иных документов передается. Большое внимание следует уделить документам, которые передаются в оригинале. Данный факт так же следует отобразить в акте, на случай, если документы будут утеряны, и в дальнейшем последует разбирательство в вышестоящих органах. Поэтому, целесообразно снимать копии со всех передаваемых документов во избежание потери.
Т.к. документ является двусторонним, составлять его необходимо в двух экземплярах. Один из них остается у организации, которая занималась составлением документа, а другой передается организации, для которой предназначается акт приема-передачи документации.
Акт приема-передачи документов
Оформление акта приема-передачи документов может потребоваться для подтверждения факта перемещения документации от одного лица другому. Ниже можно скачать образец оформления.
Необходимость передать документы может возникнуть как между юридическими лицами, так и между физическими. Второй случай наиболее часто встречается на предприятии, когда необходимо передать определенные документы, например, кадровые, бухгалтерские, от одного работника предприятия другому. Это может потребоваться в случае увольнения работника, ответственного за ведение и хранение документации, или его перевода на другую должность.
Форма акта приема-передачи может быть разработана на предприятии и утверждена в локально-нормативных актах организации. Если порядок оформления акта внутри организации ничем не регламентирован, то оформлять его нужно в свободной форме. Главное, что надо учесть при составлении бланка акта – из текста должно быть понятно, какие именно документы и в каком количестве передаются, также должны быть четко определено, от кого и кому передается документация.
Возможно, вам также может пригодится акт приема-передачи автомобиля, образец которого можно скачать по ссылке. оборудования - скачать. квартиры - скачать. товаров - скачать .
Образец акта приема-передачи документов
В шапке акта прописывается город или другой населенный пункт, где оформляется бланк. Ставится текущая дата оформления, при необходимости присваивается уникальный номер.
Если для передачи документов составляется комиссия, то должен быть составлен приказ о ее назначении, в котором перечисляются члены комиссии, председатель и функции, возлагаемые на комиссию.
Перечень членов комиссии, а также номер и дата приказа должны быть приведены в бланке акта приема-передачи. В задачи комиссии, как правило, входит проверка передаваемых документов.
Обязательно в бланк акта приема-передачи документов должны быть включены наименования сторон. Если это юридические лица, то указывается их названия и ФИО руководителя, в лице которого они функционируют. Если это физические лица, то прописывается их ФИО, если они являются работниками одной и той же организации, то пишутся их должности.
Далее идет перечень передаваемых документов. Как правило, этот перечень оформляется в виде таблицы, тем более, если документов более двух. Какую информацию о документах включить в бланк, решают их составители. Однако, обычно прописываются сведения о наименовании, его номере и дате оформления, количестве. Также может быть включена графа для указания, оригинал или копия документа передается.
Если документов много, то не очень красиво включать большой перечень в текст акта приема-передачи. В этом случае, как правило, список оформляют в виде приложения, которое является неотъемлемой частью акта.
Обе стороны, между которыми составлен бланк, должны подписать его, а юридические лица поставить также печати.
Скачать образец акта приема-передачи документации можно здесь .
Акт приема-передачи документов
Акт приема-передачи документов может потребоваться при необходимости подтвердить факт передачи документации от одного лица другому. В статье предлагаем бесплатно скачать образец оформления акта в формате word, ссылка для скачивания находится в конце статьи.
Оформление акта может потребовать в следующих случаях:
При передачи документов между юридическими лицами по договору, в этом случае акт является приложением к договору и является его неотъемлемой частью
При передаче документов внутри организации, например, при переводе сотрудника на другую должность или при его увольнении. В этом случае один работник передает документы другому работнику. Очень часто акт составляется в отношении кадровых или бухгалтерских документов.
Возможно, вам также пригодятся образцы таких документов, как акт приема-передачи автомобиля или акт приема-передачи оборудования, образец которого можно скачать здесь .
Образец акта приема-передачи документов
Бланк акта не имеет строго утвержденной формы и составляется в свободном виде.
Как и любой другой документ, акт приема-передачи должен содержать информацию о дате оформления, территориальном месте оформления. Акту может быть присвоен уникальный номер.
Обязательно в бланка акта приема-передачи необходимо включить перечень документов, которые передаются от одного лица к другому. Необходимо кратко описать эти документы. Для каждого указать наименование, дату и номер, количество. Также не лишней будет информация о том, оригиналы или копии документов передаются.
Оформить эти данные удобно в виде таблицы, что и сделано в представленном для скачивания образце.
Если документов много и все их перечислять в тексте акта приема-передачи не рационально и не удобно, то оформить перечень можно в виде приложения.
Также в бланк обязательно включаются сведения о сторонах, между которыми он заключен. Это могут быть реквизиты юридических лиц (наименование, ИНН, КПП, юридический адрес, в лице кого действует) или данные физических лиц (ФИО, паспортные данные при необходимости, адрес регистрации).
Перечисленные реквизиты – это минимум сведений, которые должны быть указаны в бланке акта приема-передачи. Этот перечень может быть увеличен при необходимости и по желанию сторон. Например, может быть указан номер и дата распорядительного документа (приказа), на основании которого составляется акт.
Акт приема-передачи должны подписать обе стороны, для юридических лиц необходима печать.
Подписи и печати ставятся в момент передачи документов от одного лица к другому.
