Образец письма в налоговую о предоставлении документов
Ответ на требование налогового органа о представлении документов – вопросы и ответы
Кочетков Юрий Владимирович . генеральный директор «Бурмистр.ру»
Любые мероприятии налогового контроля, проводимые налоговиками – неприятная для налогоплательщика процедура. Ведь в данном случае происходит столкновение двух совершенно противоположных «желаний». Налоговики всеми способами пытаются что-то найти в учете налогоплательщика, заваливая его требованиями о представлении документов. При этом, в требованиях зачастую поименованы не относящиеся к проверяемым налогам и сборам документы. Налогоплательщики, в свою очередь, всеми силами стараются представить налоговикам минимальное количество документов, которые не могут навредить, появившись в решении по результатам налоговой проверки. В данной статье мы рассмотрим основные вопросы налогоплательщиков, возникающие при получении из налогового органа требования о представлении документов.
Вопрос 1. В каких случаях быть получено требование о представлении документов.
Требование о представлении документов может быть получено налогоплательщиком при проведении налоговой проверки (п.1 ст.93 НК РФ) и при проведении «встречной» проверки контрагента и иных лиц, располагающих документами, касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (п.1 ст.93.1 НК РФ).
Налоговым кодексом предусмотрено 2 вида налоговых проверок – камеральные и выездные (п.1 ст.87 НК РФ)
Камеральная налоговая проверка проводится по месту нахождения налогового органа на основании представленных налогоплательщиком налоговых деклараций (расчетов) и документов, а также иных документов имеющихся у налогового органа (п.1 ст.88 НК РФ).
Камеральная проверка проводится в течение трех месяцев со дня представления налогоплательщиком налоговой декларации (расчета) (п.2 ст.88 НК РФ). При этом продления срока камеральной налоговой проверки и её приостановление Налоговым кодексом не предусмотрено.
При камеральной проверке НК РФ предусмотрено несколько оснований для требования документов:
- в случае применения компанией налоговых льгот (п. 6 ст. 88 НК РФ)
- при желании организации вернуть НДС (п. 8 ст. 88 НК РФ)
- при проведении камеральной проверки по налогам, связанным с использованием природных ресурсов (п. 9 ст. 88 НК РФ)
- если налоговая инспекция решает назначить дополнительные мероприятия по налоговому контролю (п. 6 ст. 101 НК РФ).
Никаких иных оснований для истребования документов в рамках проведения камеральной проверки не предусмотрено.
Выездная налоговая проверка проводится на территории налогоплательщика на основании решения руководителя (заместителя руководителя) налогового органа (п.1 ст.89 НК РФ).
Длительность проведения проверки не может превышать двух месяцев. Указанный срок может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях - до шести месяцев. (п.6 ст.89 НК РФ)
В случае приостановления выездной налоговой проверки все действия налогового органа по истребованию у налогоплательщика документов приостанавливаются, следовательно вручение требования в данный период будет неправомерным (п.9 ст.89 НК РФ).
Налоговый орган вправе истребовать документы у контрагента проверяемого налогоплательщика (п.1 ст.93.1 НК РФ).
Таким образом: истребование документов у налогоплательщика может производится:
- в рамках проводимой камеральной проверки поданной в налоговый орган декларации, исключительно в случаях предусмотренных НК РФ и в течении срока проведения камеральной проверки, то есть не позднее 3 месяцев с момента подачи декларации.
- в рамках проводимой выездной налоговой проверки исключительно в период фактического проведения проверки, а никак не в период, когда проверка приостановлена по решению налогового органа
- в рамках проведения встречной налоговой проверки
Вопрос 2. В течение какого срока должны быть представлены документы
Налоговым кодексом предусмотрены следующие сроки для представления документов по требованиям налогового органа ( обращаем внимание, что сроки исчисляются в рабочих днях (п.6 ст.6.1 НК РФ):
- в течение 10 дней со дня вручения требования в рамках выездной и камеральной проверки (п.3 ст.93 НК РФ).
- в течение 5 дней со дня получения требования в рамках «встречной» проверки. Если документов, запрошенных налоговым органом, у налогоплательщика нет, он обязан сообщить об этом налоговому органу также в течение 5 дней (п.5 ст.93.1 НК РФ).
При этом налогоплательщик может письменно уведомить проверяющих о невозможности представить запрошенные в требовании документы в определенный Налоговым кодексом срок. В письменном уведомлении налогоплательщик обязан указать причины, по которым документы не могут быть представлены в отведенный срок и сроки, в течение которых они могут быть представлены (п.3 ст.93 НК РФ).
Образец письменного уведомления:
Руководителю
Инспекции ФНС России N __
по г. Москве
Иванову И.И.
ИНН 7755134420, КПП 775501001,
Исх. N 01/2010 от 22.05.2010
На N 562/30-А от 21.05.2010
Уведомление
о невозможности своевременного представления документов
Обществом с ограниченной ответственностью «Рога и копыта» ИНН 7755134420, КПП 775501001 22.05.2010 года было получено Требование о представлении документов N 562/30-А от 21.05.2010 года.
Объем запрошенных для проверки документов составляет более 5000 страниц. В штате нашей организации всего один человек занимающийся ведением бухгалтерского и налогового учета, а именно - Главный бухгалтер Петрова Маргарита Васильевна. Другие сотрудники организации доступа к бухгалтерским и налоговым регистрам не имеют.
С 10.05.2010 года главный бухгалтер находится на больничном (копию больничного листа прилагаем), ввиду чего подготовить запрошенный налоговым органом комплект документов в требуемый срок не представляется возможным.
В связи с этим на основании п. 3 ст. 93 НК РФ просим продлить срок представления документов до 10.06.2010 включительно.
Приложение:
1. Копия больничного листа главного бухгалтера Петровой Маргариты Васильевны на 1 л. в 1 экз.
Генеральный директор ООО Рога и копыта Сидоров С.С.
Решение о продлении срока представления документов по требованию может быть принято ( может быть и не принято) руководителем (заместителем) налогового органа в течение двух дней со дня получения уведомления от налогоплательщика представлены (п.3 ст.93 НК РФ), в результате чего выносится отдельное решение.
Минфин России в Письме от 05.08.2008 N 03-02-07/1-336 указал, что при рассмотрении вопроса о продлении срока учитываются:
- причины, по которым налогоплательщик не может вовремя представить документы
- объем истребованных документов
- факт частичной передачи документов
- сроки, в которые проверяемый может представить документы.
Отсутствие ответа налогового органа на направленное ему письменное уведомление о продлении срока представления документов может быть основанием для освобождения налогоплательщика от ответственности за несвоевременное предоставление налоговому органу документов. Правда освобождения этого придется добиваться в судах, которые часто встают на сторону налогоплательщика (см. например, Постановление ФАС Московского округа от 31.01.2008 N КА-А40/14787-07).
Таким образом: рекомендуем Вам не ждать ответа налогового органа о продлении срока, так как ответ может быть и отрицательным, а значит, время на подготовку документов может быть безнадежно потеряно. Необходимо с момента получения требования предпринять все усилия по подготовке документов и их последующему представлению налоговому органу. Даже частичное представление документов позволит минимизировать штраф, а в совокупности с направленным в инспекцию уведомлением возникнет весомый аргумент в судебных разбирательствах.
Вопрос 3. Как поступать в ситуации, когда запрошенные налоговым органом документы отсутствуют.
Очень часто налоговики, не зная особенностей хозяйственной деятельности налогоплательщика или используя «шаблоны» требований о представлении документов запрашивают у налогоплательщика документы, которые у него попросту не ведутся.
Кроме этого, часть документов может отсутствовать в момент проведения налоговой проверки в силу ряда причин, среди которых могут быть:
- передача документов по требованию органам власти
- изъятие документов правоохранительными органами
- уничтожение документов в результате пожара, наводнения и других чрезвычайных обстоятельств
- уничтожение вследствии истечения срока хранения
- хищения документов.
В данной ситуации необходимо в первый же день после получения требования уведомить налоговую инспекцию о невозможности представления документов (абз.2 п.3 ст.93 НК РФ). К данному уведомлению необходимо приложить копии документов, подтверждающих отсутствие запрошенных налоговиками документов (справку о пожаре, акт (опись) изъятия документов и т.п.).
Образец уведомления налогового органа о невозможности представления документов в силу их физического отсутствия у налогоплательщика:
Руководителю
Инспекции ФНС России N __
по г. Москве
ИНН 7755134420, КПП 775501001,
Исх. N 01/2010 от 22.05.2010
На N 562/30-А от 21.05.2010
Уведомление
о невозможности своевременного представления документов
Обществом с ограниченной ответственностью «Рога и копыта» ИНН 7755134420, КПП 775501001 22.05.2010 года было получено Требование о представлении документов N 562/30-А от 21.05.2010 года.
Среди запрошенных налоговым органом документов поименованы журналы учета полученных и выставленных книг счетов-фактур, книги покупок и продаж, а также счета-фактуры за 2008-2009 годы.
Данные документы не могут быть представлены налоговому органу, так как ООО «Рога и копыта» применяет упрощенную систему налогообложения, а значит в силу п.2 ст.346.11 НК РФ не исчисляет и не уплачивает налог на добавленную стоимость.
Кроме этого, налоговым органом запрошены лицензии на эксплуатацию взрывопожароопасных объектов, действовавшие в течение 2008-2009 годов.
Данные документы так же не могут быть представлены, так как ООО «Рога и копыта» деятельность по эксплуатации взрывопожароопасных объектов в проверяемый период не осуществляло, следовательно, лицензии за данный период отсутствуют.
Приложение:
1. Копия заявления о переходе на упрощенную систему налогообложения с отметкой налогового органа на 1 л. в 1 экз.
Генеральный директор ООО Рога и копыта Сидоров С.С.
Однако, на практике налоговый орган не всегда принимает эти причины во внимание и привлекает налогоплательщиков к ответственности по ст. 126 НК РФ.
Следует сказать, что судебная практика в таких случаях встает на сторону налогоплательщиков. Конечно, если удается доказать, что истребуемых документов нет не по вине налогоплательщика, а в силу объективных обстоятельств.
В качестве примера можно привести:
Постановление ФАС Поволжского округа от 30.01.2009 N А12-8706/2008
Постановление ФАС Поволжского округа от 09.04.2009 N А06-4803/2008
Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2008 N Ф04-450/2008(1059-А67-14)
Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 21.12.2009 N А82-9362/2008
Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.01.2008 N А42-6974/2006
Вопрос 4. Могут ли налоговые органы запросить документы повторно
Требовать у налогоплательщика документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных и выездных налоговых проверок, налоговые органы не вправе (п.5 ст.93 НК РФ).
Исключением в данном случае являются ситуации, когда документы представлялись в налоговый орган в виде подлинников, а также случаи, когда представленные в налоговый орган документы были утрачены вследствие непреодолимой силы.
В ситуации, когда налоговый орган повторно запросил у вас документы, рекомендуем направить на имя руководителя проверяющей налоговой инспекции уведомление о том, что запрошенные налоговым органом документы были представлены ранее. К данному уведомлению обязательно приложите копии реестров ранее переданных документов с отметками налогового органа.
Пример такого уведомления приведен ниже:
Руководителю
Инспекции ФНС России N __
по г. Москве
Иванову И.И.
от Общества с ограниченной
ответственностью Рога и копыта,
ИНН 7755134420, КПП 775501001,
Исх. N 01/2010 от 22.05.2010
На N 562/30-А от 21.05.2010
о том, что запрошенные налоговым органом документы были представлены ранее
Обществом с ограниченной ответственностью «Рога и копыта» ИНН 7755134420, КПП 775501001 22.05.2010 года было получено Требование о представлении документов N 562/30-А от 21.05.2010 года.
Среди запрошенных налоговым органом документов поименованы:
- акты выполненных работ за 2008-2009 годы
- учетная политика за 2008-2009 годы
- устав организации
Сообщаем Вам, что копии запрошенных налоговым органом документов в количестве 2 500 листов были представлены ранее в ответе на требование N 520/20-А от 11.01.2010 года (перечень переданных ранее документов приведен в приложении к данному письму).
В силу п.5 ст.93 НК РФ требование налогового органа о повторном представлении документов, ранее представленных налоговому органу в рамках камеральных и выездных налоговых проверок неправомерно.
Приложение:
1. Ответ на требование налогового органа N 520/20-А от 11.01.2010 года с приложением описи переданных налоговому органу копий документов на 50 л. в 1 экз.
Генеральный директор ООО Рога и копыта Сидоров С.С.
Вопрос 5. Могут ли налоговые органы запросить документы, не относящиеся к проверяемому налогу при камеральной проверке
В рамках проводимой налоговым органом камеральной налоговой проверки могут быть запрошены лишь документы, относящиеся к поданной налоговой декларации. Это следует из п.1 ст.88 НК РФ.
Оштрафовать по п.1 ст.126 НК РФ за непредставление документов, которые непосредственно не относятся к предмету проводимой проверки налоговый орган не вправе. Такой позиции придерживается ВАС РФ в Постановлении от 08.04.2008 N 15333/07. Аналогичная позиция содержится и в решениях федеральных арбитражных судов.
В качестве примера также можно привести:
- Постановление ФАС Московского округа от 24.07.2009 N КА-А40/6844-09
- Постановление ФАС Московского округа от 17.07.2009 N КА-А41/6489-09
- Постановление ФАС Поволжского округа от 09.06.2009 N А55-13349/2008.
В качестве превентивной меры по запросу налоговиками не относящихся к проверке документов можно написать на имя руководителя инспекции информационное письмо. Если же налоговики всё таки оштрафуют налогоплательщика, данное письмо можно будет использовать как дополнительный аргумент при рассмотрении дела в арбитражном суде.
Руководителю
Инспекции ФНС России N __
по г. Москве
Иванову И.И.
от Общества с ограниченной
ответственностью Рога и копыта,
ИНН 7755134420, КПП 775501001,
173000, г. Москва, ул. Тимирязевская, д. 56
Исх. N 01/2010 от 22.05.2010
На N 562/30-А от 21.05.2010
Уведомление
о том, что запрошенные налоговым органом документы не относятся к проверяемой в рамках камеральной проверки декларации
Обществом с ограниченной ответственностью «Рога и копыта» ИНН 7755134420, КПП 775501001 22.05.2010 года было получено Требование о представлении документов N 562/30-А от 21.05.2010 года.
В требовании налогового органа указано, что документы истребуются в рамках проведения камеральной проверки поданной налоговой декларации по налогу на прибыль организаций за 2009 год.
В то же время в Требовании о представлении документов поименованы книги покупок и книги продаж за 2008 и 2009 годы. Данные документы никак не связаны с камеральной проверкой представленной декларации по налогу на прибыль, кроме этого книга покупок и книга продаж за 2008 год относятся к другому налоговому периоду.
В силу всего вышесказанного считаем требование в части представления книг покупок и книг продаж за 2008-2009 годы неправомерным.
Приложение:
1) Постановление ВАС РФ от 08.04.2008 N 15333/07).
2) Постановление ФАС Московского округа от 24.07.2009 N КА-А40/6844-09
3) Постановление ФАС Московского округа от 17.07.2009 N КА-А41/6489-09
4) Постановление ФАС Поволжского округа от 09.06.2009 N А55-13349/2008.
Генеральный директор ООО Рога и копыта Сидоров С.С.
Вопрос 6. Могут ли налоговые органы запросить документы, не относящиеся к проверяемому налогу при выездной проверке
В отношении выездной налоговой проверки Налоговый кодекс не содержит конкретного перечня документов, которые могут быть истребованы налоговиками. В кодексе сказано лишь, что могут быть потребованы необходимые для проверки документы (абз. 2 п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93 НК РФ).
Фактически такая формулировка Налогового кодекса дает налоговикам право требовать у налогоплательщика любые документы.
Ограничение в данном случае одно – документы должны быть необходимы для проверки (абз.2 п.12 ст.89, п.1 ст.93 НК РФ), то есть относиться к тем налогам и сборам, которые поименованы в решении о проведении выездной налоговой проверки (п.2 ст.89 НК РФ).
В любом случае определять необходимость документов будут специалисты налогового органа, а никак не налогоплательщик, ведь зачастую один документ может использоваться для исчисления различных налогов.
Вопрос 7. Необходимо ли нотариальное заверение документов
В нотариальном заверении документов перед отправкой в налоговый орган или представлением налоговым инспекторам необходимости нет. Ведь в п.2 ст.93 НК РФ четко обозначено, что « не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ».
Копии документов должны быть надлежащим образом заверены. Заверение производится подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица, а также печатью организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ (п.2 ст.93 НК РФ). Уполномочить другое лицо на заверение копий документов руководитель организации может доверенностью, которая составлена в соответствии с требованиями ст. ст. 185 - 189 ГК РФ (абз. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).
Вопрос 8. Как лучше оформить документы перед отправкой в налоговые органы
Каких либо требований об оформлении документов перед отправкой в налоговый орган, за исключением их заверения руководителем организации (иным уполномоченным на основании доверенности лицом) Налоговый кодекс РФ не содержит.
Учитывая тот факт, что количество запрошенных налоговым органом документов на практике обычно составляет сотни и тысячи копий заверять каждый документ очень трудоемкий процесс, попросту не имеющий смысла.
Ввиду этого рекомендуем прошивать однотипные документы в количестве 100-200 штук вместе с описью документов. Все подшитые в стопку документы нумеруются. На первых листах указывается реестр передаваемых в налоговый орган документов. На последнем листе стопки документов необходимо скрепить нити, сшивающие стопку, листком бумаги, на котором поставить подпись лица имеющего право заверения данных документов и печать организации.
Также на последнем листе указывается количество копий содержащихся в стопке.
Вопрос 9. Могут ли налоговые органы требовать документы в электронном виде
На практике помимо заверенных копий документов налоговики могут попросить вас представить также их отсканированные копии на магнитном носителе или по электронной почте.
Такое требование неправомерно, поскольку из смысла п. 2 ст. 93 НК РФ и формы требования о представлении документов явно следует, что документы могут быть истребованы только в виде заверенных соответствующим образом копий. Поэтому, если вы сочтете невозможным представить электронные копии, вы имеете полное право ограничиться представлением заверенных копий истребуемых документов.
Вопрос 10. Когда лучше отправлять документы в инспекцию
Документы, запрошенные налоговым органом в требовании, должны быть представлены в течение срока установленного Налоговым кодексом (10 или 5 рабочих дней).
Точную дату представления документов, в рамках законодательно установленного срока, устанавливает сам налогоплательщик. Однако, принимая такое решение, следует помнить о том, что чем быстрее налоговый орган получит от налогоплательщика документы, тем быстрее у него возникнут дополнительные вопросы к налогоплательщику.
В итоге налогоплательщик, проявив инициативу и представив документы сразу, может получить новое требование на представление документов.
Исходя из практики, налогоплательщики представляют документы в последний день установленного Налоговым кодексом срока.
Вопрос 11. Могут ли налоговые органы запрашивать документы в момент приостановления выездной налоговой проверки
Нет, не могут.
На период действия срока приостановления проведения выездной налоговой проверки приостанавливаются действия налогового органа по истребованию документов у налогоплательщика, которому в этом случае возвращаются все подлинники, истребованные при проведении проверки, за исключением документов, полученных в ходе проведения выемки, а также приостанавливаются действия налогового органа на территории (в помещении) налогоплательщика, связанные с указанной проверкой (п.9 ст.89 НК РФ).
Опубликовано на Audit-it.ru: 14 сентября 2010 г.
Письмо о продлении срока предоставления документов, необходимых для проведения дополнительных мероприятий налогового контроля
В Инспекцию ФНС РФ _________________
от ______________, ИНН ____________,
местонахождение ____________________
Объем перечисленных выше документов очень велик в связи с тем, что ________________________.
Настоящим _____________ (наименование организации) представляет первичные документы, подтверждающие ____________ за ___________ (указать период).
По вышеизложенным причинам не представляется возможным представить первичные документы за ________________ (указать период).
На основании изложенного, в соответствии с п. 3 ст. 93 Налогового кодекса РФ ______________ (наименование организации) просит продлить срок предоставления документов, указанных в требовании о предоставлении документов N ______ от "___"________ ___ г. на ______________ дней.
Генеральный директор ____________/_____________/
Cопроводительное письмо к документам
Сопроводительные письма подготавливают для отправки документации с отсутствующей на них адресной частью, то есть в тех случаях, когда невозможно указать получателя. Их составляют на официальном бланке в произвольной форме при соблюдении стандартных требований делопроизводства.
Образец сопроводительного письма при поиске работы
Основные положения сопроводительного письма:
Содержание должно включать, какие документы направлены получателю и что они действительно направлены. Письмо является доказательством отправки требуемого.
По ходу текста необходимо высказать просьбы, а также сделать пояснения. Все комментарии касаются только отправляемых документов. При необходимости отправки сообщения по иному вопросу необходимо оформить другое письмо.
При наличии приложения под основным текстом ставится отметка (проставляют всегда). Она нужна для упрощения обработки почты адресату и уменьшения вероятности потери приложений. Если по тексту указывают отправляемые документы, то в отметке прописывают количество листов в них и экземпляров. Если нет – перечисляют наименования. При отправке документации одному получателю ( в письме указаны несколько адресов), отметка содержит уточнение кому именно.
На письме проставляют дату регистрации и исходящий регистрационный номер, что облегчает доказательство факта не только отправки, но и обозначения конкретного срока.
За своевременную подготовку сопроводительных писем отвечает непосредственный исполнитель, а за организацию отправки документации – служба делопроизводства.
Образец сопроводительного письма к договору скачать (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 3 894)
Сопроводительное письмо в налоговую образец скачать (Размер: 32,0 KiB | Скачиваний: 2 759)
Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!
Сопроводительное письмо в налоговую
Сопроводительное письмо, как правило, прикладываются к документам при их отправке различным адресатам – клиентам, партнерам, различным инстанциям и учреждениям. В данной статье предлагаем скачать образец сопроводительного письма в налоговую о предоставлении документов.
Налоговая инспекция может прислать запрос на предоставление определенных документов, например, при проведении какой-либо проверки. Получив запрос, организация должна в установленные сроки отправить документы в налоговую, при этом к документам прикладывают сопроводительное письмо. в котором объясняют, зачем эти документы направляются, и указывают номер и дату запроса налоговой.
Сопроводительное письмо помогает получателю сориентироваться и понять назначение полученной документации.
Как написать сопроводительное письмо о предоставлении документов в налоговую?
Письмо составляют в свободной форме с учетом правил оформления деловой переписки.
На бланке указывают дату оформления, исходящий номер, указывает номер и дату запроса налогового органа, в ответ на который предоставляются документы.
В правом верхнем углу следует указать должность и ФИО налогового специалиста, которому направляется документация.
В тексте сопроводительного письма указывают, что в адрес ИФНС направляются документы, согласно запросу №__ от ______. Указывается причина предоставления документов, например, проверка правильности исчисления налоговой базы по налогу на прибыль или проверка обоснованности возврата НДС из бюджета.
В тексте уместно привести перечень направляемых в налоговую документов с указанием количества листов, экземпляров.
Сопроводительное письмо подписывается руководителем организации или другим лицом, имеющим на то право. Далее документы вместе с сопроводительным письмом направляются в налоговую инспекцию.
Для того чтобы при необходимости налоговый специалист мог связать с лицом, подготовившим документы, оставляют контактные данные.
Сопроводительное письмо о предоставлении документов образец - скачать .
Сопроводительное письмо к документам, представленным на проверку по требованию