Деловое письмо является одним из видов документооборота организации. Ведение документооборота в организации должно соответствовать основным принципам делопроизводства с целью установления в организации единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности организации документов, что в свою очередь повышает эффективность работы организации в информационной области деятельности.

В настоящее время, основным документом, определяющим требования к делопроизводству являются «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. Поскольку, в своей деятельности организация зачастую обращается в органы власти различного уровня, то и документ оборот организации целесообразно вести в соответствии с вышеуказанными рекомендациями.

Деловое письмо пишется на фирменном бланке организации на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Для бланков организации установлены стандартные размеры служебных полей на документе, которые должны быть не менее: 20 мм – левое 20 мм – верхнее 20 мм – нижнее 10 мм – правое. Обычно левое поле увеличивают до 25-30 мм для удобства подшивки писем в скоросшиватели.

Деловое письмо имеет стандартный состав реквизитов, их расположение и оформление.

В состав обязательных реквизитов делового письма входят:

- полное наименование организации

- местонахождение организации с почтовым индексом:

- ОГРН/ИНН

- контактные телефоны, факс, названия официального сайта компании, при его наличии

- дата создания документа и его исходящий номер

- ссылку на номер и дату входящего документа в случае его наличия.

При написании делового письма соблюдается определенный стиль.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный. Реквизиты продольного бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают центрованно (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов). Реквизиты углового бланка и ограничительные отметки для реквизитов в пределах границ зон расположения реквизитов размещают флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

На бланке письма кроме вышеперечисленных реквизитов размещаются

- наименование адресата

- текст письма

- подпись и расшифровка подписи должностного лица

- оттиск печати

- информация об исполнителе (Ф.И.О. телефон).

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Структура письма обычно состоит из двух частей. В первой части делового письма излагается обоснование составления письма (причина подготовки письма, ссылки на документы и т.д.). Во второй части, которая начинается с абзаца, приводятся просьбы, решения, предложения, просьбы, и т.д.

В деловых письмах при наличии конкретного адресата (фамилия, имя, отчество) текст письма обычно начинается с фразы этикетного характера «Уважаемый…!» – в начале письма, над текстом и «С уважением,» в заключительной части письма.

Сам текст делового письма может излагаться как от 1-го лица множественного числа («Просим предоставить информацию …», Просим решить вопрос…» и т.д.), от 3-го лица единственного числа («ООО просит рассмотреть …» и т.д.), так и от 1-го лица единственного числа («Прошу Вас рассмотреть…и т.д.).

Пример продольного бланка письма

Пример углового бланка письма

При написании деловых писем целесообразно использовать готовые образцы писем, но надо иметь ввиду, что деловые письма классифицируются по своей целевой направленности.

Деловые письма могут быть:

Полезная информация

Как написать письмо любимому мужчине?

Итак, что мы имеем:

Чистый листок бумаги, ручку и неудержимое желание поделиться своими мыслями и переживаниями с любимым человеком. Поверьте, этого вполне достаточно, чтобы написать трогательное письмо любимому мужчине – первое или последнее, о жгучей любви или невыносимой тоске. Главное, чтобы оно было искренним!

Лучшее начало письма любимому – ласковое обращение к нему. Дорогой, милый, желанный, мой хороший… Список комплиментов можно продолжать до бесконечности, однако ни один из них не сравнится с драгоценным именем возлюбленного. Вспоминая правила русского языка, ставим уверенную запятую после обращения и приступаем к рассказу о том, что побудило вас отбросить все дела и приступить к написанию, возможно, самого романтичного послания в мире.

Несколько примеров для начала:

«Милый Сашенька, долго думала и решила написать тебе это письмо, чтобы поделиться с тобой…»

«Дорогой Олег, в который раз не удалось заснуть, и рука сама потянулась к листку. Так незаметно для себя я вывела первые буквы этого послания…»

«Любимый, не нахожу себе места и хочу рассказать о том, что происходит со мной…»

«Солнышко, я безумно скучаю, а потому не придумала ничего лучше, чем написать тебе это письмо…»

Что ж, с объяснением причины создания и отправки письма, кажется, разобрались, теперь переходим к сути послания, которая напрямую зависит от его цели. Подумайте, чего именно вы хотите добиться этим письмом. Поставить точку в отношениях или намекнуть на недостаток внимания? Признаться в любви или взбудоражить фантазию любимого мужчины? Пробудить в нем ответные чувства или уверить его во взаимности?

Определились? Замечательно! А теперь, согласно выбранной цели, начинаем раскрывать свою мысль, избегая громких слов, невыполнимых обещаний или бессмысленных упреков. Выше вы можете найти многочисленные образцы любовных писем. В этом упорядоченном списке обязательно найдется текст, который вдохновит вас на создание собственного шедевра или сгодится в качестве образца.

Бесплатный английский СКАЧАТЬ!

Образец делового письма на английском языке.

Эффективное деловое письмо на английском языке обычно имеет определенный формат и язык.

Наши курсы английского Деловой английский/Бизнес английский . элементом которых является подготовка к экзаменам по бизнес английскому ВЕС включают интенсивную практику написания всех видов деловых писем на английском.

Начало и конец письма.

- в конце фразы нет восклицательного знака. Можно использовать запятую или опустить знак препинания вообще. В том или другом случае подобный стиль следует соблюдать и в окончании письма.

Урок по теме Деловые письма на английском языке

Задачи урока: развитие лингвистической компетенции в области делопроизводства (расширить спектр учебных ситуаций и задач с ориентацией на реальную практическую деятельность) воспитание уважения к особенностям и этикету переписки, характерным для той или иной страны.

1. Письмо-поздравление - Letter of Congratulation
2. Письмо-приглашение - Letter of Invitation
3. Письмо о приёме на работу - Letter of Acceptance
4. Письмо-заявление – Application letter
5. Письмо-предложение - Commercial Offer
6. Письмо-жалоба – Letter of Complaint
7. Письмо-запрос, требование – Enquiry Letter
8. Письмо-ответ на запрос – Reply(Quotation)
9. Письмо-встречное предложение – Counter – proposal
10. Письм-заказ – Order
11. Ответ на заказ - Response to Order
12. Счёт-фактура – Invoice
13. Письмо-отчёт (из банка), счёт – Statement

Practice 1. Выберите правильное слово:

1. A letter which asks a supplier about the price of his goods is:

a) a quotation b) an order

c) a letter of credit d)an enquiry.

2. A letter which says an order has been received is called:

a) a guarantee b)a covering letter

c) an order-form. c) an acknowledgement.

3. A letter which tells a supplier that the customer is unhappy is called:

a) a consignment b)a complain

c) a confirmation d) a credit period.

Эти термины известны каждому бизнесмену. Определения некоторых из них на английском языке помогут точнее понять их содержание.

1) barter – бартер 2) a quotation- расценки, стоимость

3) an estimate - смета 4) foreign trade – международная торговля

5) currency – валюта 6) exports – экспорт

7) deficit – дефицит 8) a statement – ведомость, выписка о состоянии счёта

9) a reminder – письмо 10) a receipt - квитанция, напоминание об оплате

Practice 2.

Найдите соответствующее определение словам слева.

1. an invoicea) an exchange of goods and services between nations
2. foreign tradeb) the price given for goods or a piece of work
3. a statementc) a letter where the customer tries to get better terms
4. a receiptd) a bill for goods sent or work done
5. a quotatione) an approximate calculation of the cost of something
6. an estimatef) a document that proves you have paid for some goods
7. a counter - proposalg) a list of amounts paid and still owed, sent every month.

1. Письмо должно быть лаконичным и информативным.
2. Предложения не должны быть длинными и сложными.
3. Не употребляйте сокращения в деловых письмах.
4. Если между каждой части письма – пробельная строка, нет необходимости начинать новую часть с красной строки.
5. Письмо не должно содержать более одной страницы.
6. Обязательно сохраняйте копию делового письма, оно понадобится и в будущем.

“При современном доминировании электронных средств корреспонденции (которые зачастую не локализованы и выполнены на английском языке) важно не потерять культуру ведения документации в принципе и деловой переписки в частности. Ваш партнер по бизнесу без труда поймет, имеет ли он дело с профессионалом или любителем. Качество составления письма на английском языке – это качество работы вашей компании.

Помня о роли контроля за бизнес-коммуникацией, начнем с формата делового письма: последовательность оформления делового письма осуществляется в следующем порядке.”[1].

1. Компания и адрес отправителя – Sender’s address
2. Имя, должность, компания, адрес получателя – Addressee’s name, title, company, address
3. Исходящий нoмер адресата и отправителя – Your ref / Our ref/
4. Дата – Date
5. Обращение – Salutation(Dear…)
6. Тема письма – Subject
7. Содержание письма – Letter Content (Body of the Letter)
8. Окончание – Complimentary close (Yours……)
9. Подпись – Signature
10. Имя и должность отправителя – Sender’s name and title
11. Вложение/ приложение – Enclosure.

Следующие фразы взяты из двух разных писем: приглашение на собеседование и письмо о приёме на работу. Фразы даны вразброс. Поставьте их в правильном порядке, и вы получите 2 разных письма (Letter of invitation and Letter of acceptance).

a) We would like to invite you to the interview on Thursday 28-th April at 2 p.m. Please, contact us either by fax, e-mail or by phone if this time suits you.

b) We are glad to inform you that we were very impressed by your qualifications and your work experience. We came to the conclusion to offer you the job you have applied for.

c) Dear Mr. Johnson,

Thank you for your letter of application for the post of a marketing manager.

d) Please, confirm your acceptance of the post within the next five days.

e) We look forward to meeting you.

Уроки для начинающих в Интернете

Образец электронного письма

Если читатель внимательно изучил все мои предыдущие уроки. то вопросов по поводу того как и какими средствами можно создать и отправить корректно написанное электронное письмо возникнуть в принципе не должно. Однако не все готовы сразу приступить в выполнению этой задачи если дело касается официальных писем, особенно когда автор письма ожидает получить на него ответ. Открою Вам маленький секрет деловой переписки, чем строже по своему характеру и стилю составлено письмо, тем больше шансов на ответную реакцию со стороны получателя. В этом уроке я приведу несколько образцов электронных писем, которые должны помочь пользователям определиться со своим собственным стилем и в дальнейшем составлять обращения наиболее грамотным образом.

Для начала, нужно определиться какого характера будет создаваемое нами письмо. Я подразделяю все исходящие письма на три основных вида:

Соответственно для всех трех типов у меня есть шаблонные заготовки, как в виде простых текстовых файлов, так и виде шаблонов, заточенных под определенные почтовые программы. Перейдем по порядку к каждому из них.

Деловое предложение

Здравствуйте (Добрый день), [имя человека, к которому происходит обращение]!

Имя желательно указывать в любом письме при общении, потому как личное обращение настраивает человека на дружеский лад. Впрочем, если имени разузнать так и не удалось, достаточно будет шаблонного приветствия.

Разрешите представить Вашему вниманию новую услугу (новый продукт) от нашей компании [наименование компании].

Позвольте предложить сотрудничество в сфере [наименование сферы деятельности].

Далее кратко описываете преимущества вашего предложения в ценовом варианте, либо каких-то качественных характеристиках. Главное не переусердствовать. Мегабайты текста, да еще и дополненные яркими бессмысленными картинками только отпугивают людей. Если получатель письма заинтересуется Вашим предложением с первых строчек, то обязательно свяжется в Вами для дополнительной информации.

---

С уважением,

[Автор письма]

[дополнительные контактные данные]

[собственный e-mail адрес]

[адрес вашего сайта]

Для чего нужно дублировать собственный e-mail адрес в подписи, спросите вы, если таковой автоматически переправляется почтовым сервером. Тут действует правило, по которому излишняя информация в деловой переписке никогда не бывает ненужной. Представим ситуацию, когда Ваше письмо получает человек потенциально не заинтересованный в предложении, либо попросту не компетентный для корректного ответа на него. Он переправляет полученное сообщение другому пользователю, но при этом по каким-либо причинам информация об истинном отправителе теряется из автоматически добавленных данных, что приводит к затруднению связаться с Вами. Однако всегда достаточно будет взглянуть на подпись, чтобы определить автора письма и его необходимые контакты.

Источники: xn--80abcmm3bpe5cwc.xn--p1ai, www.original-text.ru, www.xbridge.ru, festival.1september.ru, inetedu.ru