В каждой уважающей себя организации должна существовать своя документация. Помимо этого существует необходимость писать различные деловые письма и служебные записки. В таком случае письмо будет иметь представительный статус, если оно написано на бланке именно этой организации.
Если вы хотите подчеркнуть солидность своей компании, то бумага для писем должна содержать информацию о том, кто вы, какую компанию представляете, дату, подпись, герб. Все эти реквизиты значительно увеличивают вашу значимость в глазах адресата.
Он понимает, что имеют дело с солидной конторой и будут реагировать соответственно. Основывается составление такого бланка на различных документах учредительного характера в каждой конкретной организации. В любой организации бланк письма будет разным. В зависимости от сопутствующих документов и стремления выразить себя, но при этом не перестараться и создать нужное впечатление.
Сам по себе бланк письма может содержать следующие реквизиты:
Обязательно Государственный Герб. Конечно Российской Федерации, мы же с вами русские люди и должны быть патриотами своей страны (2. Герб субъекта РФ или 3. Возможно наличие герба компании или товарного знака).
Индивидуальный код организации
Каждой организации присваивается свой регистрационный государственный номер и на бланке письма он также должен присутствовать. Это позволит вашему адресату при необходимости проверить и удостовериться, что ваша фирма действительно существует и имеет все государственные лицензии и так далее.
ИНН и КПП. Все эти номера отражают то, что организация является послушным налогоплательщиком и несет свою меру ответственности перед государством.
Название организации. Не слишком вычурно, деловым шрифтом, но заметно, чтобы все видели.
Все самые важные и актуальные данные справочного характера относительно организации.
Дата.
Сам документ подлежит обязательной регистрации и указанию соответствующего номера.
Нужная ссылка на номер регистрации и дату документа.
Реквизиты адресата.
Текстовый заголовок.
Контрольная отметка.
Основной текст документа.
Все бланки писем изготавливаются обычно исходя из двух вариантов. Это может быть продольное или угловое расположение необходимых реквизитов.
Угловое расположение реквизитов в значительно большей степени зарекомендовало себя в деловой практике, чем продольное.
Это удобно, поскольку справа остается полезное пространство, где можно внести необходимые данные или наложить свою резолюцию. Но и у продольного расположения реквизитов есть свои плюсы.
К одному из самых важных плюсов относится то, что название организации может быть слишком длинным. Или сами реквизиты на двух и более языках. В таком случае при угловом размещении получится просто некрасивое нагромождение букв и в результате официальный документ приобретет непрезентабельный вид. Чтобы этого избежать и применяется продольное размещение всех необходимых реквизитов и данных.
Сам бланк письма может быть изготовлен не только для руководителя компании. В некоторых случаях он может быть составлен и для отдельного должностного лица, если ему положено представлять интересы компании и необходимо делать это официально.
В практике делового документооборота деловые письма являются обязательным условием. Необходимо контактировать с партнерами, инвесторами и прочими заинтересованными лицами. Делать это лучше всего на специальном бланке.
Он будет полностью отражать все нужные реквизиты и название компании, а также нести на себе представительские черты и характерные особенности именно вашей компании. Скачать бланк письма можно в правом верхнем углу.
Благодарственное письмо (письмо-благодарность) – вид некоммерческого делового письма, в котором выражается благодарность за выполнение какой-то просьбы, поручения, за сотрудничество. Строгой формы и четких требований к благодарственному письму нет, оно составляется в произвольной форме, по мере возможности – на фирменном бланке компании. Благодарственное письмо (письмо-благодарность) может быть инициативным либо ответом на письмо-приглашение или поздравление.
Благодарственное письмо содержит следующие реквизиты:
Компания «Х» выражает искреннюю благодарность… и т.п.
Как написать деловое письмо - образец, пример, шаблон, бланк делового письма
В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы.
Получение писем
проверяйте почту хотя бы 2 раза в день - с утра и после обеда. Иначе Вы можете застопорить работу других людей и затянуть решение вопросов если Вам пришло письмо, значит, его кто-то отправил и зачем-то это сделал. Поэтому полученные письма надо читать. Разумеется, спам здесь не рассматривается если Вы менеджер, Ваш рабочий день должен начинаться с запуска почтового клиента, который не выгружается весь день и автоматически проверяет почту. Настройте автоматическую доставку/получение почты хотя бы каждые 10 (а лучше 2 - 3) минуты если Вы очень заняты и Вам пришло письмо, оцените от кого оно, тему и пробегите его глазами - это поможет быстро понять, требует ли письмо срочного ответа или может немного подождать самый простой и эффективный способ двигать дела и не собирать завалы почты - сразу отвечать на письма. Поэтому, если Вы не ведете разговор или другую деятельность, не терпящую прерывания, ответьте на письмо сразу.
Поля Кому, Копия, Скрытая копия
Следует понимать, не забывать и правильно использовать поля Кому, Копия и Скрытая копия. От этого зависят Ваши действия по получению письма или действия получателя.
Кому. Если Вы отправляете вопрос, Вы ждете ответ именно от адресата, указанного в поле Кому. Если Вы получатель, ответить должны именно Вы. То есть, письмо и содержащиеся в нем сведения или вопросы адресованы непосредственно получателю, указанному в данном поле. Копия. Получатели, стоящие в этом поле, получают письмо для информации или являются приглашенными в свидетели. Получатель в копиях не должен в общем случае отвечать на письмо. Более того, вежливым считается при наличии такой необходимости начать с фразы извините, что вмешиваюсь. Скрытая копия. О факте отправки письма человеку, указанному в поле Скрытая копия не узнают основной получатель или стоящие в копиях. Также это поле используется для массовой рассылки, чтобы Вашу адресную книгу не знали все получатели. При ответах не забывайте о кнопке Ответить всем - это сохранит в копиях получателей начального письма и Ваш ответ не пройдет мимо них. Удалить нежелательных получателей или добавить других можно всегда. Если в полученном письме в поле Кому более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить. Однако, будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле Кому более двух адресатов: на письмо отправленное всем, Вы рискуете не получить ответа ни от кого.
Поле Тема
Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми Вы переписываетесь, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма. Тема письма должна кратко отражать тему письма. Заголовки типа Вопрос, привет! или пустые заголовки выдают в Вас или новичка, или отсутствие элементарных навыков владения деловой перепиской.
Важность письма
Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте важность высокая, это выделит письмо в папке Входящие.
Не используйте напрасно высокая важность! Личное письмо деловому корреспонденту или письмо со смешной и не деловой картинкой или ссылкой пометьте важностью низкая.
Написание ответа
Начните с приветствия, это вежливо. Говорите с человеком на одном языке. Это не только касается языка русский/английский, но и формы текста. Неформальный ответ на формальное письмо - неуважение к респонденту и демонстрация собственной низкой культуры. Не используйте транслит, кроме случаев отправления писем с мобильных устройств. Если ваш почтовый клиент не поддерживает русский язык или портит кодировки, прилагайте текст ответа в приложении. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным. Точность - указывайте точные данные, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла). Конкретность - из письма должно быть точно понятно, ЧТО ИМЕННО требуется от получателя. * Лаконичность. Кто ясно мыслит, тот ясно излагает, и это видит ваш адресат. Поэтому не стоит излагать на трёх страницах то, что можно было бы написать в трёх предложениях. Лаконичный деловой текст - это не сухость, а экономия времени и точность мысли. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной поток мыли сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма. Как можно точнее отвечайте на просьбы, изложенные в письме. Ответ на просьбу или задачу Сделаем! неполон. Сделаем к такой-то дате, через столько-то дней, после такого-то события - это более определенный и точный ответ. Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если Вы в каждом письме пишете слова неверно, это становится заметно очень быстро и накладывает негативный отпечаток на Ваш имидж делового партнёра. Никогда не отправляйте письмо, не прочитав то, что Вы написали! Прочтите свой ответ и убедитесь, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Проверьте, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях Кому и Копия. Проверьте грамматические ошибки. Цитируйте текст оригинального письма. При полном цитировании (если ваш ответ на все письмо в целом) пишите текст ответа в НАЧАЛЕ письма, а не в конце! Если Ваши ответы по пунктам, отделите цитату пустыми строками сверху и снизу. Не вкладывайте в письма файлы форматов EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR - многие почтовые клиенты или сервера намертво блокируют такие вложения, и адресат их никогда не прочтет. Упаковывайте их в архив (zip, rar) как в оболочку и уже в таком виде вкладывайте. Нормальным считается высылать без предупреждения вложения до 2-3 мегабайт. Если Вы хотите выслать вложение большего размера, уточните у корреспондента, пройдет ли такой файл через его сервер или поместится ли в почтовый ящик. Воздержитесь от вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.
Электронная подпись
Ее наличие - полезно (есть ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм. Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себя минимум Вашу фамилию и имя. Кроме этого желательно указать номер Вашего телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта. Имейте два варианта электронной подписи: для инициативных (собственных) писем с полной под
Любое деловое письмо должно быть четко структурировано. Ясная структура имеет следующие преимущества: * экономия Вашего времени и времени адресата * гарантия прочтения письма адресатом и правильное понимание его сути * получение вразумительного, четкого ответа. Итак, стандартное деловое письмо имеет следующую структуру:
Находится в шапке письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение Уважаемый, которое пишут с большой буквы и по центру листа. А дальше масса вариантов в зависимости от того, что пишут и кому. Так, в России принято обращаться по имени и отчеству, в компаниях с западной корпоративной культурой - просто по имени. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: Уважаемый Андрей Петрович, не знаете - Уважаемый господин Смирнов. Кстати, в обращении к человеку слово господин сокращать до г-н нельзя. И ни в коем случае нельзя писать Уважаемый господин Смирнов А. П.. Либо Андрей Петрович, либо господин Смирнов. Если Вы не пишете особам королевской крови, представителям религиозных конфессий, президентам и членам парламентов различных стран, считайте, что Вам повезло. Для них существуют официальные формулы обращения, причем для каждого ранга - особые. Прежде чем отправлять такое письмо, тщательно проверьте, соответствует ли выбранное обращение статусу адресата. Гораздо проще запомнить, как нужно писать военнослужащим: Уважаемый товарищ полковник, даже если этот полковник - женщина. А вот обращение Дамы и господа является светским, и его лучше использовать, скажем, для приглашения на открытие салона модной одежды. Если же Вы приглашаете на деловую презентацию - например, новых буровых установок,- то по сложившейся практике используется общее для всех обращение Уважаемые господа. В данном случае неважно, что в этой организации работают и женщины.
Пример:
Генеральному директору
ООО Конкорд
Примеры рекомендательных писем (reference letter samples, letter of introduction samples, letter of recommendation samples)
В этом разделе представлены примеры рекомендательных писем по различным специальностям. Ниже показаны примеры рекомендательных писем для специальностей, для которых они как правило необходимы. Это специальности связанные с материальной или юридической ответственностью, ответственностью за человека либо специальности, требующие особых персональных качеств. Иногда рекомендательные письма требуют и на иных позициях. Если вы не обнаружите нужного примера в списке ниже, просмотрите представленные примеры и просто изучите основные особенности составления рекомендательного письма. Составить его самостоятельно будет проще.
Образец рекомендательного письма няне, гувернантке. На основе этого примера можно составить рекомендательные письма и для смежных профессий, например, сиделке.
Образец рекомендательного письма водителю, показывающее, какие персональные характеристики должны быть представлены для этой профессии.
Образец рекомендательного письма секретарю, секретарю референту, показывающее, какие персональные качества должны быть указаны для этой профессии.
Образец рекомендательного письма руководителю, директору. Образец может быть использован как пример для написания рекомендательного письма любому топ-менеджеру.
Образец рекомендательного письма бухгалтеру. Общий пример рекомендательного письма хорошему сотруднику, в данный пример может быть добавлена специальная информация, касающаяся бухгалтерии.
Образец рекомендательного письма банковскому работнику. Образец может быть использован как пример для написания рекомендательного письма кассиру либо кассиру-операционисту.
Образец рекомендательного письма менеджеру по продажам.
Образец рекомендательного письма юристу, юрисконсульту.
Образец рекомендательного письма журналисту или редактору. Можно использовать, как пример написанисания рекомендательных писем для смежных профессий.
Официальное письмо образец бланк
22 декабря 2013 года между ФГУП НИЭЗТ лтд (правопреемник ОАО НИЭЗТ лтд) и Муниципальным учреждением культуры Кинотеатр Сириус К (г.Североморск Архангельской области) заключен договор поставки товара № 1974-03: Разработка, поставка оборудования и настройка стереофонической звуковоспроизводящей системы для кинотеатра Сириус (далее - Договор).
В рамках этого Договора, в соответствии с календарным планом, были полностью выполнены все работы: разработка кинотехнологического проекта, поставка оборудования, проверка оборудования в НИЭЗТ лтд, монтаж и настройка стереофонической звуковоспроизводящей системы (цифровой и аналоговой) для вашего кинотеатра, обучение персонала работе на цифровом и аналоговом оборудовании, а также осуществлен авторский надзор.
Срок действия Договора окончился 30 сентября 2014 года.
Общая сумма аванса, перечисленная за выполненные этапы, составила: 200 000 (двести тысяч) рублей 00 копеек, с учетом НДС.
Соответственно задолженность Вашего учреждения перед ОАО НИЭЗТ лтд, составляет 2 183 482 (Два миллиона сто восемьдесят три тысячи четыреста восемьдесят два) рубля 00 копеек.
Письмо (Приложение № 1), которое было направлено за Вашей подписью на имя Начальника управления инвестиций и Федеральных целевых программ Агентства по культуре и кинематографии РФ - Киселева Ф.В. являющееся по своей сути актом приема-передачи подтверждает выполнение работ и обязательств ОАО НИЭЗТ лтд в полном объеме.
