Журнал регистрации протоколов совещаний образец - Документация юрисконсульта - Пример иска жалоба ходатайство - Справочник адвоката

СПРАВОЧНИК АДВОКАТА

Категории раздела

Организация предприятия [0]
Заявления в суд [0]
Заявления на работу [0]
Ходатайства [0]
Сопроводительные документы [0]
Примеры договоров [0]
Аренда [0]
Примеры характеристик [0]
Как правильно составить [0]
Примеры заполнения [0]
Правила и консультации [0]
Поиск работы [0]
Переписка на предприятии [0]
Делегирование полномочий [0]
Ответственные документы [0]
Разные договоры [0]
Обращения в суд [68]
Обращения к работодателю [71]
Как обратиться в суд [68]
Оформление действий [105]
Шаблоны договоров [71]
Что надо знать арендатору [74]
Образцы рекомендательных писем [68]
Как написать [36]
Что нужно для составления [140]
Адвокат рекомендует [81]
Прием на работу [72]
Деловодство и письма [66]
Поручение и доверенность [49]
Документация юрисконсульта [71]

Наш опрос

Оцените мой сайт
Всего ответов: 113

Статистика


Онлайн всего: 3
Гостей: 3
Пользователей: 0

Пример иска жалоба ходатайство

Главная » Статьи » Документация юрисконсульта

Журнал регистрации протоколов совещаний образец
журнал регистрации протоколов совещаний образец

Протокол совещания. Автоматизация подготовки и проведения совещаний

Если проблема требует множества совещаний, они, в конечном счете, станут важнее самой проблемы.

Закон Хендриксона

Протокол совещания в системе ESCOM.BPM

Система документооборота ESCOM.BPM содержит готовый процесс для комплексной автоматизации задач, связанных с подготовкой совещания,  а также с формированием протокола совещания, его регистрацией и контролем исполнения решений совещания. ESCOM.BPM обеспечивает возможность отказа от бумаг в данном процессе с полным переходом на безбумажный документооборот .

Автоматизация процесса работы с совещанием

Подготовка и проведение совещания

  • Создание карточки электронного совещания
  • Формирование в электронном виде повестки дня совещания
  • Формирование списка участников совещания
  • Сбор предложений в повестку дня совещания
  • Утверждение даты, места, повестки дня и списка участников
  • Рассылка уведомлений участникам совещания
  • Подтверждение в электронном виде участниками отметок об участии
  • Протокол заседания совместного совещания по вопросам

    Предложенная система соответствует рабочей документации и техническому заданию. Регистрация присутствующих на заседании чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям. Но сначала можно пройти несколько бесплатных уроков оказывается я оформляла протоколы бог знает как.

    Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти (администраций краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления). Если в протокол включен только один вопрос, то нумерация не производится (перед словом слушали цифра 1 не ставится). О ходе работы над темой правила издания исторических документов в беларуси.

    Ягодкина 16 человек (список прилагается) или перечислить их в алфавитном порядке доклад заместителя главного бухгалтера вольской м. О хранении аудиозаписей протоколируемых заседаний и совещаний читайте на стр. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

    Список присутствующих отделяется от основной части протокола сплошной чертой печатается после перечисления присутствующих и приглашенных во вводной части текст состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Протокол, как правило, относят к группе справочно-информационных документов, так как в нем фиксируется информация, необходимая в справочных целях, в первую очередь для принятия управленческих решений. Итак, посмотрите на возможные варианты оформления датой протокола является день проведения заседания. При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций? Нет, будут выпущены только обыкновенные акции. Я надеюсь, что с помощью приведенных образцов вам теперь легко удастся составить любой протокол заседания. Конкретную дату готовности протокола может назначить руководитель, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа.

    Оформление протокола заседания

    Ответьте, пожалуйста, на два вопроса относительно оформления протокола заседания / собрания:

  • Если в повестку дня включается вопрос информативного характера, например, О ходе строительства&hellip, то:
  • Необходимо ли выносить какое-либо решение типа: Принять к сведению. Или можно вопрос оставить без постановляющей части?
  • Нужно ли такие вопросы вообще включать в повестку дня?
  • Всегда ли в протоколе необходимо хотя бы кратко приводить содержание выступлений в ходе обсуждения вопроса, требующего принятия решения, или можно просто указать: Проведено обсуждение&hellip и далее Постановили (решили)?

    На вопрос отвечает Брызгалова К.М. эксперт журнала

    Ответ на первый вопрос читателя содержится в самом определении протокола как вида документа: протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов, т.е. процесс принятия управленческих решений и сами решения.

    Итак, протокол содержит запись хода обсуждения вопросов и принятия решений по ним. Если делается обычный доклад информационного характера, который не подлежит обсуждению и по нему не принимается никаких решений,то нет смысла включать его в виде отдельного пункта в повестку дня. Тогда и решение типа Принять к сведению записывать в протоколе не потребуется.

    Если вопрос читателя следует понимать как вопрос о том, допустимо ли в принципе писать формулировку Принять к сведению в качестве принятого решения, то ответ на него будет утвердительным. Да, допустимо. Ведь даже в образце оформления краткого протокола, который приведен в приложении № 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, такая формулировка принятого решения присутствует (см. Пример 2).

    Но в реальной практике управленческой деятельности голое информирование встречается крайне редко. Да и ход строительства требует постоянного контроля. Как минимум по итогам такого доклада может быть принято решение о назначении следующей даты информирования о ходе строительства, например, через месяц на следующем заседании или в виде письменного отчета, предоставленного конкретным должностным лицам.

    Итак, вопрос О ходе строительства&hellip может носить не только информативный характер. В зависимости от хода строительства присутствующие на заседании / собрании могут:

  • либо одобрить его (если все идет по заранее намеченному плану),
  • либо принять решение о необходимости экстренных мер для выправления ситуации, о сдвиге сроков, об изменении плана работ и т.д.,
  • а также назначить дату и форму следующей контрольной точки.
  • Получается, что по итогам доклада о ходе строительства коллегиальное решение все-таки принимается. Тогда его формулировку и нужно зафиксировать в протоколе в части ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

    Ответить на второй вопрос читателя нам помогут правила оформления протокола, которые содержатся в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536).

    Текст протокола состоит из двух частей:

    Образец полного протоколам. в Примере 1.

    Во вводной части указываются председатель, секретарь и присутствующие (приглашенные). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога О (Об), которое печатается от границы левого поля.

    Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

    В части ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии и инициалы всех выступивших по данному вопросу и краткое содержание их выступлений. Содержание выступления может быть оформлено отдельно, тогда в протоколе делается сноска текст выступления прилагается (см. раздел 2 протокола из Примера 1).

    Если выступлений и обсуждений не было, то часть ВЫСТУПИЛИ просто не включается тогда этот раздел протокола будет состоять только из двух частей: СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) (см. раздел 1 протокола из Примера 1).

    Пример 1

    В практике делопроизводства применяется также краткий протокол, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. Его форму мы привели в Примере 2.

    В таком протоколе указывают только:

  • список присутствующих,
  • рассматриваемые вопросы и
  • принятые решения.
  • Для начала посмотрим, как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предписывает оформлять краткую форму протокола. При этом напомним, что положения данного документа являются обязательными лишь для федеральных органов исполнительной власти. Остальные организации могут по собственному желанию заимствовать для себя формы документов и технологии работы, описанные в Типовой инструкции.

    Фрагмент документа

    Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536

    2.7.3.4. Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

    Слово Присутствовали печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно, например:

  • Заместитель Министра культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации
  • заместители Руководителя Федерального архивного агентства Российской Федерации.
  • Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал.

    Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

    Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога О (Об), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

    Затем указывается принятое по вопросу решение.

    Отметим, что в предыдущей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Росархива от 27.11.2000 г. № 68 и в настоящее время утратившей силу, не было положений, посвященных краткому протоколу. Т.е. раньше оформление кратких протоколов не регламентировалось на федеральном уровне, поэтому они оформлялись в соответствии с инструкцией по делопроизводству конкретной организации. А инструкции по делопроизводству организаций в свою очередь составлялись на основе практического опыта, который был изложен в любом учебнике по делопроизводству.

    В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, действующей сейчас (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 г. № 536), появился пункт 2.7.3.4, посвященный краткому протоколу. Поэтому инструкции по делопроизводству, разрабатываемые федеральными органами исполнительной власти, должны содержать такие же требования к оформлению краткого протокола. При этом отметим, что в требованиях, изложенных в пункте 2.7.3.4 Типовой инструкции, существуют инновации в оформлении, которые не характерны для общепринятой практики оформления кратких протоколов. К ним в первую очередь можно отнести:

  • исключение из вводной части повестки дня
  • центрирование наименования вопроса и подчеркивание его одной чертой ниже последней строки
  • оформление информации о присутствующих
  • правила оформления основной части.
  • Для наглядности покажем приложение № 10 к действующей Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, которое содержит образец оформления краткого протокола:

    Пример 2

    Мнение авторов материалов может не совпадать с мнением редакции.

    Как оформить протокол?

    Учитывая, что протокол является документом, который фиксирует принятие всех важных решений, из-за допущенных нарушений в его оформлении, протокол могут признать недействительным. Во избежание такой ситуации, нужно иметь четкое представление о том, как оформить протокол. Однако суровые требования предъявляют не к его форме, а к содержанию.

    Вам нужно подготовить бланк компании, на котором размещены реквизиты и название предприятия. Или же это будут обычные листы стандартного формата А4. Сначала указываем название документа – "Протокол", а затем кратко излагаем тему данного собрания. После этого пишем название организации, а также дату и место проведения совещания. Текст протокола делим на две логические части: вводную и основную.

    Начинать заполнять вводную часть нужно с обозначения ведущего собрания (председателя) и протоколирующего (секретаря). Тут нужно будет указать их фамилии, инициалы и, конечно же, должности. Затем, выделяем список всех, кто присутствует на заседании. Обозначаем этот список подзаголовком "Присутствовали" и перечисляем их также как и тех, кого указывали в начале. Для собраний, где присутствующих было предельно много, можно просто указать их количество исходя из итогов регистрации. В этом случае нужно приложить полный список к протоколу. В конце нужно привести перечень всех вопросов, которые будут рассматриваться в ходе заседания. Данный раздел называем "Повестка дня".

    Основную часть заполняем в последовательности, которая соответствует текущей повестке дня. Тут по каждому вопросу нужно обозначить фамилии, инициалы и должности тех, кто выступал. Оформляем это в раздел "Слушали". А затем нужно привести тексты каждого из докладов. По аналогии заполняем пункт "Выступили". В разделе "Постановили" нужно сообщить о принятых решениях. Если в процессе обсуждения было голосование, то нужно указать число голосов "За", "Против", а также "Воздержались". В конце оставляем место для подписи председателя собрания и секретаря, который вел протокол.

    Протокол собрания: инструкция по заполнению

    Как правильно оформить протокол для собрания? Протокол собрания составляется на протяжении следующих трех дней после собрания. Давайте разберем правила по оформлению данного вида документа.

    1. Протокол совещания необходимо оформлять, взяв за основу черновые рукописные записи, стенограммы или аудиозаписи, которые секретарь делает в процессе заседания. Также можно использовать материалы, которые были подготовлены непосредственно для собрания: проекты решений, тексты выступлений, повестка дня и списки тех, кто присутствовал.
    2. В первой строке протокола собрания нужно указывать официальное название организации или предприятия. На второй – пишем заглавными буквами вид нашего документа "ПРОТОКОЛ". Чуть ниже указывает дату проведения собрание (не путайте с днем оформления Ваших записей), номер, который был присвоен при регистрации, а также место составление данного документа. Затем заглавными буквами в левом нижнем углу делаем запись о виде самого заседания. Их нужно согласовать в родительном падеже со словом "протокол". К примеру, "собрания руководителей отделов".
    3. ФИО председателя и секретаря указывается в водной части протокола. А также тут указываем общее количество участников заседания и людей, которые были специально приглашены, не забываем обозначить повестку дня. Фамилии лиц, которые имеют право голоса и членов коллегиального органа, пишем строго в алфавитном порядке. Обязательно нужна сноска на регистрационный список ("сноска прилагается"), когда указываем общее количество всех присутствующих без перечисления их фамилий. Список необходимо включать в приложении к протоколу. Номерной перечень всех вопросов, которые обсуждаются на совещании, в котором указываем фамилии выступающих и докладчиков, записываем в последнюю очередь.

    Как оформить протокол заседания в основной его части

    1. Перейдя к основной части, которая состоит из трех частей, логически разделяемых по количеству обсуждаемых вопросов на повестке дня. Каждую часть нужно строить по схеме "выступили" или "слушали", "решили" или "постановили". В них нужно записывать ход самого собрания и обсуждения по каждому пункту нынешней повестки. Иногда, в части "выступили" указывают вопросы и ответы. К примеру: "Вопрос: Если предприятие будет реорганизовано, подлежат ли сотрудники увольнению? Ответ: "Нет". Без указания фамилий.
    2. В пункте "Постановили" нужно записывать результаты голосования. Текст принятого решения необходимо записывать в форме повелительного наклонения, с обязательным указанием срока исполнения, а также исполнителя.
    3. В конце оформления протокола собрания обязательно наличие подписи председателя заседания и секретаря, который вел протокол.

    Следует помнить, что перед тем как оформить протокол собрания, нужно убедиться, что в него включены все необходимые данные.

    Виды протоколов

    Протоколы совета директоров или правления акционерного общества должны быть подписаны всеми, кто присутствовал на заседании. В некоторых важных случаях члены собрания, которые выступали должны визировать протокол. Визы нужно проставлять в левом поле документа. Протокол необходимо датировать тем числом, когда проходило описанное заседание. Если его продолжительность проходила с перерывами, и в итоге, заседание длилось несколько дней, то в этом случае, указываем через тире даты начала и окончания собрания. Сотрудники организации уведомляются о принятых решениях с помощью копий протоколов или же с помощью записки, в которой имеется раздел "Решили" или "Постановили".

    На сегодняшний день существует два вида протоколов: полные и краткие.

  • Полными протоколами являются те, в которых содержание выступлений и докладов, включая вопросы, заданные докладчики, приведено полностью (Если доклад был представлен в письменном виде, текст самого доклада должен прилагаться).
  • Краткими называются те документы, в которых текст доклада нужно формировать тезисно, а в пункте "Выступили" обозначают только фамилии тех, кто выступал. Также не исключен вариант краткой формы, который включает только информацию о председателе и секретаре, перечень рассмотренных вопросов, количество участников, а также формулировку принятых на заседании решений.
  • Как оформить протокол заседания экспертной комиссии? Некоторые виды протоколов могут утверждаться руководителем компании, к примеру, протокол заседания экспертной комиссии. В таком случае нужно добавлять гриф утверждения документа (реквизит официального документа, который придает правовой или нормативный характер содержанию протокола). У протоколов имеется постоянный срок хранения.

    Итак, мы разобрали с Вами как оформить протокол заседания. Надеюсь, данное руководство, окажется весьма полезным при заполнении таких видов документа. Если же Вам нужен готовый пример оформления протокола, Вы можете ознакомиться с ним на сайте "www.edou.ru ".

    Протоколы заседаний: составление и оформление

    В.Ф. Янковая

    Новая страница 1

    Протокол как отражение коллегиального способа принятия решений

    Протокол заседания применяется для документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов (коллегий, советов, комиссий, собраний, совещаний и др.), как постоянных, так и временных. Нередко протоколы заседаний ведутся на деловых встречах, переговорах для фиксации достигнутых сторонами договоренностей или иных выработанных совместно условий.

    Протокол заседания – документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, заседаниях коллегиальных или совещательных органов.

    Протокол заседания отражает деятельность по совместной выработке и принятию управленческих решений. Коллегиальному решению, как правило, подлежат наиболее важные и принципиальные вопросы в деятельности организации, требующие коллективного, совместного обсуждения и принятия решения.

    Коллегиальный способ принятия решения используется в деятельности практически любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы и характера деятельности . например в организациях, имеющих форму акционерного общества, на основе коллегиальности действуют общее собрание акционеров, совет директоров (наблюдательный совет), правление, ревизионная комиссия, счетная комиссия. Кроме того, в любой организации при единоличном исполнительном органе, например при генеральном директоре, могут создаваться дирекции, советы, комиссии для совместного обсуждения и решения различных вопросов деятельности организации.

    Подготовительный этап

    Как правило, заседанию предшествует большая подготовительная работа: подготовка повестки дня заседания, информирование членов коллегиального органа и других заинтересованных лиц, подготовка в соответствии с повесткой дня материалов для рассмотрения на заседании (как правило, это справка по вопросу или тезисы выступления и проект решения), их копирование и рассылка всем участникам заседания для предварительного ознакомления, подготовка помещения для проведения заседания и др.

    Заседанию коллегиального органа предшествует регистрация участников, которая может проводиться в разных формах: от записи фамилий присутствующих непосредственно в черновик протокола (если число участников заседания не превышает 15 человек), составления списка присутствующих на заседании членов коллегиального органа и приглашенных с указанием всех необходимых сведений о них (должность, место работы) до регистрации участников с помощью технических средств. При проведении заседаний общих собраний акционеров акционерных обществ список присутствующих на заседании акционеров и доверенных лиц должен заверяться подписью председателя собрания. Доверенные лица могут быть включены в список присутствующих только при предъявлении доверенности на право представлять интересы акционера. Регистрация присутствующих на заседании – чрезвычайно важный момент, поскольку решения коллегиального органа обладает юридической силой лишь при наличии кворума, а также в том случае, если все участники заседания обладают достаточными полномочиями для участия в голосовании по принимаемым решениям.

    Протокол составляется на основании стенограммы заседания, звукозаписи заседания или на основании черновых рукописных записей, которые ведутся во время заседания, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков участников и др.).

    Если заседание стенографировалось или велась звукозапись . после заседания стенограмма расшифровывается, сверяется со звукозаписью и оформляется (такие записи называют стенограммами или стенографическими протоколами). Расшифровка стенограмм или звукозаписей заседания проводится либо по частям во время самого заседания, либо сразу после заседания, но в любом случае время, которое отводится на оформление стенограммы и протокола заседания, не должно превышать 3-5 дней со дня, когда проводилось заседание.

    Если ход заседания записывался на магнитофон или диктофон . после расшифровки записи, составления и оформления стенограммы и (или) протокола кассета со звукозаписью в течение установленного срока (как правило, в течение двух недель) хранится в подразделении, обеспечивающем звукозапись заседаний, а затем размагничивается. Это время необходимо для снятия возможных вопросов и уточнения текста протокола. По решению руководителя коллегиального органа звукозапись заседания может быть оформлена для долговременного архивного хранения.

    Оформление реквизитов протокола

    С точки зрения полноты отражения хода заседания различаются полные и краткие протоколы.

    Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и тему выступления. Какой именно следует вести протокол в каждом конкретном случае, устанавливается в регламенте работы коллегиального органа или решается председателем коллегиального органа.

    Протокол заседания оформляются на стандартных листах бумаги формата А4. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа (ПРОТОКОЛ), дата документа, регистрационный номер, место составления документа, заголовок к тексту, подписи.

    Оформление реквизитов протокола должно соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Датой протокола является дата события (заседания, совещания). Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом: 05.02.2005 или 05 февраля 2005 г.

    Регистрационным номером протокола является порядковый номер заседания в течение календарного года или в течение срока действия выборного органа. При регистрации протоколов специальные регистрационно-учетные формы (журнал, картотека) не ведутся, каждому новому протоколу присваивается порядковый номер, следующий за номером протокола, подшитого в дело последним.

    Место составления протокола указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением. Наименование места составления документа можно не указывать, если наименование территории входит в название организации: Московская городская Дума, Законодательное Собрание Тверской области.

    Заголовок к тексту является обязательным реквизитом протокола. Он должен быть грамматически согласован с наименованием вида документа:

    ПРОТОКОЛ (чего?) заседания комиссии по переоценке основных фондов

    Текст протокола состоит из двух частей – вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц, повестка дня. Фамилии членов коллегиального органа или лиц, участвующих в заседании с правом голоса, перечисляются по алфавиту без указания должностей. Если указывается общее количество присутствующих, дается их обобщенное название и делается отметка о наличии списка регистрации:

    Присутствовали: члены Научно-технического совета в количестве 25 чел. (список прилагается).

    Лица, не являющиеся членами коллегиального органа и приглашаемые на заседание в качестве экспертов в обсуждаемых вопросах или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:», также по алфавиту, но с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других организаций.

    В повестке дня заседания указывается вопрос или вопросы, являющиеся предметом рассмотрения на заседании, должность и фамилия докладчика. Если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы повестки дня строятся по формуле «о чем?»:

    Повестка дня:

    1. О формировании сметы расходов фирмы на 2005 г.

    Доклад финансового директора Мовчана С.А.

    2. О подготовке рекламной кампании сезона «Весна-Лето-2005»

    Доклад зав. отделом рекламы Сомовой Н.Н.

    Вопросы повестки дня должны формулироваться точно и ясно, отражать суть обсуждаемых вопросов. Не рекомендуется включать в повестку дня пункт «Разное».

    Текст основной части протокола состоит из отдельных разделов по количеству вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

    1. СЛУШАЛИ:

    ВЫСТУПИЛИ:

    РЕШИЛИ: ( или: ПОСТАНОВИЛИ:)

    Эти ключевые для протокола слова печатаются прописными буквами и с красной строки. Разделы нумеруются арабскими цифрами в соответствии с повесткой дня. После слова «СЛУШАЛИ:» в именительном падеже указывается фамилия докладчика и в форме 3-го лица единственного числа или с предлогом «о» излагается содержание доклада. Если имеется текст доклада, после фамилии докладчика делается отметка: (Текст доклада прилагается).

    В разделе «ВЫСТУПИЛИ:» последовательно указывают фамилии лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и формулируются высказанные ими мнения. Фамилии выступивших и содержание их выступлений записываются так же, как выступление основного докладчика в предыдущей части протокола.

    При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы по следующей форме:

    Вопрос: Если будет принято решение об эмиссии акций общества, предусматривается ли выпуск привилегированных акций?

    Ответ: Нет, будут выпущены только обыкновенные акции.

    Фамилия лица, задавшего вопрос, может не указываться.

    В разделе «РЕШИЛИ:» («ПОСТАНОВИЛИ:») записывается принятое решение, кратко, точно, лаконично – так, чтобы не возникало двоякого толкования. Принятые решения формулируются в предписывающей форме: «Утвердить. », «Предусмотреть. », «Внести изменения. ». По одному вопросу может быть принято несколько решений, в этом случае они нумеруются арабскими цифрами. При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: количество голосов «за», «против», «воздержавшихся», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней, полученных в результате голосования и признанных недействительными.

    Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения.

    Если протоколом утверждается какой-либо документ, он должен прилагаться к протоколу и иметь гриф утверждения, например:

    УТВЕРЖДЕНО

    Советом директоров ОАО «Росток»

    (протокол от 11.02.2005 № 2)

    Подписи председателя и секретаря заседания завершают оформление протокола. Подписывается один экземпляр протокола. Слева проставляется подпись председателя, справа - секретаря.

    В соответствии с действующим законодательством в отдельных случаях протоколы заседаний подписываются только председателем (председательствующим) на заседании. Законодательством также предусмотрены случаи подписания протоколов всеми членами органа, принимающего решения. Например, Федеральным законом «Об акционерных обществах» (далее - Закон) предусмотрено (ст. 68), что протокол заседания совета директоров (наблюдательного совета) общества подписывается председательствующим на заседании, который несет ответственность за правильность составления протокола.

    Что же касается оформления протокола заседания общего собрания акционеров, то закон вообще не оговаривает порядка его подписания, в ст. 63 Закона установлено лишь, какие сведения указываются в протоколе:

    - место и время проведения общего собрания акционеров

    - общее количество голосов, которыми обладают акционеры – владельцы голосующих акций общества

    - количество голосов, которыми обладают акционеры, принимающие участие в собрании

    - председатель (президиум) и секретарь собрания, повестка дня собрания.

    В Законе также указывается, что в протоколе общего собрания акционеров общества должны содержаться основные положения выступлений, вопросы, поставленные на голосование, и итоги голосования по ним, решения, принятые собранием.

    Сокращенный вариант оформления протокола

    Допускается сокращенный вариант оформления протокола, при котором слова СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ) не печатаются. После цифры, обозначающей номер вопроса в повестке дня, излагается содержание вопроса (пункт повестки дня). Последняя строка содержания вопроса подчеркивается, и под чертой печатаются фамилии докладчика и выступивших в обсуждении (первой указывается фамилия основного докладчика, а затем фамилии выступивших – в порядке их выступления). После указания фамилий при необходимости кратко излагается суть рассматриваемого вопроса, а ниже – решение (постановление).

    Выписка из протокола

    Для информирования заинтересованных организаций и лиц о принятых решениях, а также в целях подтверждения принятых решений могут оформляться выписки из протокола.

    Выписка из протокола – документ, представляющий собой копию части протокола. В выписке воспроизводится вводная часть протокола (реквизиты бланка, сведения о председателе, секретаре, присутствовавших), вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и часть текста, отражающая рассмотрение вопроса и принятые по нему решения. Подписями председателя и секретаря выписка не удостоверяется. Для придания юридической силы выписке из протокола используется реквизит «Отметка о заверении копии», оформляемый секретарем. Если выписка из документа выдается для представления в другую организацию, она заверяется печатью организации.

    Источники: www.escom-bpm.com, powerlifting-nn.ru, www.klerk.ru, elhow.ru, www.profiz.ru

    Категория: Документация юрисконсульта | Добавил: cintam (15.08.2015)
    Просмотров: 830 | Рейтинг: 0.0/0
    Всего комментариев: 0
    avatar

    Вход на сайт

    Поиск