Образец написания делового письма - Образцы рекомендательных писем - Пример иска жалоба ходатайство - Справочник адвоката

СПРАВОЧНИК АДВОКАТА

Категории раздела

Организация предприятия [0]
Заявления в суд [0]
Заявления на работу [0]
Ходатайства [0]
Сопроводительные документы [0]
Примеры договоров [0]
Аренда [0]
Примеры характеристик [0]
Как правильно составить [0]
Примеры заполнения [0]
Правила и консультации [0]
Поиск работы [0]
Переписка на предприятии [0]
Делегирование полномочий [0]
Ответственные документы [0]
Разные договоры [0]
Обращения в суд [68]
Обращения к работодателю [71]
Как обратиться в суд [68]
Оформление действий [105]
Шаблоны договоров [71]
Что надо знать арендатору [74]
Образцы рекомендательных писем [68]
Как написать [36]
Что нужно для составления [140]
Адвокат рекомендует [81]
Прием на работу [72]
Деловодство и письма [66]
Поручение и доверенность [49]
Документация юрисконсульта [71]

Наш опрос

Оцените мой сайт
Всего ответов: 113

Статистика


Онлайн всего: 2
Гостей: 2
Пользователей: 0

Пример иска жалоба ходатайство

Главная » Статьи » Образцы рекомендательных писем

Образец написания делового письма

Как правильно писать деловые письма?

Иногда по роду деятельности необходимо написать деловое письмо, но не все знают, как написать деловое письмо правильно. Ведь грамотно составленное деловое письмо проще к прочтению и восприятию. Поэтому перед написанием следует посмотреть образец делового письма.

Написание делового письма сопряжено с рядом правил. Так, например, деловое письмо стоит писать на специальном бланке организации. Если такой бланк отсутствует, то лучшим вариантом будет взять обычный белый лист формата А4. В этом случае не забудьте указать необходимые данные: наименование компании, адрес, и контактные телефоны. Чем больше различных способов связи будет указано - тем лучше, это позволяет получателю выбрать наиболее приемлемый вариант ответа.

Деловое письмо не должно быть большим по объему. Идеальный объем - это 1-2 страницы. Абзацы в тексте письма следует разделять двойным интервалом, либо красной строкой. В самом же тексте интервал должен быть одинарный.

Деловые письма: примеры написания. Пример делового письма на английском

В современной жизни умение правильно писать тексты и письма очень важно. И специалисты, которые умеют это делать, ценятся очень высоко. Важно уметь писать письма в международном формате - на английском деловом языке. К написанию их существует ряд требований, которые важно соблюдать. Существуют правила написания деловых писем. Примеры тому - требования к написанию документов в суд или в другие государственные заведения.

Делопроизводство

Прошлое переписки

Некие ГОСТы, деловой стиль письма, пример деловой переписки существовали ещё во времена Петра I. Тогда существовал такой документ - Учреждения для управления губерний, и вся переписка между разными учреждениями велась согласно ему. Это был своеобразный ритуал, не зная которого, нельзя было рассчитывать на место в некой системе. Существовала своя иерархия в переписке между властями и разными министерствами и ведомствами. По-другому, градации по степени важности были и среди документов. Они были разных видов, которые зависели от положения самих заведений и учреждений. Все, кто стоял на вершине иерархической лестницы, всегда в письмах приказывали, а кто пониже рангом - доносили к ведомству. Равные вели переписку на равных, предполагали и сообщали. В делопроизводстве существуют названия разных видов деловой переписки: ведение, рапорт, рескрипт, доношение, реляция, промемория и другие. Разные виды писем применялись для переписки разных учреждений. Ведение, уведомление, иными словами, применялось для сношений между равными, но разными по областям деятельности (церковные и государственные). Промемория - между равными в одной области (государственное управление). Доношение применялось теми, кто стоял в табеле о рангах ниже. Рапорт рассказывал о чём-то в виде отчёта о событиях. Реляция - то же что и рапорт, но применялась в военной и дипломатической сферах. С помощью рескрипта высокий руководитель переписывался с приближенными. В ракурсе возникновения такой деловой переписки сформировался и своеобразный деловой язык обиходной речи.

История делопроизводства

В давние времена само делопроизводство не регламентировалось каким-либо законом. И только с 1720 года вышел Генеральный регламент, который на законодательном уровне регулировал систему документооборота. В те времена были изучены тщательным образом коллегиальные системы управления Швеции, Германии и Дании. В результате изученных материалов было предложено взять за основу такое управление, как в Швеции. И с учётом действующего на тот момент государственного строя начали пошагово применять коллегиальную систему управления.

Письма и требования

Ещё с давних времён существует некий этикет в написании официальных писем. Разные деловые письма, примеры, способы, виды писем и обращений, формуляры и многое другое вырабатывалось на протяжении многих лет. Некоторые виды писем имеют свою историю происхождения. Так повелось, что некоторые виды писем были гарантией исполнения того, что там описывалось.

Как писать деловые письма? Примеры в истории есть. Ещё в Византии была инструкция к принятию разных делегаций, где говорилось, что если делегация прибудет с верительной грамотой, то принять делегатов надлежит со всеми исходящими почестями, а если будут без грамоты, то до выяснения, кто они, будут содержаться под стражей. Важные письма всегда хранились вместе с сокровищами.

Структура письма

Не такое уж простое занятие - написание письма. Чтобы написать официальное деловое письмо, пример для этого надо черпать в разных информационных справочниках. Существуют разные информационные причины для написания письма. Бывают письма, которые затрагивают одну проблему, а есть и такие, которые решают многоплановые задачи. При написании многоплановых каждую новую задачу надо писать с нового абзаца. Деловые письма в основном многоплановые по постановке задач, которые они решают. Стандартная схема при написании писем - вступление, основная часть и заключение. Во вступлении вспоминается документ, послуживший причиной написания письма, его дата, номер, заголовок, вид документа. А в основной части указываются причины, по которым обязательно надо принять сторону тех, кто обращается в письме, приводятся разные аргументы в пользу правильности своего предложения. Заключение обычно включает разные выводы, типа просьб, отказов, напоминаний.

Написание официального делового документа, письма, текста. Советы, особенности, примеры, образцы, шаблоны. Написать, писать, составить. Составление

Самое важное:

Пишите проще, используйте слова в их общепринятых значениях, соблюдайте правила пунктуации и грамматики, разумно применяйте сокращения.

Сложные предложения

Старайтесь писать простыми предложениями. Такой текст получится, может быть, не очень красивым, но понятным и легко читаемым. Избегайте словесных конструкций, которые путают читателя и затеняют смысл. В художественной литературе допустимо использование витиеватых предложений со множеством запятых. Но в наше время даже художественные произведения пишутся все более простым языком. В общении по делу упражняться в словесности неуместно.

Применяя сложные предложения (в нашем языке без них иногда невозможно обойтись), старайтесь сделать их минимальной длины, с минимальным количеством составных частей. Если пунктуация (расстановка знаков препинания) в полученном предложении вызывает у Вас затруднение, это верный признак того, что предложение слишком сложное. Его надо переформулировать.

Прочитайте предложение, которое Вы написали. Вам самим понятен его смысл?

Пунктуация и разметка

В д. тексте применяются правила пунктуации русского языка. Есть некоторые дополнения. Не следует часто употреблять восклицательные и вопросительные знаки. Не применяются повторяющиеся восклицательные знаки ('. '), а также '?!'.

Обратите внимание на следующие правила написания знаков препинания. Перед знаком препинания пробел не ставится. Пробел ставится после знака препинания. Текст получается красивым и аккуратным. Такое написание знаков препинания является общепринятым стандартом. Если Вы пишете по-другому, это будет вызывать раздражение читателя. Вам нужно раздражать человека, от которого Вы что-то хотите получить?

В тексте могут быть использованы подчеркивание и выделение жирным шрифтом. Но не злоупотребляете этим. Не следует подчеркивать или выделять жирным более трех - четырех слов подряд. Достаточно выделить одно слово. Внимание человека будет привлечено не только к нему, но и к соседним словам. Выделять имеет смысл действительно важные и особенные замечания. На одной странице печатного текста может быть не более двух (в очень редких случаях - трех) выделений.

Лексика делового языка

Я не ставлю перед собой задачу здесь привести лексический словарь д. русского языка. Таких словарей достаточно в интернете. Остановлюсь только на основных принципах. В деловых бумагах нужно употреблять слова в их общепризнанных значениях. Старайтесь выбирать слова так, чтобы они не допускали двойное толкование. Приведу пример. Моя супруга как-то раз кричит мне: 'Иди, забей котят доской'. Имелось ввиду, что котята подросли и стали выползать на лестницу, где им не место. Нужно было к ящику прибить доску, чтобы они не вылазили. Но с моей сестрой, которая была совсем не в теме, после этой фразы чуть не случилась истерика. Если все-таки нет возможности сформулировать мысль так, чтобы она воспринималась однозначно, то обязательно дополнительно поясните сказанное в тексте.

Не используйте слов, которые в словарях классифицируются как разговорные и простонародные, например, 'побольше', 'говорливый' и т. д.

Дополнительно обратите внимание на следующие особенности д. русского языка. Названия некоторых профессий в формальной лексике бывают только в мужском роде. Например, следует писать 'врач', 'секретарь', 'помощник', 'учитель', и т. д. в том числе в отношении женщин, которые работают на таких должностях. Правильно будет звучать так: 'Я уважаю своего учителя. Она была строгой, но сделала многое для меня.' 'Секретарь моего босса закончила МГУ.'

Грамматика

Грамматика в деловых письмах нужна не для того, чтобы показать, какая (какой) Вы образованная (образованный), а для того, чтобы тест легко читался. Придлажения, езабилующие грыматическими ошбками, очин тижало чятать. На предыдущем предложении Вы в этом, вероятно, убедились. Большинство современных текстовых редакторов имеет функцию проверки правописания, пользуйтесь ею. Она, конечно, выловит не все ошибки, да и бог с ним. Те ошибки, которые она не найдет, вероятно, не будут резать глаза и Вашему контрагенту.

Сокращения в деловых документах

В официальных письмах или других документах уместно применять сокращения. Сокращения длинных словосочетаний и повторяющихся терминов повышают читаемость текста. Применяя сокращения, нужно придерживаться следующих правил. Во-первых . сокращайте длинные и часто встречающиеся в тексте термины. Нет смысла сокращать термин, если он встречается в тексте всего несколько раз. Во-вторых . при первом употреблении сокращения обязательно его расшифруйте. Сокращение 'БАК' может означать 'большой адронный коллайдер', а может - 'биологически-активный компонент'. Не надейтесь, что Ваш читатель поймет значение из контекста. Он может в этот момент быть занятым другими мыслями, совершенно не располагающими к расшифровке Ваших сокращений. Пишите так: 'Обсудим работу синхрофазотрона (далее по тексту СНХ)', или так 'НИИ ЧАВО (Научно-исследовательский институт Чародейства и Волшебства)'. Если текст длинный, то расшифровку в скобочках после сокращения можно повторять несколько раз, чтобы напомнить читателю.

Правила написания делового письма

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.

Подобные работы

Основные правила написания современного письма. Этикет написания письма в современном бизнесе. Отношение к переписке в прошлом, примеры написания письма в прошлом веке и современном мире. Разновидности писем по характеру: деловые, дружеские, церемонные.

реферат [30,3 K], добавлена 24.04.2010

Оформление стандартного письма. Адрес, дата, обращение, окончание, подпись, приложение. Специальные почтовые отправления. Цель письма. Текст письма. Общие правила. Некоторые примеры деловой переписки. Сопроводительное письмо к контракту.

реферат [30,4 K], добавлена 05.04.2003

Специфические особенности российского предпринимательства. Точки зрения российских и американских специалистов в сфере бизнеса на мотивы и набор профессиональных качеств и умений предпринимателя. Требования к составлению и оформлению делового письма.

контрольная работа [125,3 K], добавлена 05.04.2013

История возникновения делового стиля. Основные элементы мужского и женского делового имиджа, внешнего вида. Правила ношения делового костюма: платье, перчатки, галстук, обувь. Деловые аксессуары: ручки, портфель, очки. Требования к прическе и макияжу.

презентация [2,0 M], добавлена 06.05.2011

Понятие и формы делового этикета. Специфические особенности делового общения. Принципы использования этикетных средств. Формы обращений в деловой переписке. Речевая ситуация и стандартные средства языка. Композиция и языковой стандарт деловых писем.

реферат [55,1 K], добавлена 18.11.2010

Служебная переписка как важная часть делового этикета. Общие требования к деловому письму. Правила международной переписки. Обязательные атрибуты делового письма. Характерные типы деловых писем. Внутриорганизационная переписка, письма-поздравления.

реферат [855,8 K], добавлена 19.06.2010

Основные особенности и черты официально-делового стиля. Структура и пример делового письма и приказа. Соотношение устной и письменной форм. Деловая беседа по телефону. Манипуляции сознанием и язык рекламы. Виды слушания: рефлексивное и нерефлексивное.

презентация [19,9 K], добавлена 05.04.2013

Понятие делового этикета. Рекомендации молодым людям правилам приличия и образцового поведения в обществе. Стиль и имидж делового человека. Правила ношения костюма. Жесты и движения. Правила пользования визитными карточками. Деловые телефонные разговоры.

реферат [25,7 K], добавлена 11.01.2014

Особенности и правила составления плана письма с плохими новостями. Стратегия написания письма: анализ целевой аудитории выбор соответствующего канала и средства распространения информации. Разновидности писем с отказом. Составление письменных жалоб.

контрольная работа [46,7 K], добавлена 14.11.2010

Понятие и виды делового этикета. Этика и психология бесед и переговоров. Деловой завтрак, обед и ужин. Особенности общения через переводчика. Место служебной переписки в делопроизводстве. Структура служебного письма-запроса. Виды деловой переписки.

контрольная работа [25,6 K], добавлена 07.10.2013

Содержание

Введение…………………………………………………………………………. 3

1 Правила и стиль написания делового письма………………………………. 4

2 Перечислить и охарактеризовать виды деловых писем……. ……………..12

3 Особенности переписки с иностранными партнерами……………………. 15

4 Деловые контакты при помощи иных средств связи………………………..16

Заключение…………………………………………………………………….…18

Список использованной литературы……………………………………….…..19

Введение

Актуальность темы обусловлена наличием большого количества проблем встречающихся на практике по вопросам деловой корреспонденции.

В обществе постоянно создается и функционирует огромное количество разнообразных документов. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждений, предприятий, фирм. С помощью управленческой документации осуществляется планирование, финансирование, распорядительную деятельность аппарата управления, ведется бухгалтерский учет и отчетность и т.п. Во время проведения ревизий проверяют именно документы, поскольку они служат основным доказательством фактов. Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить.

Законодательную базу работы составили: Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации», основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах от 07.07.1993 №5341 1, ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», Изменение №1 к ГОСТ Р 6.30-97 а также «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения».

Цель исследования - деловая корреспонденция.

Цель исследования предопределила постановку следующих задач:

- исследовать правила и стиль написания делового письма

- перечислить и охарактеризовать виды деловых писем

- изучить особенности переписки с иностранными партнерами

- отобразить деловые контакты при помощи иных средств связи.

1 Правила и стиль написания делового письма

Рассматривая данный параграф целесообразно будет обратиться к вопросу об унификации документов. Как мы знаем, унификация документов это установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Все выше обозначенные меры проводятся в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // «Российская газета», № 39, 22 февраля 1995 г.

ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (дата введения 1 января 1999 г.) является основой для оформления организационно-распорядительной документации. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов требования к оформлению реквизитов документов требования к бланкам и оформлению документов требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

Как известно, каждый документ состоит из элементов, называемых реквизитами. Причем различные документы имеют их разный набор, а совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр данного документа.

ГОСТ Р 6.30-97 определяет 29 реквизитов для организационно-распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД):

01 - Государственный герб Российской Федерации. Его изображение помещается на бланке в соответствии с Положением о Государственном Гербе.

02 «Герб субъекта Российской Федерации» и 03 «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» отменены постановлением Госстандарта РФ от 21.01.2000 г. №9СТ.

04 - код организации по ОКПО проставляется в верхней части документа.

05 - код формы документа по ОКУД, состоящий из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ), проставляют также в верхней части.

06 - наименование организации указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленном в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке.

07 - справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации.

08 - наименование вида документа указывается на всех служебных документах, кроме писем. Оно пишется после наименования организации прописными буквами в соответствии с наименованиями видов документов, предусмотренными УСОРД и ОКУД.

09 - дата документа, которой считается дата его подписания или утверждения, оформляется арабскими Цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год (4 цифры).

10 - регистрационный номер документа присваивается каждому исходящему, внутреннему документу и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации, основу которой составляют порядковый номер документа. В зависимости от конкретного регистрационного массива документов к порядковому номеру могут прибавляться и другие составные части (например, индекс дела по номенклатуре дел).

11 - ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который давался ответ.

12 - место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам 06 и 07. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения.

13 - гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек на первом листе документа.

14 - адресат, в качестве которого могут выступать организации, структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ - в дательном падеже, причем инициалы указывают перед фамилией. В случае, когда документ отправляют сразу в несколько организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. Но следует помнить, что документ не должен содержать более четырех адресатов- при большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав данного реквизита может включаться почтовый адрес.

15 - гриф утверждения документа. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должностного лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи должны располагаться на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ, УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

16 - резолюция включает в себя фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция обязательно подписывается и датируется. Если исполнителей документа несколько, то они все указываются в резолюции. При этом один из исполнителей назначается ответственным и указывается в списке первым.

Резолюция проставляется в правом верхнем углу документа между реквизитами «Адресат» и «текст». При необходимости написания второй последующих резолюций они проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа. Допускается писать резолюции на отдельных листах бумаги, которые затем подшиваются в дело вместе с письмом.

17 - заголовок к тексту представляет собой краткое изложение содержание текста документа. Его располагают в левом верхнем углу после реквизитов бланка документа. При написании документа формата А5 заголовок не указывается.

18 - отметка о контроле проставляется только на тех документах, исполнение которых взято под контроль. Отметка включает в себя букву «К» или слово «Контроль», поставленные цветным карандашом или специальным штампом.

19 - текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Причем, тексты документов могут быть оформлены в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. Связный текст, как правило, состоит из двух частей: в первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. В некоторых случаях текст может содержать только заключительную часть.

Однако в любом случае можно выделить ряд требований к текстам служебных документов:

· краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования,

· объективность и достоверность информации,

· составление, по возможности простых документов,

· структурирование текста документа,

· широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций.

Особое внимание при написании уделяется языку и стилю служебных документов:

Ш нейтральный тон изложения,

Ш точность и ясность изложения,

Ш исключение повторов и отсутствие излишних подробностей,

Ш употребление устойчивых, шаблонных словосочетаний,

Ш употребление специальных терминов.

Ш использование сокращенных слов и др.

Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точкой после них.

20 - отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, указанные в тексте, отметка о них делается в следующей форме: Приложение: на 10л. в 3 экз. В случае, когда приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

21 -подпись. В состав данного реквизита входят: наименование должностного лица, подписывающего документ (с наименованием организации, если документ оформлен не на бланке, и без наименования организации, на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. В случае, если документ подписывается равными по должности лицами, их подписи располагают на одном уровне.

22 - гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки и даты.

Грифы согласования располагаются ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования.

23 - визы согласования документа включают в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи и дату подписания. При наличии замечаний к документу это указывается в визе, а сами замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Если подлинник документа остается в организации, то визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны.

24 - печать. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расхода денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью. Оттиск должен быть поставлен так, чтобы он захватывал часть наименования должностного лица, подписавшего документ.

25 - отметка о заверении копии ставится путем нанесения заверительной надписи ВЕРНО, наименования должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

26 - отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

27 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна включать: краткие сведения об исполнении, слова «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ. Эта отметка должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором данный документ был исполнен.

28 - отметка о поступлении документа в организацию располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации - получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

29 - идентификатор электронной копии документа это отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Определенные требования предъявляются и к бланкам документов. Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата, что связано с использованием множительной техники, с необходимостью хранения документов. Наиболее употребительные два основных формата А4, А5, допускается использование бланков формата АЗ и А6.

Бланки документов в унифицированной системе организационно-распорядительской документации должны иметь поля не менее. 20 мм - левое, 10 мм - правое, 15 мм - верхнее, 20 мм - нижнее ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».- М. Изд-во стандартов,1998.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк. Он содержит следующие реквизиты: государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ)- для организаций, имеющих на это право эмблема организации или товарный знак наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (если она имеется) Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской федерации и архивах от 07.07.93 №5341 1// Ведомости съезда народных депутатов РФ и Верховного совета РФ.-1993.-№33.

Бланк письма включает следующие реквизиты: государственный герб Российской Федерации (герб субъекта РФ) эмблема организации или товарный знак код организации (предприятия по ОКПО) наименование предприятия вместе с наименованием вышестоящей организации (если она имеется) справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, а также, по усмотрению организации, адрес электронной почты, Web-сайт (страница в Интернете), номера счетов в банке, банковский идентификационный код (БИК) и идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), номер и дату выдачи лицензии).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер и ссылка на регистрационный номер и дату документа

На бланках письма могут ставиться ограничительные уголки для таких реквизитов, как адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле. Бланк конкретного вида документа (кроме письма) составляется на основе общего бланка, содержит те же реквизиты и лишь дополняется наименованием соответствующего вида документа и кодом по ОКУД.

Документы допускается изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники. Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснительная записка и т.п.). При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа ГОСТ Р 6.30-2004 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».- М. ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 216с.

Все реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк печатаются через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервала. Реквизиты оформляют через 2-3 интервала друг от друга. Максимальная длина строки каждого реквизита (кроме текста) - 28 знаков. Текст документа печатают через 1,5 интервала (на бланках А4)Изменение №1 к ГОСТ Р 6.30-97. Принято и введено в действие Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 №9-ст.

2. Перечислить и охарактеризовать виды деловых писем

Официальная корреспонденция различных типов, которая направлена от имени одной организации, учреждения другой организации, учреждению, хотя адресована она может быть одному должностному лицу и подписана одним должностным лицом, представляет собой деловую корреспонденцию. Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях, как исходящая и входящая документация. Деловые письма классифицируются по различным признакам.

1. По функциональному признаку деловые письма делятся на: требующие обязательного письма-ответа и не требующие такового.

2. По виду деловые письма могут строиться как: инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация), письмо-просьба, письмо-приглашение, письмо-подтверждение, письмо-извещение, письмо-напоминание, письмо-предупреждение, письмо-декларация (заявление), письмо-распоряжение, письмо-отказ, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо.

3. По признаку адресата деловые письма делятся на: обычные, то есть письма, которые направляются в один адрес циркулярные - письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций) Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.- М. Главархив СССР, 1991.

4. По форме отправления можно выделить, наряду с традиционным почтовым отправлением: электронную почту, факсимильную связь, телетайпную и телеграфную связь.

При этом электронная и факсимильная связь используется для решения оперативных вопросов.

5. По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные.

Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций Т.В. Печникова, А.В. Печникова Практика работы с документами в

организации. Учебное пособие. М. «ЭКСМОС», 1999.-320 с.

К таким стандартным конструкциям относятся формулировки, указывающие: на причину обращения:

В связи с неполучением счета-фактуры.

Ввиду задержки получения груза.

на ссылки:

Ссылаясь на Ваш запрос от.

Согласно протоколу о взаимных поставках.

на цель:

В целях скорейшего решения вопроса.

В ответ на Ваш запрос.

Регламентированные письма имеют четкую структуру, как правило, состоящую из двух частей: в первой, вводной части, излагаются причины, указываются цели отправителя и приводятся ссылки, на основании которых делаются заявления, осуществляются речевые действия, представляющие вторую, основную часть письма:

Просим прислать образцы товаров и прайс-лист.

Просим рассмотреть наше предложение.

Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие:

этикетные ритуалы: благодарю, выражаю надежду, желаем успехов, приносим извинения и т.п.

сообщения: сообщаем, ставим Вас в известность, извещаем, уведомляем и т.п.

подтверждения: подтверждаем

заявления: заявляем, объявляем

требования, просьбы: приказываю, постановляю, настаиваем, прошу, обращаемся к Вам с просьбой

обещания: гарантируем, заверяем, обязуемся

напоминания: напоминаем

предложения: предлагаем.

Как видно из примеров, эти глаголы - перформативы употребляются в основном в форме 1-го лица единственного и множественного числа, реже - в форме 3-го лица единственного числа Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 8-е, переработанное и дополнение. - М. ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2004. - 192 с.

В отличие от регламентированных деловых писем нерегламентированные деловые письма не имеют жесткой текстовой структуры, в них реже используются стандартные фразы.

Однако было бы неверно полагать, что язык нерегламентированных писем вовсе не содержит элементов стандартизации. Стандартные словосочетания (термины, номенклатурные знаки*, устойчивые обороты) используются и в нерегламентированных письмах. К ним относятся инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-презентации, письма-объявления, предложение-представление и т.п.

Реклама является органичной и неотъемлемой частью коммерческих отношений, поэтому она соседствует с деловыми предложениями, освещает этапы становления и деятельности фирмы, организации, учреждения. Перечисленные выше виды рекламных деловых писем (письма-презентации, письма-объявления, предложения-представления) сочетают элементы делового сообщения и рекламы, являясь сегодня массовыми видами деловой корреспонденции. Особенностью языка этого вида корреспонденции является сочетание черт делового и публицистического стилей: языковый стандарт, шаблон с одной стороны, и экспрессия - с другой Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебн. пособие для студентов экономич. Вузов и колледжей. - 2-е изд. перераб. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2005.- 320 с.

Вообще же язык нерегламентированных писем отличается от языка регламентированных писем включением значительного пласта общелитературной лексики, большей вариативностью синтаксических конструкций высказывания, т.е. большей свободой в реализации замысла. Общими чертами языка регламентированной и нерегламентированной деловой корреспонденции являются официальность общения, тенденция к стандартизации речевых средств. Стремление создать благоприятный фон общения определяет универсальность использования этикетных средств. Этикет делового письма - это не только этикетные формулы. Он начинается с адресования и включает весь содержательный аспект письма.

В заключение нужно заметить, что деловая переписка сегодня носит более личный и динамичный характер, чем десять-пятнадцать лет назад. Поэтому владение этим жанром деловой письменности входит в число приоритетных профессиональных навыков менеджера, руководителя. Умение четко изложить суть вопроса, положение дел, однозначно сформулировать предложение, просьбу, требование, убедительно обосновать свои выводы не приходит само собой. Искусство составлять деловые письма требует практики и знания арсенала речевых средств, накопленных за тысячелетие языком деловой письменности.

3. Особенности переписки с иностранными партнерами

Что касается особенностей переписки с иностранными партнерами, то действует принцип добровольности применения стандартов. Причем эта добровольность не является синонимом полной необязательности. Например, в систему стандартов США входят как регламентирующие (regulatory standards), так и добровольные стандарты (voluntary consensus standards). Добровольные стандарты часто становятся регламентирующими, если на них дается ссылка в правительственных, отраслевых или корпоративных сводах законов или в регламентах.

4. Деловые контакты при помощи иных средств связи

Как известно документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применение Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Все управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования. В соответствии действующим законодательством и компетенцией органы управления создают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указы, поручения, инструкции.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственным и другим организациям и отдельным гражданам. Это происходит в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией. При необходимости более срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, используется факсимильная, модемная связь либо телефон Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие.-4-е изд. - М. ИНФРА-М Новосибирск: Сибирское соглашение,2002. - 296 с.

28 ноября Генеральная ассамблея ООН приняла Конвенцию об использовании электронных сообщений в международных договорах. Документ был разработан Комиссией ООН по праву международной торговли (UNCITRAL).

В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организации. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляются службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле запрещается.

Заключение

Деловая корреспонденция - неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями, так как именно письма соединяют организацию-автора с другими учреждениями. Через письма осуществляется обмен информацией, делаются предложения, ведется переговорное общение, и т.п. Иногда информационно-справочная документация просто подтверждает факты, события, которые нужно лишь принять к сведению.

Деловая корреспонденция - это обобщенное название различных по содержанию документов, оформленных в соответствии с ГОСТом, пересылаемых по почте, по факсу или другим способом. Без преувеличения можно сказать, что это один из самых распространенных видов служебных документов, поэтому, от того насколько текст послания точен грамотен, корректен во многом будет зависеть успех решения конкретных вопросов, а значит и всего предприятия в целом.

Данная тема является на сегодня чрезвычайно актуальной и это обусловлено в первую очередь тем, что, как показывает практика, далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с эти каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р6.30-2004 надписей на организационно-распорядительных документах.

Кроме того, знание данного вопроса помогает предпринимателю избегать внешних и внутренних конфликтов при ведении своего дела. А это, в свою очередь, позволяет ему сосредоточить свое внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли и развития предприятия.

Таким образом, считаю цель достигнутой, все поставленные задачи исследованы и изложены.

Список использованной литературы

1. Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // «Российская газета», № 39, 22 февраля 1995 г.

2. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской федерации и архивах от 07.07.93 №5341 1// Ведомости съезда народных депутатов РФ и Верховного совета РФ.-1993.-№33.

3. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».- М. Изд-во стандартов,1998.

4. ГОСТ Р 6.30-2004 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».- М. ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005. - 216с.

5. Изменение №1 к ГОСТ Р 6.30-97. Принято и введено в действие Постановлением Госстандарта России от 21.01.2000 №9-ст.

6. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.- М. Главархив СССР, 1991.

7. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 8-е, переработанное и дополнение. - М. ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2004. - 192 с.

8. Басаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: Учебн. пособие для студентов экономич. Вузов и колледжей. - 2-е изд. перераб. и доп. - Ростов н/Д: Феникс, 2005.- 320 с.

9. Кирсанова М.В. Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие.-4-е изд. - М. ИНФРА-М Новосибирск: Сибирское соглашение,2002. - 296 с.

10. Т.В. Печникова, А.В. Печникова Практика работы с документами в

организации. Учебное пособие. М. «ЭКСМОС», 1999.-320 с.

Структура делового письма

Правильная структура делового письма позволяет составителю сформулировать основную мысль, а читателю быстро понять смысл и ответить на вопрос адресанта. Нужно соблюдать четкую структурированность письма, чтобы оно легко причислялось к информационно-справочным документам, вызывало уважение у людей, которым адресовано.

Внутренняя структура

Реквизиты адресанта (отправителя) содержат основную информацию о должности и местонахождении лица, который отправляет письмо, обычно указываются некоторые подробности об организации, если письмо должно отправляться не в рамках одной компании. Обычно для быстрого заполнения этого раздела используют специальный бланк.

Реквизиты адресата (получателя) обязательно включают занимаемую им должность, инициалы в развернутом виде, полное название кампании и ее фактический адрес.

Дата. Должно стоять число написания и отправления делового письма. Обычно его нужно вписывать в специальное окошечко на фирменном бланке. Указание даты позволяет упростить сортировку писем, которые должны укладываться в архиве строго в соответствии данному параметру.

Заголовок — это краткое изложение сути делового письма, адресат может быстро определить его цель. Заголовки могут быть составлены таким образом: «Вопрос по заказу касательно запчастей», «О перемене ставок на товар».

Обращение. Нужно обращаться к адресату персонально. Желательно предварительно узнать имя и отчество, если этого сделать невозможно, следует указать должность человека. Обращения могут выглядеть так: «Уважаемый господин Васильев!», «Уважаемая Александра Степановна!», «Уважаемый господин заместитель директора!», «Уважаемые сотрудники!». В правилах написания делового письма считается неприемлемым применение сокращений, таких как «г-н», «г-жа». Не следует вместо полного имени и фамилии указывать краткие инициалы человека.

Преамбула или вступление. В ней описывается главная цель делового письма, а также факторы, побуждающие к его отправке. Развернутое разъяснение необходимо не всегда, только в случаях, когда требуется обсудить важные моменты, решение которых нужно проводить неотложно. Обычно начинается со слов: «Вынуждены довести до Вашего сведения », «От корпорации «Н» поступило предложение », «Должен Вас оповестить », «Учитывая вчерашний разговор по телефону ». Информация, которую последовательно излагают в преамбуле, должна плавно переходить в следующий раздел письма.

Основная часть. Главная мысль и вся суть, любые подробности и предложения пишутся именно в этом разделе. Все предложения должны быть грамотно выстроены, взаимосвязаны. Спешке и яркому выражению своего мнения здесь не место. Многие предпочитают писать краткие письма, поэтому, если можно изложить основной смысл статьи в несколько предложений, не следует их растягивать. Заканчивать основную часть нужно с определенным посылом. Может выражаться надежда на заключение делового договора, продолжение сотрудничества, просьба об извинении, выражении уверенности в предстоящем событии или обращаться с определенным вопросом с указанием неразрешенных проблем или трудностей.

Заключение выражается формулой вежливости. При составлении заключительной фразы учитывается основная тема и цель письма, также степень знакомства и дружественности с адресатом. Чаще всего нужно окончить деловое письмо фразой «С уважением », если отношения носят более доверительный характер, можно заменить стандартную форму заключения на «Искренне Ваш ».

Подпись. После написания фразы вежливости в заключении, нужно указать занимаемую должность на работе, далее полные инициалы: фамилию, имя и отчество адресанта.

Постскриптум. Данный раздел применяется по необходимости, необязателен. Нужен, если требуется передача какого-либо важного события, относящегося к теме письма, произошедшего уже после его написания. Иногда требуется указание интересной для адресата информации, которая не имеет прямого отношения к теме письма, однако дополняет его.

Приложения. К деловому письму могут прилагаться дополнительные бумаги, в которых содержится любая информация, иногда это копии документов, фотографии или любые другие предметы. Никаких правил к написанию и оформлению приложений не предъявляется.

Образец составления делового письма

Деловой стиль письма включает несколько правил

  1. Изложение выполняется по стандартной форме.
  2. Тон не передает эмоций.
  3. Точность передаваемой информации, правильное использование формулировок.
  4. Максимальная краткость текста.
  5. Применение языковых формул и терминов.
  6. Использование лексических сокращений.
  7. Преобладание кратких, распространенных предложений.

Деловое письмо нужно подготавливать только по одному вопросу или предложению. Иногда в качестве языковых формул используются иностранные слова, следует употреблять наиболее известные из них. В составлении письма по стандартной структуре следует придерживаться грамотности, четкости формулировок, тогда текст будет полностью прочитан и понят адресатом.

Источники: www.informi.ru, fb.ru, hw4.ru, otherreferats.allbest.ru, mirblankov.ru

Категория: Образцы рекомендательных писем | Добавил: cintam (26.06.2015)
Просмотров: 858 | Рейтинг: 0.0/0
Всего комментариев: 0
avatar

Вход на сайт

Поиск