Вкладыш в трудовую книжку - это документ строгой отчетности, который выдается сотруднику работодателем в том случае, когда какой-то из разделов его трудовой заполнен полностью и нет пустого места для внесения новых записей. Он вшивается между ее последней страницей и задней обложкой. Купить вкладыш в трудовую книжку могут только юридические лица либо их представитель по доверенности, поэтому выдаются они сотруднику работодателем, а затем с работника взимается плата за его приобретение.
Данный документ имеет утвержденную форму и состоит из 9 разворотов Сведений о работе и 8 разворотов Сведений о награждениях. Количество вкладышей в трудовую неограниченно. При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки делается надпись либо ставится штамп Выдан вкладыш (как правило, в правом верхнем углу), указывается его серия и номер. Без трудовой книжки вкладыш является недействительным.
Неправильно заполненные вкладыши подлежат уничтожению с составлением определенного акта.
Как заполнить вкладыш в трудовую книжку
Оформление вкладыша осуществляется в том же порядке и по тем же правилам, что и трудовая книжка.
Заполнение титульного листа вкладыша производится на основании паспорта и документа об образовании работника. Датой заполнения считается фактическая дата оформления вкладыша. На первой странице указывается фамилия и подпись лица, ответственного за заполнение трудовых книжек, а также личная подпись работника - владельца трудовой.
Запись о выдаче вкладыша вносится в книгу учета движения трудовых книжек.
Что должны знать кадровики о внесении записи о выдаче вкладыша в трудовую книжку?
Содержание статьи
Не все трудовые, находящиеся сегодня в отделах кадров российских предприятий, имеют достаточное количество страниц. Это связано с тем, что многие рабочие и служащие неоднократно меняют место жительства и род занятий. Когда в книжке заканчиваются страницы в одном из разделов, в нее вшивается вкладыш. Как внести запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку и сделать это грамотно с юридической точки зрения?
Вкладыш в трудовой книжке
Если работодатель выдает сотруднику вкладыш в книжку, ему необходимо соблюдать все Правила ведения трудовых. Каждый типовый вкладыш, вшиваемый в книжку, имеет девять стандартных разворотов для раздела «Сведения о работе» и восемь разворотов для «Сведений о награждениях».
Снабдив документ дополнительными страницами, кадровики обязаны сделать запись в трудовой о выдаче вкладыша. На титульной странице книжки необходимо поставить штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указать его серию и номер.
Отметка о выдаче вкладыша
В Правилах говорится о штампе. Однако если запись о такой выдаче сделана от руки, что некоторые специалисты могут посчитать некорректным, она не будет признана недействительной, так как не каждый работодатель на момент выдачи вкладыша мог иметь этот вид штампа. Но во избежание разных бюрократических неувязок, в каждом отделе кадров данный штамп должен быть. Так гласят утвержденные правительством РФ Правила.
В них не говорится точно, с какой стороны вшивается вкладыш, и какие нитки для этого необходимо использовать. Практический опыт показывает, что кадровые работники вшивают их между последней страницей и обложкой самой книжки.
Правильное оформление
В работе со вкладышем надо быть достаточно внимательным, чтобы не допустить в нем ошибок. Его титульная страница должна дублировать следующие пункты трудовой:
фамилия, имя, отчество сотрудника
дата рождения
степень образования
профессия служащего согласно данных его диплома (при отсутствии дипломных данных – профессии, специализации – строка остается незаполненной)
дата заполнения.
На первой странице каждого вкладыша, по образцу трудовой книжки, должна стоять фамилия кадрового сотрудника, ответственного за заполнение этих документов, и его подпись. Личная подпись сотрудника, которому вшивается вкладыш, также необходима.
Порядок внесения записей
Вкладыш – это продолжение книжки, соответственно, записи в нем осуществляются в порядке возрастания.
В первой графе – порядковый номер, продолжающий нумерацию последней страницы трудовой книжки.
В графе № 2 отмечается дата сделанной записи.
Графа № 3 предназначена для сведений о зачислении на работу, увольнении с нее или о переходе на другое место. Никакие сокращения в третьей графе недопустимы. Все слова должны быть написаны прописью.
В последней, четвертой графе, делается ссылка на документ, обосновывающий правомочность данной записи. Как правило, это приказы организаций с их номерами и датой подписания руководителями. Использование сокращенных слов в этом разделе тоже запрещено. Приказы касаются как принятия на работу, так и перевода на другую должность, и увольнения.
Когда вкладыш уже выдан, на внутренней стороне обложки самой книжки делается запись с указанием его номера и серии. Эти записи должны постоянно фиксироваться, так как вкладыши могут выдаваться неоднократно.
Заранее делать подобные записи не рекомендуется, поскольку в самом вкладыше может быть допущена ошибка при заполнении, и тогда его придется уничтожать. А вот места для нового штампа на обложке трудовой книжки может не хватить.
Вшивание документа
После оформления вкладыша нужно незамедлительно сделать запись в журнал выдачи трудовых с указанием его номера и серии. Инструкция по заполнению трудовых книжек гласит, что вкладыши должны быть вшитыми, но ни один документ не дает советов, как это сделать. Поэтому кадровики на предприятиях делают все по собственному усмотрению.
Особые указания
При работе со вкладышами надо быть предельно внимательным, так как страницы со сведениями о работе плавно переходят в раздел о награждениях.
Правила по ведению трудовых запрещают всякие зачеркивания в них. При обнаружении неверной записи, в следующей чистой строке под соответствующим порядковым номером, необходимо сделать пометку, что запись ошибочна.
Место для записи о выдаче вкладыша
Многих начальников отделов кадров интересует вопрос, где в книжке ставится запись о выдаче вкладыша в трудовую книжку? Конкретного ответа ни в одном государственном документе на этот вопрос нет. Но кадровики, постоянно контактирующие между собой, ставят необходимые штампы в правом верхнем углу на титульном листе трудовых.
В 2004 году изменились бланки книжек. Однако люди, чей трудовой стаж начался задолго до этой даты, продолжают пользоваться старыми образцами, которые по сегодняшний день считаются действительными.
Дубликат трудовой книжки – когда он нужен?
В жизни бывают различные ситуации. Никто не застрахован от потери или кражи своей трудовой. В таком случае рабочий или служащий должен написать заявление на получение дубликата. Дубликаты выдаются гражданам на основании представленных справок с прежних мест работы. Но на титульном листе новой книжки в верхнем углу, справа, должно быть написано слово «дубликат».
Правила оформления дубликатов остаются теми же, что и при заполнении основных трудовых книжек, однако в графе № 4 информация о приказах никакими подписями или печатями не заверяется. Со справок с предыдущих мест работы, предоставленных человеком, утратившим свою трудовую, снимаются копии, остающиеся в ОК, а оригиналы возвращаются владельцу.
Подсчет непрерывного трудового стажа производится согласно соответствующим Правилам, которые были утверждены еще Советом Министров СССР в 1973 году.
Почему важно самому проверять правильность записи
Работа в отделах кадрах, которая со стороны кажется не столь важной и существенной, на самом деле очень ответственный участок. Каждый инспектор, занимающийся внесением данных в трудовые книжки, должен быть буквоедом и бюрократом, так как от всякой его записи зависит стаж каждого работника. Никому не будет приятно, если из-за ротозейства или неправильной записи невнимательного кадровика будет потеряно несколько месяцев или лет трудовой деятельности. И человеку придется впоследствии писать запрос за запросом, обивать пороги различных учреждений, где ему когда-либо довелось работать, чтоб получить подтверждения о своем не прерывавшемся стаже.
Оформление пенсии – это очень долгий и трудоемкий процесс. Но, чтобы ее сумма оказалось чуть-чуть больше, все записи в трудовых должны соответствовать тому, что было на самом деле. Поэтому каждому владельцу книжки в его трудоспособные годы нельзя безразлично относиться к этому наиважнейшему документу, где фиксируется трудовая деятельность.
При увольнениях, при переходе на новые места работы надо самому внимательно просматривать уже имеющиеся записи в своих трудовых книжках. Если что-то вызывает сомнение, следует незамедлительно обращаться к специалистам: юристам или опытным кадровикам, чтобы сразу, по горячим следам, устранить какие-либо недочеты с неточностями.
О трудовых книжках. Видео
Самые интересные новости
LITRUS .NET
В Инструкции по заполнению трудовых книжек, к сожалению, отсутствуют какие-либо положения, отражающие порядок заполнения трудовой книжки при приеме на работу (увольнении с работы) лиц, избранных (назначенных) на должность генерального директора (директора) предприятия. В данном случае можно предложить два варианта решения этой проблемы.
1) По общему правилу, первым приказом, который издает после своего избрания (назначения) генеральный директор (директор), является приказ о вступлении в должность. В качестве основания приказа указывается решение общего собрания участников общества об избрании (назначении) руководителя данного предприятия со ссылкой на протокол общего собрания, и заключенный в связи с этим срочный трудовой договор.
Согласно п. 10 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» все записи о выполняемой работе и увольнении вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока. Поэтому, исходя из буквального понимания данного правила, в трудовой книжке генерального директора (директора) должен быть указан упомянутый выше приказ о вступлении в должность (рис.38).
Рис.38 Образец внесения записи о приеме на работу руководителя предприятия в трудовую книжку
2) В кадровом делопроизводстве за последнее десятилетие сложилась практика, когда при внесении записи в трудовую книжку в качестве основания приема на работу указывается протокол общего собрания об избрании (назначении) на должность руководителя организации (рис.39).
Рис.39 Образец внесения записи о приеме на работу руководителя предприятия в трудовую книжку
Здесь возникает закономерный вопрос – как правильно оформить трудовую книжку при увольнении руководителя предприятия. Записи в трудовую книжку при увольнении генерального директора (директора) делаются в обычном порядке, как и для всех остальных работников. Оформление увольнения зависит от того, по какому основанию он расторгает свой трудовой договор (ст. 77 ТК РФ, ст. 278 ТК РФ).
В соответствии с п.5 Инструкции по заполнению трудовых книжек запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовую книжку производится на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя . Поэтому основанием для увольнения генерального директора (директора) наравне с приказом (распоряжением) являются и другие документы (например, решение Совета директоров данной организации, если этот вопрос относится к их компетенции) (рис.40)
Рис.40 Образец внесения записи об увольнении руководителя организации в трудовую книжку
Конституционный суд РФ подтвердил правомерность порядка расторжения трудовых договоров с руководителями предприятий и организаций. Суд отметил, чтост.278 ТК РФ и ст.69 Закона РФ «Об акционерных обществах», в соответствии с которыми договор с руководителем может быть расторгнут по решению собственника, не противоречит Конституции РФ.
Особенности оформления трудовой книжки совместителя
Согласно ст. 66 ТК РФ запись в трудовую книжку о приеме на работу по совместительству вносится по основному месту работы по желанию работника, на основании документа (рис. № 41), подтверждающего работу по совместительству.
Однако нигде не уточняется, должно ли быть выражено желание в письменной или устной форме. Поэтому не будет лишним, если работник напишет заявление с просьбой внести соответствующие записи в его трудовую книжку.
Рис. № 41 Образец справки, выдаваемой по месту работы
Внесение записи в трудовую книжку при приеме на работу по совместительству имеет свою специфическую особенность. Давайте подробнее разберем этот вопрос на следующем примере.
В данном случае основное место работы Сидоровой Ольги Ивановны в отделе охраны ОАО «Металлоптторг». Режим работы – сутки через трое. Иван Ильич в свободное время хочет работать на нашем предприятии. Он выразил желание, чтобы в его трудовую книжку внесли сведения о работе по совместительству. Для этого мы обязаны выдать ему документ, подтверждающий его работу по совместительству (справку о работе на нашем предприятии или заверенный надлежащим образом приказ о приеме на работу). На основании выданного документа по месту основной работы (ОАО «Металлоптторг») будет сделана в трудовой книжке следующая запись.
Внесение записи в рудовую книжку производится в следующем порядке. В графе 1 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер (рис.42).
Рис. № 42 Образец записи работы по совместительству в трудовую книжку.
При оформлении внутреннего совместителя запись в трудовую книжку вносится в том же порядке, что и внешнего совместителя, за исключением того, что неуказывается наименование организации (рис.43).
Рис.43 Образец внесения записи о приеме на работу внешнего совместителя в трудовую книжку
Согласно ст. 288 ТК РФ кроме оснований, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами, трудовой договор с лицом, работающим по совместительству, может быть прекращен в случае приема на работу работника, для которого эта работа будет являться основной (рис.44).
Рис.44 Образец внесения записи об увольнении (расторжении трудового договора) совместителя в трудовую книжку
Оттиск печати ставится только после увольнения совместителя с основного места работы.
Особенности заполнение трудовых книжек осужденных лиц
В соответствии со статьей 104 Уголовно-исполнительного кодекса России время привлечения осужденных к оплачиваемому труду засчитывается им в общий трудовой стаж . Документом, подтверждающим время работы осужденного в местах лишения свободы, является трудовая книжка, а при ее отсутствии – справка, выдаваемая администрацией исправительно-трудового учреждения. Форма такой справки закреплена в приложении к Инструкции о порядке учета времени работы осужденных в период отбывания ими наказания в виде лишения свободы, засчитываемого в общий трудовой стаж, утвержденной приказом МВД РФ от 14 декабря 1992 г. № 453.
Данное время работы не засчитывается в непрерывный трудовой стаж и об этом в трудовых книжках производится запись (см. «Внесение записей о непрерывном трудовом стаже»).
4. Вкладыш в трудовую книжку
В тех случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы раздела «Сведения о работе» или раздела «Сведения о поощрениях», трудовая книжка дополняется вкладышем, который вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется администрацией предприятия по месту работы работника в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. Титульный лист вкладыша в трудовую книжку оформляется также как и титульный лист трудовой книжки (рис.45).
Рис.45 Образец оформления вкладыша в трудовую книжку
На первой странице (титульном листе) трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10 х 25 мм с надписью «Выдан вкладыш», с указанием серии и номера выданного вкладыша. При каждой последующей выдаче вкладыша ставится следующий штамп, и указываются серия и номер следующего выданного вкладыша.
5. Оформление дубликата трудовой книжки
Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:
– Если трудовая книжка (вкладыш к ней) утеряны. Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после подачи заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней (новых образцов)
ТРУДОВАЯ КНИЖКА
ОРГАНИЗАЦИЯ ОТДЕЛА КАДРОВ
ДОКУМЕНТЫ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ
ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ
* Дубликат
ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ
Вкладыш в трудовую книжку
В течение трудовой деятельности некоторых работников наступает период, когда становится некуда вносить изменения в разделе «Сведения о работе». Что делать, когда страницы трудовой книжки заполнены полностью?
В этом случае для избежания в будущем проблем с оформлением пенсии запрещается :
• зачеркивать в наименование раздела «Сведения о награждении» на «о работе» и продолжать вносить в переименованный раздел сведения о работе
• вклеивать и вшивать чистые листы
• использовать бланки пустых трудовых книжек в качестве вкладышей.
Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, трудовая книжка дополняется вкладышем . утвержденной формы.
Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек . изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. N 69 утверждена Инструкция по заполнению трудовых книжек и вкладышей к ним .
При окончании одного из разделов трудовой книжки специалист кадровой службы организации-работодателя обязан оформить вкладыш в трудовую книжку по установленной Правилами ведения и хранения трудовых книжек форме.
При выдаче каждого вкладыша на титульном листе трудовой книжки делается надпись «Выдан вкладыш» с указанием серии и номера вкладыша. Допускается также о каждом выданном вкладыше на титульном листе трудовой книжки в правом верхнем углу ставить штамп размером 10 х 25 мм с надписью "Выдан вкладыш" с указанием его серии и номера (п. 3.2 Инструкции).
Работник предъявляет паспорт и документ об образовании, на основании которых и заполняется титульный лист вкладыша в трудовую книжку.
В качестве даты ставится фактическая дата заполнения вкладыша.
Следует заполнить сам вкладыш прежде чем ставить штамп на титульном листе трудовой книжки, например: «Выдан вкладыш ВТ № 0595527».
Бывает, что при заполнении вкладыша случается ошибка, тогда неправильно заполненный бланк вкладыша придется уничтожить по акту. Испорченный вкладыш не подлежит дальнейшему заполнению, а его серия и номер уже внесены на титул трудовой книжки.
Приходится вновь ставить новый штамп, а на титуле трудовой книжки не так уж много места.
Заполненный вкладыш подшивается в обложку трудовой книжки в самом конце. Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титульном листе трудовой книжки, а все вкладыши подшиты друг за другом под ее обложку. При этом вкладыш без трудовой книжки недействителен .
За бланк вкладыша работодатель взимает с работника плату, размер которой определяется размером расходов на его приобретение.
В случае неправильного первичного заполнения вкладыша в трудовую книжку, а также в случае его порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.
Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыши в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта, к которому целесообразно прилагать подлинные номера из испорченных трудовых книжек (вкладышей), которые необходимо вырезать и вклеить в акт или на отдельный лист бумаги.
Акт и номера испорченных бланков хранятся в материальных отчетах организации. Это является неопровержимым документальным подтверждением уничтожения бланков трудовых книжек и вкладышей в них.
Вкладыш оформляется и ведется работодателем по основному месту работы по тем же правилам и в том же порядке, что и трудовая книжка.
Нумерация записей во вкладыше продолжает нумерацию записей в трудовой книжке.
Пункт 27 Правил предусматривает, что в случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке или вкладыше исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку.
Исправленные сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, о награждениях (поощрениях) должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения.
В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение.
В разделах "Сведения о работе", "Сведения о награждениях" трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается .
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера и даты внесения записи в графе 3 пишется: "Запись за N таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)", и в графе 4 повторяются дата и номер приказа (распоряжения) работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку.
Таким образом может быть исправлена любая имеющаяся в трудовой книжке или вкладыше запись независимо от ее порядкового номера и давности внесения.
Бланк вкладыша в трудовую книжку :
Формат 88х125 мм. Обложка - картон. Объем 46 внутренних страниц. Имеют элементы защиты.
Рекомендуется для хранения трудовых книжек "Лоток для трудовых книжек" (горизонт.)
Размер - 177х360х140 мм.
Изготовлен из жесткого пластика серого цвета.
В комплекте:
- 2 пластиковых разделителя
Заполняем трудовую книжку без ошибок
Каждый уже работающий или только устраивающийся на работу человек должен задуматься о документе, который будет подтверждать этот факт в настоящем, и давать право на пенсию в будущем. Трудовая книжка — это не простой, очень важный и единственный документ, отражающий весь трудовой стаж человека.
Основные понятия
Вначале необходимо понять, что закон подразумевает под термином трудовая книжка. Определение этого понятия можно найти в статье 66 Трудового кодекса РФ.
Оно базируется на двух критериях:
Образец трудовой книжки утверждается исключительно государством и является унифицированным.
Она удостоверяет информацию о трудовом стаже и деятельности работника.
Законодательство
Трудовая книжка оформляется по строго определенным правилам, которые регулируются отдельными законодательными актами.
К ним можно отнести:
Трудовой Кодекс Российской Федерации (далее - ТК РФ) . Раскрывает понятие трудовая книжка, возлагает обязанность по ее ведению и хранению на работодателя, вводит единый порядок ее оформления.
Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (далее - КоАП РФ) от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ (в ред. от 23.06.2014). Устанавливает ответственность за несоблюдение правил обращения с трудовой книжкой.
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (в ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках». Утверждает форму и образец трудовой книжки и вкладыша в нее, правила хранения и ведения.
Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Определяет четкий порядок заполнения разделов трудовой книжки и исправления неточностей.
Ответственные лица
За ведение, учет, хранение и выдачу трудовой книжки, как правило, отвечает лицо в чьи обязанности это входит. Однако стоит отметить, что ответственное лицо назначается исключительно приказом или распоряжением работодателя. Именно так определяется, кто заполняет трудовые книжки в организации.
Работодатель будет отвечать, если не организовал на своем предприятии систему ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек и вкладышей.
Если в организации не создана кадровая служба, либо нет уполномоченного приказом лица, занимающегося трудовыми книжками, он может быть привлечен юридической ответственности.Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает административную ответственность.
Так, виновное должностное лицо заплатит штраф от 1 тысячи до 5 тысяч рублей или принудительное приостановление деятельности до 90 дней, юридическое лицо – от 30 тысяч до 50 тысяч рублей или аналогичное приостановление.
Заполняет ли ИП такой документ?
На всех работодателей возложена обязанность ведения трудовых книжек на каждого сотрудника. При этом для сотрудника эта работа должна быть основной и работать он должен свыше пяти дней.
В законе есть единственное исключение, и оно распространяется на физических лиц – работодателей, которые не зарегистрированы как ИП. Индивидуальные предприниматели же обязаны осуществлять с трудовыми книжками те же действия, что и иные работодатели.
Зачем издавать приказ об изменении штатного расписания? Читайте здесь.
Требования к ведению трудовой книжки
Заполнять впервые
Законодатель, понимая всю неопытность человека устраивающегося впервые на работу, обязал именно работодателя оформить ему трудовую книжку. Срок установлен не позднее недели со дня начала работы.
Именно работодатель выдает новому сотруднику, в том числе и студенту трудовую книжку с удержанием платы, покрывающей расходы на ее приобретение.
Вновь принятому сотруднику необходимо очень внимательно проверить данные внесенные в нее и при их правильности удостоверить своей подписью.
Какой ручкой можно вносить записи?
Согласно инструкции записи надлежит делать аккуратно и читабельно. На вопрос, какой пастой и ручкой можно заполнять трудовую, закон дает исчерпывающий ответ.
Так, для написания можно использовать гелиевую, перьевую ручку, ручку-роллер (сюда относится и шариковая). Чернила, гель или паста в ручке должны быть световодостойкими и исключительно черного, фиолетового или синего цвета. Никакой красной пасты при исправлении неточностей и ошибок быть не должно.
Морфология
Записи в трудовой делаются на государственном языке РФ. Если в субъекте РФ установлен государственный язык, то записи могут дублироваться и на нем.
Любые, даже общепринятые сокращения в трудовой книжке строжайше запрещены.
В том числе и названия документов не сокращаются. Приказ пишется именно как «приказ», а не «пр.».
Все цифры пишутся исключительно по-арабски. Пример записи даты увольнения 30.06.2014 и никак иначе. Сокращения слова «г.», после цифр не применяется.
Нумерация записей
Всем записям в трудовой присваивается свой порядковый номер. Он проставляется в первой графе, именуемой «N записи». Записи нумеруются последовательно в каждом разделе арабскими цифрами (1, 2, 3).
Каждая запись. даже о внесении корректив в сами сведения, нумеруется сквозным образом, т.е. присваивается следующий номер.
Если нужен дубликат
Трудовая книжка может быть утеряна хозяином. При обнаружении утраты хозяин книжки должен незамедлительно довести эту информацию до работодателя. В течение 15 дней с даты подачи сотрудником заявления об утере работодатель обязан выдать не новую книжку, как заблуждаются многие, а дубликат.
Образец дубликата трудовой книжки
Дубликат содержит информацию:
Об общем стаже работы сотрудника до поступления к работодателю, выдающему дубликат. Стаж указывается суммарно без конкретизации.
Конкретные сведения о работе в организации, выдающей дубликат.
Еще есть вариант, позволяющий хозяину получить дубликат трудовой. Если сотрудник в судебном порядке признает запись в ней недействительной, то он может подать заявление своему последнему работодателю с просьбой выдать дубликат уже без подобной записи. Указанный выше порядок распространяется также на случаи непригодности книжки к использованию.
Как её заполнить на индивидуального предпринимателя?
По трудовому законодательству работник — это человек, заключивший трудовой договор с работодателем, в котором прописаны все существенные условия.
ИП как работодатель, конечно, может заключать подобные договора, но точно не сам с собой. Так как для договора нужны два индивидуальных субъекта, а не один. В трудовую книжку вносятся записи о трудовой деятельности человека, а ИП осуществляет предпринимательскую деятельность. Это два абсолютно разных понятия.
Данное правило распространяется и на других лиц. Ни сам ИП в свою трудовую книжку ни другое лицо по его просьбе не уполномочены вносить записи.Однако при приёме на работу индивидуального предпринимателя, что не противоречит нормам законодательства, его трудовая книжка заполняется так же, как и остальным сотрудникам.
И ещё один нюанс: неполная ставка. О том, как вносить такую запись, смотрите видео
Заполнение трудовой книжки
Многие сотрудники до выхода на пенсию не обращают особого внимания, на то, как заполнена их трудовая книжка. Проблемы начинаются при оформлении социального пособия. Конечно, знать, как правильно заполнить трудовую книжку должен кадровик, но и сам работник обязан иметь представление о правилах ее заполнения, чтобы не столкнуть с неприятностями в будущем.
Трудовую книжку директору заполняет лицо, назначенное приказом ответственным за это, например, кадровик, бухгалтер (обычно в небольшом ООО) либо сам директор. На вопрос кто заполняет её кадровику, ответ аналогичен. Если новый кадровик уже оформлен приказом как ответственное лицо, то сам, если нет, то руководитель или другой сотрудник ответственный по приказу за ведение трудовых книжек.
Титульный лист и разворот
Титульный лист содержит всю персональную информацию о работнике и заполняется исключительно на основании документов, удостоверяющих её.
К подобной информации относиться:
фамилия, имя, отчество (переписывается в точности как в паспорте, если используется буква «ё», то и писать нужно «ё», а не «е»)
дата рождения (полностью арабскими цифрами по формуле число, месяц, год)
сведения об образовании (без сокращений на основании соответствующего документа)
специальность или профессия вписывается исключительно в именительном падеже (юрист, экономист, программист) на основании документа об образовании
Далее, заполняется строчка Дата заполнения трудовой книжки , которая по закону должна быть в пределах пятидневного срока со дня приема на работу. Внизу титульного листа оставлено место для двух подписей, одно для работника, второе для ответственного лица.
Образование
Информация об образовании сотрудника размещается на титульном листе. При заполнении этого поля в точности переписывается формулировку из документа об образовании сотрудника.
Если сотрудник повысил степень своего образования или получил дополнительное второе образование, то данные дополняют уже имеющиеся, без их зачеркивания.
Сведения о работе
Самый важный и информативный раздел «Сведения о работе» и он включает четыре графы.
Вначале в виде заголовка в третьей графе прописывается полное официальное наименование работодателя и краткое, если есть.
Под заголовком в первой графе – «N записи», проставляется ее порядковый номер именно в этом разделе и во второй графе «Дата», заполняются три столбца, в каждый из которых арабскими цифрами вноситься соответствующая названию столбца информация.
Далее в третьей графе заполняется информация о том, куда принят работник (отдел, подразделение) и какую трудовую функцию в соответствии со штатным расписанием он будет выполнять (профессия, должность, специальность).
В четвертую графу вносятся реквизиты документа, которым человек принят на работу.
Любое изменение информации указываемой в этом разделе, так же должно в нем отражаться. К подобным случаям можно отнести: установление второй профессии, присвоенное нового разряда, чина, изменение работодателем своего названия, работа по совместительству.
Заполнение трудовой книжки совместителю
Записи о переводах
Существуют определенные нюансы отображения записи о переводе.
В случае перевода из внешней организации должны присутствовать обязательные сведения. Запись об увольнении переводимого работника в графе третьей раздела «Сведения о работе» обязательно должна содержать информацию, было ли это по инициативе работника. Если инициатором выступал сам работодатель, то согласился ли сотрудник на перевод.Запись о приеме к новому работодателю делается в общем порядке при указании, что он поступает на работу в порядке перевода.
При внутреннем переводе работника в трудовую книжку также вносят запись. В ней указывают новое место работы и основания перевода.
Взыскания и выговор
Часть 5 раздела 1 Правил о ведении и хранении трудовых книжек предусматривает, что дисциплинарные взыскания не отображаются в ней.