Письмо-просьба - это просьба о получении необходимой информации, товаров, услуг, документов, о предоставлении рекомендаций, об организации встречи и др. При его составлении нужно обосновать необходимость выполнения просьбы. Оно может быть адресовано какому-то конкретному физическому лицу либо юридическому лицу - организации. Данный вид письма может содержать в себе не одну просьбу.
Как составить письмо-просьбу
Письмо-просьба имеет структуру, схожую с общей структурой делового письма и по своей форме практически идентично письму-запросу. Его оформление осуществляется на фирменном бланке организации. Оно обычно подписывается руководителем организации либо уполномоченным лицом.
Советы о том, как написать письмо губернатору, мы начнем не с содержания письма, а с его формы. Не зря ведь говорят, что встречают по одежке.
Этап первый. Готовим письмо губернатору
Нередко при личном общении и в интернете можно встретить жалобы, что «мое письмо даже читать не стали», «никакого ответа я так и не получил (-а)» и т.п. Связано ли это с безответственностью чиновников или есть и другие причины? В любом случае, если вы пишете письмо государственному лицу, нужно начать с подготовки, а уж затем переходить к оформлению и содержанию, о которых речь впереди.
Прежде всего учтите, что мы живем уже в XXI веке и письма подобного рода настоятельно рекомендуется набирать на компьютере и распечатывать. У такого письма намного больше шансов быть прочитанным должностным лицом, чем у написанного от руки, пусть даже и красивым почерком и без ошибок. Нет компьютера, попросите родных, друзей или знакомых набрать и распечатать. Следующий момент заключается в том, что лучше всего писать письмо губернатору или другому высокому должностному лицу на специальном бланке, который можно либо взять в приемной у секретаря, либо распечатать с сайта (теперь такое иногда тоже возможно). Если все вышеуказанные условия выполнены, переходим к следующему этапу.
Этап второй. Оформление письма
Здесь желательно вспомнить классика - А.П.Чехова: «краткость - сестра таланта». В данном случае, правда, не таланта, а возможности письма быть прочитанным. Поверьте, никто не будет читать вашу пространную жалобу или просьбу, размазанную по 3-4 и более листам. Хорошая жалоба должна быть краткой. Лучше, если это будет один лист формата А4, в самом крайнем случае - два, но никак не более. В случае, если требуется расширенная формулировка, сделайте приложение и в конце письма напишите: «Приложение» и поставьте количество прилагаемых листов. Если должностное лицо сочтет это необходимым - обязательно поинтересуется данным материалом.
Теперь оформим титульный лист. В правом верхнем углу пишем должность лица в дательном падеже и затем в дательном же падеже его фамилию, имя и отчество. Например: «Губернатору такой-то области Пупкину Василию Петровичу». Обязательно уточните правильное наименование должности чиновника. После этого укажите свои фамилию, имя и отчество в родительном падеже. Допустим: «от Занудина Петра Васильевича». Далее оставляем небольшой пробел и по центру листа пишем: «Уважаемый Василий Петрович!» - и ниже излагаем свою жалобу или просьбу. В конце обязательно ставим число и подпись. Теперь поговорим о том, как написать письмо губернатору в плане содержания.
Этап третий. Содержание письма и его отправка
После того, как с оформлением закончено, приступаем к написанию. Обязательно излагайте свою жалобу как можно короче и по сути. Не нужно писать, что такой-то чиновник сказал вам то-то и то-то. Нужно просто написать: «В результате моего обращения к такому-то мне было отказано в том-то». И обязательно приложить письменные свидетельства обращения и отказа. Чиновники верят только бумагам, поэтому приложите копии всех документов, имеющих отношение к делу, к своему обращению.
Кстати, не забудьте скрепить все вложения (обращения, ответы, чеки, и т.п.) - желательно степлером. После этого упакуйте ее вместе с письмом в конверт и запечатайте. Помните: оформленное таким образом письмо с солидными вложениями, являющимися фактологическими подтверждениями вашей борьбы за справедливость, имеет гораздо больше шансов быть рассмотренным. После того, как написать письмо губернатору, не забудьте снять копию письма - на всякий случай. И последнее: пишите грамотно, без ошибок, хотя бы орфографических.
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
Письмо-просьба - это, пожалуй, наиболее распространенная форма деловой переписки. Количество ситуаций, вызывающих необходимость обращения с просьбой от имени юридического либо физического лица, не поддается учету. Это получение информации, образцов продукции, согласование действий, побуждение к какому-либо действию и пр.
Композиция и структура письма-просьбы мало чем отличается от стандартных (см. Деловые письма. Правила оформления. Структура письма ). Как правило, текст письма-просьбы состоит из двух частей:
1. Вводная часть. где в повествовательной форме излагается существо дела, объясняются побудительные мотивы, причины обращения с просьбой. Здесь часто используются следующие стандартные выражения:
причина обращения В связи с неполучением. Учитывая социальную значимость. Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество). Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей). Ввиду несоответствия Ваших действий ранее принятым договоренностям.
Ввиду задержки получения груза.
Исходя из результатов переговоров по вопросу о. и т. п.
цель обращения В целях выполнения распоряжения. В целях скорейшего решения вопроса. Для согласования вопросов. В целях обеспечения безопасности прохождения груза.
Во избежание конфликтных ситуаций.и т. п.
ссылки на основание для обращения В соответствии с достигнутой ранее договоренностью… В связи с обращением в наш адрес. На основании устной договоренности. На основании нашего телефонного разговора. Согласно постановлению правительства.
Согласно протоколу о взаимных поставках.
Все перечисленные выражения необходимо использовать с учетом контекста и речевой ситуации.
Почти все стандартные выражения начинаются с производного предлога или с предложного сочетания. Следует обратить внимание на правильность использования этих предлогов с именами существительными, cтоящими в основном в родительном и дательном падежах.
2. Собственно просьба. Здесь в ключевую фразу письма входят слова, образованные от глагола просить. Его использование объясняется этикетными требованиями к деловым текстам и психологическими законами делового общения - человек охотнее соглашается выполнить действие, выраженное в форме просьбы, нежели в форме требования.
В ряде случаев сама просьба, высказанная описательно, может и не содержать этого глагола, например: Мы надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше предложение в указанный срок.
Просьба может излагаться от первого лица единственного числа ( Прошу. ), от первого лица множественного числа ( Просим. ), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: Дирекция просит. , Администрация просит. , Совет трудового коллектива просит. и т. п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с собирательным значением ( Администрация и Совет трудового коллектива просят. ).
Если письмо-просьба является многоаспектным. то композиция второй части такого письма может выглядеть следующим образом (части композиции должны соответствовать абзацному членению текста):
Прошу. ( Просим. )
Одновременно прошу. ( Также просим. )
А также прошу. ( А также просим. )
и т. д.
При составлении письма-просьбы следует учесть и такие рекомендации.
1. Излагая просьбу, подчеркните вашу заинтересованность или заинтересованность вашей организации в ее исполнении.
2. Ни при каких условиях не начинайте письмо со слова Прошу. - тактичнее сначала объяснить мотивы вашего обращения (даже в том случае, когда все детали уже согласованы с адресатом).
При формулировке просьбы часто используют следующие стандартные выражения:
Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой.
об отправке в наш адрес.
о направлении в мой адрес.
о высылке в адрес нашей организации.
о предоставлении мне. Просим (прошу) Вас (вас).
Как написать письмо губернатору
ПК, если нет ПК – ручка с синими чернилами, конверт с маркой, упорство. Оптимально – получить бланк письма в приемной или аппарате губернатора. В каждом таком ведомстве есть подразделение по работе с обращениями граждан. Если возможности получить бланк нет – пишите сами.
Инструкция
Чтобы письмо было рассмотрено как можно скорее и «получило ход», суть вопроса должна быть грамотно представлена. Сформулируйте жалобу или просьбу в сжатой форме, не более, чем на листе формата А4. Читать длинное и пространное повествование никто не будет. Помните, у чиновников свой регламент, и ваше слезное послание никого не тронет.
Первый лист – Обращение.
В правом верхнем углу пишем:
«Губернатору N-ского края
Иванову Ивану Ивановичу
от Петрова Петра Никифоровича.
Ниже, в центре листа – обращение: «Уважаемый Иван Иванович!»
Далее – суть просьбы или жалобы. Именно суть, а не историю вопроса. Например: «Я, Петров Петр Никифорович, признан пострадавшим в результате пожара в поселке Пустозвоново в августе 2010г. Несмотря не неоднократные обращения к главе поселкового совета, мне было отказано в выплате полагающейся компенсации. Прошу разобраться в решении данного вопроса.
С уважением, дата – подпись».
Приложение: 10 листов.
Главным аргументом, подкрепляющим вашу жалобу, является переписка с нижестоящими чиновниками, а именно – копии писем, чеков, распоряжений и т.п. Поэтому на первом листе указываем количество листов приложения – 10 листов, чтобы они не были утеряны при блуждании по кабинетам. Все листы приложения обязательно нужно скрепить. Если не получается скрепить степлером – сшейте. На последнем листе письма укажите весь перечень представленных документов: заявление, копии писем, чеки и т.п. Таким образом будет сформирован полноценный пакет документов, который, скорее всего, будет рассмотрен не в последнюю очередь. Скорее всего, весь пакет не влезет в один конверт. Сходите на почту и упакуйте в бумагу или большой конверт. Естественно, укажите адрес получателя и отправителя.
Если не можете доставить лично – попросите знакомых или друзей. Крайний вариант – доставка почтой с уведомлением, но это лишнее время и потрепанные нервы при поиске письма в канцелярии.
Обычно письмо «отписывается» в течение 2-3 дней, максимум – неделя. После этого, набравшись терпения, можете разыскивать письмо через канцелярию, узнавать должность и ФИО исполнителя и начинать хождения по кабинетам.
Как написать письмо просьбу
Каждый раз, когда человек хочет попросить о чем-то другого человека, он перебирает в голове огромное количество оптимальных подходов для начала разговора, выкидывает все не нужные домыслы и антипатию и только после этого объявляет собеседнику свою просьбу.
Такой же принцип можно использовать как образец письма просьбы . Ведь письмо подобного рода должно быть очень лаконично и грамотно построено. Задаваясь вопросом как написать письмо просьбу , следует руководствоваться скорее не чувствами к этому человеку, а пониманием, что конкретно вам от него нужно и если этот предмет или явление у человека.
Если вы поставили себе за цель написать письмо с просьбой о встрече, то главными пунктами такого письма будут место, время и продолжительность самой встречи. То есть ваше послание должно содержать в себе минимум разглагольствования и максимум полезной информации.
На тот случай, если вам необходимо написать письмо с просьбой о помощи . то сначала надо убедиться, что человек сможет вам ее предоставить. На самом деле не особо важно у кого именно вы будете просить помощи, будь это ваш закадычный друг или едва знакомый человек, главное, чтобы его помощь для вас была не бесполезной. И если вы сможете построить образец письма просьбы от себя, без надуманных вставок и ситуаций, то адресат поймет это сразу и, скорее всего, откликнется на вашу просьбу.
Составление письма . в котором будет находиться ваша просьба, должно исходить из следующего: ни в коем случае не задумывайтесь, как составить письмо просьбу . Важно, чтобы вы знали, что вам нужно и простыми доступными слова объяснили человеку, что вы от него хотите. Такое письмо обязательно должно быть не громоздким, хорошо бы, если оно будет состоять всего из нескольких предложений. Простота и краткость - не только сестры таланта, но и помощницы в написании любых писем.
Так что не думайте, что просить - стыдно или неловко, просто помните: сегодня поможете вы, а завтра - непременно помогут вам.
