Письмо-претензия поставщику образец и правила составления
Правила и содержание
1. Не должно противоречить нормам действующего права, а также позициям подписанного между контрагентами договора (соглашения) о поставке. В части противоречия, позиции документа являются недействительными.
2. В случае, если стороны утвердили дополнительные условия подготовки и направления письма претензии поставщику, такие обязательства должны быть соблюдены в обязательном порядке.
3. В установленных сторонами случаях, стороны вправе установить обязательный порядок досудебного урегулирования спора. Если инициатор собирается, в последствии, подготовить и направить исковое заявление в суд, то соблюдение досудебного порядка в такой ситуации обязательно.
Составление официальной претензии поставщику.
Отношения между деловыми партнерами регулируются договором поставки, в котором четко прописываются условия сотрудничества, сроки предоставления услуги, качество товара. Если один из пунктов поставщиком нарушен и покупатель несет по этой причине убытки, а поставщик не пытается со своей стороны исправить ситуацию, то в партнерском договоре должен быть пункт, который описывает действия сторон в такой ситуации, до подачи заявления в арбитражный суд.
Решить проблемы с поставщиком в договорном порядке намного выгоднее всем участникам сторон. Возможно, что сложившаяся ситуация, возникла не по независящим от него причинам и путем переговоров, вы сможете добиться оптимального решения. Но первым шагом к этому, является письмо-претензия к поставщику, образец которой мы приведем чуть ниже.
В каких бы хороших отношениях вы не были со своим поставщиком, стоит помнить, что при возникновении сложных ситуаций, люди могут начать вести себя совершенно непредсказуемо. Если дело дойдет до обращения в суд, при устных переговорах, у вас не будет никаких доказательств, указывающих на то, что поставщик отказался от выполнения своих обязательств по договору. Отправив же в адрес поставщика официальное письмо-жалобу, вы действуете в рамках заключенного договора.
Итак, каким образом пишется письмо-претензия поставщику. Образцы обращений на самую разную тему можно найти в интернете и на их основании составить свою жалобу. Итак, основные пункты письма:
шапка. Здесь все должно быть официально. Адресатом указывается полное официальное название организации-поставщика, имя его генерального директора, ниже так же полностью пишутся данные клиента
претензия. Стиль ее написания может быть произвольным, но не панибратским, а только официальным, с изложением конкретных фактов. Здесь же нужно указать ссылки на пункты договора поставки, которые были нарушены поставщиком. Укажите оценочную стоимость понесенных убытков, размер штрафов и пенни, которые вы готовы предъявить поставщику. В заключительной части претензии, нужно так же сослаться на пункт договора, который предусматривает обращение в арбитражный суд, в случае невыполнения обязательств. Не лишним будет указать сроки, в течении которых вы хотите получить ответ от поставщика с мерами решения данной проблемы
претензия должна быть заверена печатью компания и подписана ответственным лицом.
К претензии должны быть приложены копии договора, а так же всех документов, доказывающих вину поставщику. По этим документам должна быть составлена опись, которая прикладывается к письму-претензии.
После этого, претензия отправляется либо по почте письмом с уведомлением, либо курьеров в офис компании, где оно должно быть официально принято с входящим номером, который проставляется на вашем экземпляре, заверяется печатью организации и подписью лица, получившего жалобу.
Если по истечении указанного в письме времени поставщик не предпринимает никаких действий по досудебному урегулированию вопроса, то единственной инстанцией, которая поможет вам возместить свои убытки является орбитражный суд.
Рекламационное письмо
Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов
Подключиться к Класс365. 0 руб/мес!
Часто нам приходится сталкиваться с плохим, некачественным товаром либо услугой. В этом случае необходимо написать рекламацию, другими словами письмо-претензию, для того чтобы возвратить потраченные неудачно деньги или же добиться исправления выявленных недостатков либо денежной компенсации.
Как составить рекламацию правильно
И так по порядку. Нужно поставить дату, а если вы юридическое лицо то ещё и номер документа (исходящего). Можно писать либо от руки или распечатывать на принтере созданную рекламацию.
Укажите полное имя поставщика услуг или товаров, которому планируете предъявить претензию. Обязательно нужно вписать реквизиты поставщика, то есть юридический адрес, адрес офиса или магазина, платежные реквизиты, где товар был приобретен или оказывалась услуга.
Нужно указать даты и номера всех документов, которые во время взаимодействия с поставщиком были оформлены. К данным документам относятся: договор, гарантийное письмо, накладная, подтверждающая прием-передачу товара, счёт на оплату.
Укажите услугу или наименование товара. Название товара должно быть указано так же, как он значится в сопроводительных на него документах. Не забудьте также о количестве - штуки для товара или единицы для услуг.
Опишите, что именно нарушено во время продажи товара или предоставления услуги, то бишь обоснуйте свою претензию. Писать рекламацию нужно грамотно, ошибок или описок не должно быть.
Докажите нанесённый ущерб, то есть все имеющиеся для этого доказательства должны быть предоставлены. Это могут быть результаты независимой экспертизы, фотографии или простое письменное описание выявленных недостатков.
Укажите предъявляемые требования - устранить недостатки или возместить ущерб. При требовании возмещения ущерба нужно указать сумму цифрами, а также прописью.
Если вы имеете ещё какие-либо документы доказывающие это, обязательно их приложите к составленной рекламации. Это эффективность рекламации повысит и придаст вам уверенность в возможных спорах при рассотрении вашего обращения. В случае, если вы - лицо юридическое, обязательно поставьте печать и подпись руководителя (руководителей, когда их несколько).
По истечению 30 дней, в случае если жалоба удовлетворена не будет или же вам будет дан отказ в удовлетворении требований, нужно обратиться в общем порядке в арбитраж. Срок (общий) исковой давности - три года. Но если рекламацию составить грамотно, этого, скорее всего, не потребуется.
Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>
Письмо претензия поставщику (образец)
Согласно договору №3, заключенному между ООО «Innovation» и ООО «24Мастер» от 10.02.2015 г. Вы должны были поставить нам строительные материалы на сумму 1000000 рублей до 18.02.2015 г. Однако фактически сумма поставки составляет 90 000 рублей.
Поскольку сумма недопоставленной Вами продукции составляет 10 000 рублей, согласно пункту 5 Договора №3, вы должны оплатить штраф в размере 30% от суммы недопоставки. В общей сложности Ваш долг перед нашей компанией составляет 13 000 рублей.
Указанную сумму просим перевести на наш расчетный счет до 25.02.2015 г. В противном случае нам придется обратиться в коллекторное агентство.
Мета
Претензия поставщику: образец, форма, проводки
Октябрь 14th, 2013 admin
Претензия поставщику представляет собой документ, содержащий информацию в виде претензии от покупателя поставщику по поводу несоответствия качества и количества товара, ненадлежащих условий поставки и прочих несоответствий, связанных с выполнением условий договора.
Претензия необходима для урегулирования разногласий до судебного разбирательства.
Заключая договор поставки, стороны оговаривают различные ситуации, которые могут возникнуть при осуществлении договора. Несмотря на все условия, на практике часто возникают ситуации, когда поставщик не выполняет свои обязательства, либо выполняет их, но не в полном объеме. При возникновении такого рода ситуаций покупатель имеет право подать претензию поставщику для защиты своих интересов.
Разрешение спорных ситуаций с помощью предъявления претензии должно быть оговорено в договоре в отдельном пункте. Это упростит взаимопонимание сторон, сэкономит их время и деньги, нежели решение таких ситуаций в судебном порядке.
Как написать претензию поставщику?
Претензия оформляется в письменной форме. Устная форма не допускается. Определенного порядка составления претензии законодательством не предусмотрено, вследствие чего претензия составляется в произвольной форме.
Что указывать в претензии?
Претензия поставщику должна содержать следующую информацию:
1. Сам факт разногласий, т.е. формулировка претензии.
2. Претензия должна быть выставлена в определенной сумме (штраф или пени).
3. Основание претензии со ссылкой на подтверждающие документы (несоответствие качества товара сертификатам, несоответствие количества товара (услуги) в накладной (ТТН, акте выполненных работ и т.п.) и прочие документы, подтверждающие несоответствия условиям договора).
5. В претензии должен быть указан срок, в течение которого поставщик обязан разобраться в данной ситуации и принять необходимые к устранению нарушений меры.
Поставщик в указанные покупателем сроки должен вынести свое решение на предоставленную претензию. При нарушении сроков покупатель имеет право подать иск в Арбитражный суд.
При правильной организации деятельности компании все претензии учитываются в журнале, где содержится информация о предъявленных претензиях поставщику, исковых заявлениях и фактах разногласий.
Как отразить в бухгалтерским учете расчеты по претензиям?
Бухгалтерский учет расчетов по претензиям поставщику ведется на бухгалтерском счете 76 субсчет 2 «Расчеты по претензиям».
Компания имеет право выставить претензию поставщику:
- при несоблюдении условий договора поставщиком
- при недостаче ТМЦ
- при обнаружении арифметических ошибок в полученных от поставщика документах на товары (услуги, работы).
1. При несоблюдении условий договора к поставщику обычно применяются санкции: штрафы, пени, неустойки. На основании п.3 ст. 250 НК такие доходы (от получения пеней, штрафов, неустоек) признаются внереализационными и отражаются следующей проводкой:
Д-т 76-2 К-т 91-1 - начисление пеней, штрафов, неустоек, признанных поставщиком или присужденных в судебном порядке.
2. При приемке товара может быть обнаружена недостача или порча ценностей. Тогда в бухгалтерском учете будут сделаны следующие записи.
Д-т 94 К-т 60 - учет недостачи (порчи ТМЦ) в пределах величин по условиям договора
Д-т 76-2 К-т 60 - учет недостачи (порчи ТМЦ) сверх величин по условиям договора
3. Если суд отказал покупателю в удовлетворении иска, списание производится следующим образом.
Д-т 94 К-т 76-2 - списание недостачи сверх величин по условиям договора
4. Если суд счел претензию обоснованной и вынес решение взыскать недостачу с поставщика, то реализация ТМЦ сторнируется
ООО «Василек» (покупатель) заключило с ООО «Гвоздика» (продавец) договор о поставке 1200 штук роз 72 000 рублей, в том числе НДС – 10983,05 рублей. При разгрузке товара оказалось, что фактически получено лишь 1100 штук стоимостью 66 000 рублей, в том числе НДС – 10 067,80 рублей.
Себестоимость 1 розы у ООО «Гвоздика» равна 45 рублям. НДС начисляется «по отгрузке».
Д-т 90-2 К-т 41 = 54 000 рублей (45 рублей х 1 200 штук) – списана себестоимость роз
Д-т 90-3 К-т 68 = 10983,05 руб. – начислен НДС с реализации.
Записи в бухгалтерском учете ООО «Василек»:
Д-т 60 К-т 51 = 72 000 руб. – поставщику перечислен аванс за розы
Д-т 10 К-т 60 = 55 932,20 рублей – приобретены розы по факту
Д-т 19 К-т 60 = 10067, 80 рублей – входящий НДС по приобретенным розам
ООО «Василек» составил акт о недостаче и выставил ООО «Гвоздика» претензию на сумму 6 000 рублей. ООО «Гвоздика» принял претензию и признал свою вину, вернув деньги покупателю.
Бухгалтерские записи у ООО «Василек»:
Д-т 76-2 К-т 60 = 6 000 рублей – в учете отражена недостача роз (основание – накладная)
Д-т 62 К-т 90-1 = 6 000 рублей – реализация роз на сумму недостачи сторнирована
Д-т 90-2 К-т 41 = 4 500 (45 руб. х 100 шт.) – себестоимость недостающих роз сторнирована
Д-т 90-3 К-т 68 = 915,25 рублей – НДС по недостающим розам сторнирован
Д-т 62 К-т 76-2 = 6 000 рублей – учтена претензия от ООО «Василек».
Д-т 76-2 К-т 51 = 6 000 рублей – с расчетного счета перечислены деньги на основании претензии
Д-т 94 К-т 41 = 4 500 рублей – списание себестоимость по недостающим розам.
В ООО «Гвоздика» было проведено расследование и выявлено, что розы были похищены водителем Кривенко для собственных нужд. Компания обязала водителя вернуть деньги за похищенные розы.
Д-т 73-2 К-т 94 = 6 000 – отражена сумма ущерба за счет Кривенко.
Д-т 70 К-т 73-2 = 6 000 рублей – недостача удержана из заработка Кривенко.
Поскольку работник согласен выплачивать сумму ущерба самостоятельно, его удержания в месяц не могут превышать 70% от заработка.
Если виновник не найден или суд отказал вам в иске, недостача списывается на убытки.
Д-т 91-2 К-т 94
Если обнаружена арифметическая ошибка в счете, записи в учете следующие:
Д-т 76-2 К-т 60 - учтена сумма претензии.
При обнаружении арифметической ошибки после оприходования ТМЦ запись такая