Тема: Документы кадровой службы, Неполное рабочее время, По инициативе работодателя, По иным основаниям, Оформление прекращения трудового договора
Рубрика: Кадровое делопроизводство
Работа кадровой службы не ограничивается оформлением документов внутри организации. Нередко приходится направлять уведомления и извещения работникам по месту жительства, представлять необходимую информацию в различные государственные органы, вести переписку по кадровым вопросам с другими работодателями. Сегодня в рубрике «Заполняем без ошибок» мы рассмотрим случаи, когда создается такой документ, как письмо, и разберем правила оформления служебных писем.
Служебная переписка включает множество видов и разновидностей писем: запросы, предложения, извещения, напоминания, уведомления, сопроводительные и гарантийные письма, приглашения, заявки, претензии и др. Некоторые из этих документов создаются и в сфере трудовых отношений.
КОГДА ПИШЕМ ПИСЬМА
В ряде случаев кадровики в рамках своей деятельности вступают в переписку с работниками, различными организациями, государственными органами и т. д. Определим основные случаи, когда кадровая служба оформляет письма.
Основные разновидности писем, создаваемых кадровой службой, представлены в таблице 1. Во всех остальных случаях, когда кадровику требуется обратиться к гражданину или в организацию с письменной просьбой или дать письменный ответ на обращение, также создаются письма, оформляемые по правилам, на которых мы остановимся ниже.
Желательно, чтобы случаи создания и правила оформления писем, исходящих из кадровой службы, были зафиксированы работодателем на локальном уровне, например в Инструкции по кадровому делопроизводству (приложение 1).
ПРАВИЛА СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ПИСЕМ
Независимо от разновидности служебного письма оно оформляется на бланке письма, в который вносятся реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметка об исполнителе.
Бланк письма представляет собой стандартный лист бумаги с заранее нанесенными постоянными реквизитами и отведенными строками для переменных реквизитов.
Требования к бланкам документов, в т. ч. к бланкам, на которых воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или гербы субъектов РФ, изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В ГОСТе предусмотрено три вида служебных бланков: общий бланк, бланк письма и бланк конкретного вида документа, кроме письма.
Таблица 1
Основные случаи создания писем кадровой службой
Бланк письма может быть изготовлен как типографским способом, так и на компьютере.
Бланк письма включает следующие реквизиты.
1. Наименование организации
Данный реквизит указывается в бланке письма в строгом соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).
2. Справочные данные об организации
Обратите внимание!
Реквизит «Справочные данные об организации» используется только в служебных письмах и не проставляется на внутренних документах
Эти данные необходимы для почтовой, телефонной, электронной связи с организацией, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан на документе. Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221.
В почтовых адресах не должно быть сокращенных названий, условных обозначений. При этом должен соблюдаться следующий порядок написания адреса:
• наименование юридического лица
• название улицы, номер дома, номер квартиры
• название населенного пункта (города, поселка и т. п.)
• название области, края, автономного округа (области), республики
• страна (для международных почтовых отправлений)
• почтовый индекс.
Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телетайпа, телекса, электронной почты.
Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например на гарантийных, т. е. в письмах, оформляемых кадровой службой, эти реквизиты могут отсутствовать.
Проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код, который имеют все зарегистрированные юридические лица, включает восемь знаков, например: ОКПО 12345777.
В бланке письма обозначаются места расположения следующих переменных реквизитов: дата, регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют на бланке в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Номер включает 13 знаков, например: ОГРН 1073654892746.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют на бланке в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ИНН и КПП имеют соответственно 10 и 9 знаков, например: ИНН/КПП 7703628460/772001001.
Дата письма показывает время его подписания.
Дата подписания, а также даты, содержащиеся в тексте письма, оформляются цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год обозначается четырьмя цифрами, например: 15.03.2010.
После написания даты цифровым способом не ставится буква «г» с точкой или просто точка, за исключением случая, когда датой заканчивается предложение.
Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты, при котором после цифр, обозначающих год, обязательно ставится буква «г» с точкой или слово «год», например: 15 марта 2010 г. 12 апреля 2010 года.
Довольно распространенной является ошибка датирования писем таким образом, когда дату на документе печатают при его изготовлении.
Неправильно:
Нужно помнить, что дату на письме проставляет должностное лицо, когда подписывает документ.
Правильно:
7. Регистрационный номер документа
Регистрационный номер (индекс) письма - это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое каждому исходящему (отправляемому) письму.
В зависимости от вида документа, типа действующей у работодателя системы делопроизводства, наличия классификаторов к порядковому номеру могут добавляться и другие составные части. В частности, при регистрации писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, например: № 126/05-06.
8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Этот реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
В организации, имеющей в своем составе обособленные структурные подразделения, такие подразделения могут иметь собственные бланки писем (приложение 12) .
Документы адресуются организациям, конкретному должностному лицу или гражданину.
Наименование организации указывается в именительном падеже.
Не допускается адресование иным способом, например: « В Центр занятости населения ЮАО г. Москвы » или « Центру занятости населения ЮАО г. Москвы ».
Если документ адресован руководителю организации, то наименование организации входит в состав наименования должности адресата.
Обратите внимание!
При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией
Наш совет Адресуйте документы конкретному должностному лицу: руководителю, его заместителю, руководителю структурного подразделения, специалистам. Это ускорит движение документов при их обработке в организации-получателе
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Адрес не проставляется на документах, направляемых в государственные органы и фонды и постоянным корреспондентам.
При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после наименования организации, должности, фамилии в порядке, указанном выше.
На документах, направляемых физическому лицу, обязательно проставляется адрес (после указания фамилии и инициалов получателя).
Заголовок к тексту
Для быстрого и точного восприятия сведений, включенных в документ, принято кратко формулировать его содержание в виде заголовка к тексту. В письмах заголовок обычно начинается с предлогов «о» или «об»: «Об отказе в заключении трудового договора», «О введении неполного рабочего времени».
Заголовок к тексту письма располагается в левом верхнем углу документа ниже реквизитов бланка и записывается при регистрации письма в регистрационные формы.
Текст, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы.
Должностные лица, уполномоченные подписывать письма, всегда выступают от имени организации, которая является автором письма, поэтому в переписке используются несколько форм изложения текста.
Кстати сказать
Общие требования к текстам служебных документов
Текст документа по структуре и принятым формулировкам непосредственно связан с видом и разновидностью документа. Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:
• краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования
• объективность и достоверность информации
• составление по возможности простых, т. е. содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними
• структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как введение, основная часть, заключение
• использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся ситуаций.
Особое внимание следует уделить языку и стилю служебных документов, так как при составлении
текстов документов используется деловой стиль со специфическими признаками:
• использование универсальных слов с неопределенным значением
• исключение из текста архаизмов
исключение заимствованных слов, имеющих аналог в русском языке, и др.
Тексты большого объема принято делить на разделы, пункты, подпункты, применяя нумерацию арабскими цифрами с точками после них.
В документах разных организаций описываются часто повторяющиеся однотипные управленческие ситуации, поэтому специалисты-до-кументоведы предлагают использовать унифицированные тексты документов с единой формой языкового выражения, наиболее точно передающей содержание конкретных действий или ситуаций.
Выполнение одного из важнейших требований к тексту документа - точное изложение его сути - в значительной степени зависит от правильности употребления слов и словосочетаний с учетом их значения и формы. Составляя текст документа, необходимо учитывать нормы словообразования, управления и употребления предлогов.
Таблица 2
Формы изложения текста в письме
В современной деловой переписке принято обращаться к адресату по общепринятой форме («вежливое обращение») с учетом его должности, служебного положения, сферы деятельности. После обращения чаще всего ставят восклицательный знак, а само обращение печатают на отдельной строке, центрованно относительно текста письма, например:
Уважаемая Наталия Игоревна!
Содержательная часть письма чаще всего представлена связным текстом, а при необходимости может иметь форму таблицы (приложения 6 и 7).
Отметка о наличии приложения
Такая отметка может иметь несколько вариантов оформления в зависимости от конкретной ситуации.
Таблица 3
Варианты оформления отметки о наличии приложения
Подпись
Подпись представляет собой собственноручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка.
Если письмо подписывают несколько должностных лиц, их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям (приложение 8).
Подпись располагается после текста письма (на последней странице) или после отметки о наличии приложения.
Отметка об исполнителе
Данная отметка указывает, кто из специалистов составлял текст письма, подписанный в дальнейшем руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом.
Отметка об исполнителе включает инициалы и фамилию составителя документа без надписи «Исп.» и номер его служебного телефона без надписей «тел.» или «т.».
Кстати сказать
О почтовых отправлениях
Письмо - это почтовое отправление с письменным сообщением, а также иным вложением. Размеры и вес письма определяются Правилами оказания услуг почтовой связи, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2005 № 221. Предельная масса - 100 г, предельные размеры: максимальный - 229 х 324 мм, минимальный - 110 х 220 мм или 114 х 162 мм.
Почтовое отправление с уведомлением о вручении - это такое отправление, при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему или указанному им лицу, когда и кому вручено почтовое отправление.
В зависимости от способа обработки почтовые отправления подразделяются на следующие категории:
1) простые - принимаемые от отправителя без выдачи ему квитанции и доставляемые (вручаемые) адресату (или его законному представителю) без его расписки в получении
2) регистрируемые (заказные, с объявленной ценностью, обыкновенные) - принимаемые от отправителя с выдачей ему квитанции и вручаемые адресату
(или его законному представителю) с его распиской в получении.
Регистрируемые почтовые отправления могут пересылаться с описью вложения, с уведомлением о вручении и с наложенным платежом.
Вручение регистрируемых почтовых отправлений осуществляется при предъявлении документов, удостоверяющих личность.
Почтовые отправления при невозможности их вручения адресатам (их законным представителям) хранятся в объектах почтовой связи в течение месяца. Не полученные адресатами (или их законными представителями) регистрируемые почтовые отправления возвращаются отправителям за их счет по обратному адресу.
При этом почтовое отправление возвращается по обратному адресу в т. ч.
• при отказе адресата (его законного представителя) от его получения
• при отсутствии адресата по указанному адресу
• при невозможности прочтения адреса адресата.
Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма в левом нижнем углу.
ДВИЖЕНИЕ ДОКУМЕНТА
Обратите внимание!
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации
Для всех документов, требующих учета, исполнения и использования в справочных целях, обязательна регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28).
Письма регистрируются в день подписания. Обычно для этого используют журнал, предназначенный для регистрации исходящей документации. Регистрационная форма разрабатывается работодателем.
При регистрации исходящему документу присваивается регистрационный номер, о котором мы говорили выше.
Наш совет Отправляйте письма почтовым отправлением с уведомлением о вручении. Это послужит доказательством, что отправленное письмо получено адресатом
После регистрации письмо отправляется адресату. Это можно сделать различными способами: по почте, по факсу, по электронной почте.
Почтовые отправления сортируют, упаковывают, оформляют и сдают в отделение связи. Перед упаковкой документов необходимо проверить правильность их оформления, наличие всех приложений. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается и датируется.
Заверенная копия исходящего документа подшивается в дело.
Приложение 1
Пример оформления Инструкции по кадровому делопроизводству
Приложение 2
Пример оформления уведомления работника о получении трудовой книжки
Приложение 3
Пример оформления уведомления работника о необходимости представить письменное объяснение
Приложение 4
Пример оформления отказа в заключении трудового договора
Приложение 5
Пример оформления письма об увольнении работника в порядке перевода
Приложение 6
Пример оформления уведомления органов службы занятости о сокращении численности работников организации
Пример оформления сведений, направляемых в военный комиссариат
Приложение 9
Пример оформления уведомления профсоюза о введении неполного рабочего времени
Правила составления делового письма
1. Письмо печатается на белой бумаге или бумаге светлых тонов формата А4 (210 x 297 мм) или А5 (148 x 210 мм).
2. Лист должен иметь поля не менее:
20 мм - левое
10 мм - правое
20 мм - верхнее
20 мм - нижнее.
3. Дата.
Датой письма является дата его подписания. Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 июня 2007 г. следует оформлять "05.06.2007".
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например "05 июня 2003 г."
4. Исходящий номер.
Регистрационный (исходящий) номер письма состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению индексом (например, инициалами руководителя направления). Регистрационный номер письма, составленного совместно двумя и более отделами, состоит из регистрационных номеров письма каждого из этих отделов, проставляемых через косую черту.
5. Ссылка на входящее письмо
Ссылка на регистрационный (исходящий) номер и дату письма включает в себя исходящий номер и дату письма, на который дается ответ.
6. Адресат
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании письма должностному лицу инициалы указывают ПЕРЕД фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Например:
ООО "Компания "Название"
Плановый отдел
Должность лица, которому адресовано письмо, указывают в дательном падеже, например:
Генеральному директору
ООО "Компания "Название"
А.А. Иванову
или
ООО "Компания "Название"
Плановый отдел
Б.Б. Петрову
Письмо не должно содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.
В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.
При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:
ООО "Компания "Название"
Ярославский пр-кт, д. 12, г. Ярославль, 150001
При адресовании письма физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Сидорову В.В.
ул. Свободы, д. 5, кв. 12,
г. Ярославль, 150000
7. Текст письма
Текст письма оформляют в виде таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления письма, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, просьбу без пояснения).
В тексте письма, подготовленного на основании документов других организаций, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
В письме используют следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение" )
- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить" )
- от третьего лица единственного числа ("общество не возражает", "ООО "Название" считает возможным" ).
8. Приложение
Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Договор аренды на 5 л. в 2 экз.
2. Акт приемки-передачи на 1 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к письму прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо МВД РФ от 05.05.2007 N 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
9. Подпись
В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего письмо (полное, если письмо оформлено не на бланке, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке) и расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:
Директор ООО "Компания "Название"
Письмо
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов. служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.
Письмо - самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текста (по почте ). Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения и имеют множество разновидностей.
В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4 . Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5 .
Датой письма является дата его подписания.
Текст письма строят по схеме:
введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма)
доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме)
Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.
По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.
Цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам, отсюда вытекают основные требования к тексту: ясность, четкость, краткость изложения. Практика переписки выработала несколько общих правил, которых необходимо придерживаться при составлении и оформлении писем.
Письмо должно быть посвящено одному вопросу, что упрощает операции по их обработке и ускоряет исполнение в той организации, куда они адресованы.
Текст письма, как правило излагается от третьего лица единственного числа, например: Школа не имеет возможности. , В ближайший год школа не предполагает. и т.д.
Право подписи служебных писем, как правило, принадлежит руководителю, а в период его отсутствия (болезнь, отпуск, командировка) его заместителю или должностному лицу, исполняющему обязанности руководителя. Письма в настоящее время пересылают не только по почте, но и с использованием телеграфа, аппаратов факсимильной связи, компьютерных сетей (электронная почта).
Независимо от способа передачи документа используют единые требования к его составлению и оформлению (см. рис. 3.7).
Рис. 3.7. Пример оформления письма
Служебное письмо
Служебные письма - обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомления о чем-нибудь.
В заголовочной части письма печатаются следующие реквизиты:
дата
номер
ссылка на регистрационный номер и дату документа (если письмо является ответом)
заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
В письмах должны быть правильно указаны составные части реквизита адресат (получателя письма):
фирма
структурное подразделение
должность
фамилия и инициалы
почтовый адрес получателя.
Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам. сначала указывается адрес основного получателя, затем перечисляются другие.
Текст чаше всего состоит из вводной части и основной. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: В связи с тем, что при получении груза 26.01.06 по накладной Ns 238864 в исправном вагоне с ненарушенными пломбами грузоотправителя при вскрытии ящиков и проверке содержимого с участием представителя. была установлена недостача. штук изделий на сумму. (коммерческий акт от 26.01.06 № 247). . Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, отказ, просьба, гарантия и т.п.), например: На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет.
Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит ссылка на регистрационный номер и дату документа, то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма. В письмах используют следующие формы изложения:
от первого лица множественного числа (направляем на согласование, просим рассмотреть)
от первого лица единственного числа (прошу перечислить, считаю необходимым)
от третьего лица единственного числа (банк не может согласиться, компания не возражает).
Сопроводительное письмо и другие виды писем
Сопроводительное письмо - часто составляемый документ. который информирует адресата о направлении к нему документов если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. если направляемый документ не имеет адресующей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов) или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: посылаем, направляем, возвращаем, прилагаем.
Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются словами: приглашаем Вас или просим Вас принять участие.
В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения и условия участия в нем.
Информационное письмо - сообщает адресату о каком- либо факте или мероприятии. Наиболее часто с помощью информационных писем пропагандируют деятельность организаций, выпускаемую продукцию, издаваемую литературу.
Рекламное письмо - разновидность информационного письма, направляется конкретному адресату и содержит подробное описание рекламируемых услуг или товаров. Цель - побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации. В таких письмах адрес или телефон организации-автора указывается отдельно.
Письмо-извещение по своему стилю близко к письмам- приглашениям и информационным письмам. Составляется для конкретного адресата и чаше всего является ответом на запрос. Начинается словами: извещаем, сообщаем, ставим Вас в известность и т.п. далее излагаются какие- либо факты. Если такое письмо адресуется конкретному лицу, в нем указываются фамилия, имя, отчество того, которому оно посылается.
Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ остается в силе (например, договор, инструкция и т.п.). Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Начинается эта разновидность письма словами, образованными от глагола подтверждать.
Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Эта разновидность писем, как правило, начинается словом напоминаем.
Гарантийное письмо - документ, обеспечивающий исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (места работы, проведения исследований и т.п.).
Инициативные письма - это письма, требующие ответа. Ббльшая часть таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату о решении каких-либо вопросов.
Письма-ответы по своему содержанию носят зависимый характер инициативных писем, так как ТЕМА их текста уже задана и остается изложить характер решения поставленного в инициативном письме вопроса: принятие или отказ от предложения, выполнения просьбы. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме. Если письмо содержит отказ, он должен быть хорошо аргументирован.
Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки.
При печатании обращение выравнивается по центру:
Уважаемый Михаил Петрович!
Текст письма может заканчиваться выражением ожидания исполнения просьбы (гарантии, представления, приглашения, напоминания), а также формулой вежливости, например:
Выражаю свою признательность за оказанное содействие и заверяю, что представленная Вами информация будет иметь большое значение в деле развития взаимовыгодного сотрудничества.
Пользуясь случаем, выражаю благодарность за приглашение.
Выражаю надежду на плодотворное сотрудничество и активное участие в решении задач, в выработке и реализации наших дальнейших программных действий.
Формула вежливости располагается перед реквизитом «подпись», печатается с абзаца и отделяется от должности запятой. Наименование должности пишется с прописной или строчной буквы в зависимости от того, как должность прописана в учредительных или нор мативно-правовых документах организации. В том случае если письмо будет оформлено на бланке должностного лица, то в реквизите «подпись» наименование должности не указывается.
В официальной переписке применяется официально-деловой стиль.
Деловой стиль — это совокупность речевых средств, функция которых — обслуживание сферы официально-деловых отношений.
Особенности делового стиля, специфические черты, присущие ему, стилевые нормы этой разновидности языка оформились под влиянием условий, в которых протекает деловое общение. Эти условия заключаются в следующем:
1. Участники делового общения — преимущественно юридические лица — организации, учреждения, предприятия, в лице действующих от имени руководителей и других должностных лиц
2. Характер и содержание информационных взаимосвязей организаций достаточно жестко регламентированы
3. Предметом делового общения выступает деятельность организации: управленческая, производственная, экономическая,
научная, техническая и др.
4. Управленческие документы в подавляющем большинстве ориентированы на конкретного получателя
5. Большинство ситуаций, возникающих в деятельности организаций и нуждающихся в письменном оформлении, относятся к повторяющимся, однотипным ситуациям.
Рассмотренные условия делового общения формируют определенные требования к управленческой информации. Для обеспечения эффективного информационного обмена в сфере управления инфор¬мация должна обладать определенными свойствами.
Она должна быть:
1. Официальной по своему характеру, что подчеркивает деловую основу отношений, их неличностный характер, а также свидетельствует об определенной дистанции, существующей между участниками делового общения
2. Адресной, так как управленческий документ всегда предназначен конкретному получателю, должностному лицу, организации, группе организаций
3. Актуальной, поскольку документ должен содержать именно ту информацию, которая необходима в данный момент времени для принятия эффективного управленческого решения либо
иного использования в управленческой деятельности
4. Объективной и достоверной, так как для эффективной управленческой деятельности необходима непредвзятая, беспристрастная оценка событий, фактов, явлений
5. Убедительной, аргументированной, поскольку задача делового общения — побудить адресата совершать (или не совершать)
определенные действия
6. Полной и достаточной для приятия управленческого решения. Недостаточность информации может вызвать необходимость
приводить к неоправданным потерям времени и средств.
Деловой стиль обладает совокупностью специфических признаков, отличающих его от других стилей языка — научного, публицистического, разговорного, языка художественной литературы.
Основными требованиями, предъявляемыми к деловому стилю, являются:
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ. СТРУКТУРА ПИСЬМА
Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных элементов:
1. Область заголовка.
В этой части письма слева размещается угловой штамп организации с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а также регистрационный номер и дата регистрации письма как исходящего документа. Если служебное письмо является письмом-ответом, то здесь же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.
В правой части заголовка размещаются реквизиты адресата.
Ниже углового штампа размещается заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может иметь вид:
предлог о + сущ. в предложном падеже: О поставке автомобилей
по вопросу о + сущ. в предложном падеже: По вопросу о поставке запчастей
касательно + сущ. в родительном падеже: Касательно заказа на поставку и т. п.
Пример (из Приложения к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти):
