"П о ч м е й с т е р: Жаль, однако ж, что вы не читаете писем: есть прекрасные места. Иное письмо с наслаждением прочитаешь - так описываются разные пассажи. а назидательность какая. лучше чем в "Московских ведомостях."
Н.В.Гоголь "Ревизор"
Служебные письма
Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.
По содержанию и назначению письма могут быть информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма -запросы, письма-приглашения и т. д.
^ содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения.
Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг.
В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д.
^ составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги.
В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.
1. Служебные письма оформляются на бланках для писем . на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.
2. В состав служебного письма входят следующие реквизиты:
адресат
дата
индекс документа
ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом
заголовок к тексту
текст
возможно отметка о наличии приложения
подпись
фамилия и телефон исполнителя
3. Письмо составляется только по одному вопросу . например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.
4. Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).
5. Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.
6. Служебное письмо может быть адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица - в дательном:
АО "Глория"
Отдел сбыта
или
АО "Глория"
Начальнику отдела сбыта
О.И.Бендеру
После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:
АО "Глория"
Начальнику отдла сбыта
О.И.Бендеру
123100 Москва
Краснопресненская, 12
7. Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие. На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат . Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.
8. В письмах и факсах н азвание вида документа не указывается . В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: ^ Дата . Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса . если письмо является ответом. Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. Он формулируется обычно так: "Об изменении. ", "О создании. ", "О проведении. " и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.
9. Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:
- в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы
- в основной части формулируется основная цель письма.
Например:
вводная часть: "В связи с тем, что при приеме партии N 7 насосов "Малыш" 26.01.99 по накладной N238846 в присутствии представителя Вашего предприятия. была установлена недостача. штук насосов на сумму. (коммерческий акт от 26.01.999 N245. ) наше предприятие не может выполнить свои обязательства перед заказчиками.
основная часть: "На основании изложенного просим в течение 10 банковских дней перечислить указанную сумму на наш расчетный счет."
Для большинства деловых писем характерна повторяемость одних и тех же оборотов, освоив которые можно составить тексты различных писем.
Начало письма или факса может иметь следующие варианты обращения:
Уважаемый Игорь Леонидович!
Господин Зорин!
Игорь Леонидович!
Уважаемый господин Зорин!
Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)
Затем уместны были бы слова благодарности:
Мы были рады получить Ваше письмо
Большое спасибо за факс от 04.06.00
Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма
Большинство писем продолжается далее словами:
Оформление приложений к документам
Многие управленческие документы имеют приложения. Приложением к документу может быть как самостоятельный, окончательно оформленный и действующий документ (например, копия устава организации, копия штатного расписания организации, подписанные и зарегистрированные экземпляры договора, высылаемые контрагенту, и др.), так и проект документа (например, проект постановления, проект распоряжения) или часть документа, поясняющая или раскрывающая содержание отдельных положений основного документа (например, список членов создаваемой приказом руководителя комиссии, являющийся приложением к этому приказу, или план мероприятий, также утверждаемый приказом).
Существует два вида связи между основным документом и приложениями к нему: основной документ и приложение связаны необходимостью пересылки документов, то есть документооборотом, например:
сопроводительное письмо и приложение к нему
основной документ и приложение связаны содержанием, например:
договор и приложение к нему в виде сметы расходов, календарного плана или иного документа приказ и план мероприятий или список членов комиссии, раскрывающие содержание соответствующих пунктов распорядительной части приказа приказ и утверждаемый этим приказом регламент, являющийся приложением к приказу.
В первом случае сопроводительное письмо и документы-приложения составляют единый комплект документов, во втором случае основной документ и документы-приложения являются частями одного документа.
В зависимости от того, каким образом связаны основной документ и приложения, по-разному оформляется отметка о приложении.
Когда основной документ и приложения связаны необходимостью пересылки
Рассмотрим первый вариант, когда основной документ и приложения объединяются, главным образом, для того, чтобы обеспечить пересылку адресату документов, имеющих самостоятельный характер и никак не связанных содержанием друг с другом. Поскольку с сопроводительным письмом пересылаются документы, имеющие самостоятельный характер, которые могут быть окончательно оформленными документами или подготовленными проектами документов, делать какие-либо дополнительные отметки или проставлять дополнительные реквизиты на этих документах нельзя. В связи с этим специальный реквизит – отметка о наличии приложений, содержащий информацию о приложениях, проставляется на сопроводительном письме.
Правила оформления отметки о наличии приложений установлены ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” (далее – Стандарт). И хотя Стандартом предусмотрено несколько вариантов оформления отметки, на практике встречаются ситуации, не предусмотренные стандартом. В связи с этим имеет смысл рассмотреть все ситуации, как предусмотренные, так и не предусмотренные Стандартом.
Ситуации оформления приложений, предусмотренные Стандартом
Если документ-приложение назван в тексте, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Оформление служебных писем
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже.
Подобные работы
Классификация и основные виды служебных документов, разрабатываемых в воинских частях. Понятие делового письма и общие требования к написанию деловых писем. Порядок подготовки служебных писем в пограничных органах: общие положения, адресат и заголовок.
курсовая работа [32,1 K], добавлена 27.04.2010
Назначение коммерческой переписки. Язык, стиль, основные и дополнительные части делового письма. Оформление служебных и частных писем при переписке с иностранными адресатами. Разновидности писем в деятельности организации, области их применения.
курсовая работа [108,0 K], добавлена 11.03.2011
Разновидности писем и особенности их составления. Деловая беседа как основная форма делового общения. Принципы организации работы с документами. Оформление письма-отказа в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97 и №1 ГОСТ Р №9-ст от 21.01.2002г.
контрольная работа [22,0 K], добавлена 29.06.2010
Общие требования к текстам служебных документов. Правила использования лексических и графических сокращений и сложносокращенных слов в текстах официальных документов. Стандартизация некоторых принятых видов сокращений, написание дат в деловых документах.
реферат [23,6 K], добавлена 02.08.2013
Значение организации документооборота для успешного функционирования предприятия. Особенности оформления протокола. Сравнительный анализ составления и оформления служебных писем в России и за рубежом. Учет и порядок регистрации входящих документов.
реферат [26,5 K], добавлена 24.12.2013
Порядок составления служебных документов: требования к тексту документа и его элементы. Текущее хранение документов: понятие номенклатуры дел, формирование и хранение дел. Информационно-справочные служебные документы - их виды, составление и оформление.
контрольная работа [31,4 K], добавлена 27.07.2008
Нормативно-правовая база делопроизводства, регламентация работы делопроизводственной службы. Требования к оформлению реквизитов на служебном поле документов. Обработка входящих документов, характеристики формы регистрации. Оформление докладной записки.
контрольная работа [36,3 K], добавлена 03.04.2010
Делопроизводство в Киевской Руси и в период феодальной раздробленности. Приказное, коллежское и министерское делопроизводство. Государственный институт техники управления, стандарты служебных писем, протоколов. Делопроизводство в современной России.
дипломная работа [89,5 K], добавлена 15.09.2013
Оформление реквизитов документов, заполняемые реквизиты бланка, согласование служебных документов. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка.
контрольная работа [23,8 K], добавлена 17.12.2009
Оформление выписки из приказа по основной деятельности. Проверка физического состояния документов для выяснения состояния фондов архива. Заявление о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы (за свой счет). Справки при увольнении работника.
контрольная работа [45,1 K], добавлена 22.03.2014
ОГЛАВЛЕНИЕ
Введение
§1. Служебное письмо и его структура
§2. Требования к оформлению служебных писем
Заключение
Список использованной литературы
ВВЕДЕНИЕ
Переписка - обобщённая название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.
Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение, предложение и др.
Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или факсимильной связью.
Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии.
Несмотря на наличие современных форм связи, объём переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако поле деятельности управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддаётся сравнительно чёткой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает необходимость в унификации делового письма.
§1. Служебное письмо и его структура
С учётом назначения и среды обращения документов можно условно разделить документооборот на внутренний и внешний. Первый образуют внутренние документы, а также входящие документы, поступившие на предприятие и не подлежащие возврату в адрес отправителя. Второй состоит из исходящих документов, в их число входят те немногие входящие и внутренние документы, которые по каким-либо причинам подлежат возврату, к примеру документы, переданные предприятию во временное пользование.
В большинстве случаев объем письма не превышает одной страницы печатного текста. Текст письма, как правило, делится на две части - вводную и основную.
Во вводной части объясняются причины составления письма (определённые факты, события) если поводом для написания послужил документ, не обходимо ссылка на него. В основной части излагается существо вопроса. В некоторых случаях можно выделить и третью, так называемую заключительную, часть, где формулируется основная цель письма (предложение, отказ, требование, мнение и т.д.).
В зависимости от содержания и назначения различают следующие виды писем:
- гарантийное письмо
- информационное письмо
- сопроводительное письмо
- письмо-извещение
- письмо-приглашение
- письмо-подтверждение
- другие виды писем.
Гарантийное письмо - служебное письмо, которое содержит обязательство или подтверждение и адресуется организации. Такое письмо может гарантировать оплату продукции, услуг, качество, сроки поставки, выполнение работы и др.
Информационное письмо - служебное письмо, которое содержит сообщение, просьбу, предложение, напоминание или другие официальные сведения. Такие письма часто имеют типовой характер и рассылаются вышестоящими организациями в подведомственные. В некоторых случаях они содержат отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых актов. Письмо может иметь приложения и состоять как из одного абзаца, так и из нескольких страниц. Информационное письмо подписывает руководитель организации-отправителя. В некоторых случаях для данного вида письма бывает достаточно подписи референта или секретаря.
Сопроводительное письмо - служебное письмо, содержащее сведения касающиеся документа, не имеющего адресной части и оформляемого как приложение. В сопроводительном письме указывают следующую информацию: цель направления основного документа, сроки исполнения (ознакомления, рассмотрения и т.д.), рекомендации по работе с документом.
Письмо-извещение - письмо, целью которого является информирование о проведении таких мероприятий, как конференции, семинары, круглые столы, заседания, саммиты и т.д. и приглашение к участию в вышеперечисленных мероприятиях. Как правило, оно содержит следующие реквизиты:
- информацию о месте и времени проведения мероприятия, условиях участия
- другие сведения организационного характера.
Очень часто письмо-извещение выполняет функции и письма-приглашения, которое отличается от письма-извещения оформлением: оно может иметь другой формат, цвет, различные орнаменты, рисунки. Особенностью письма-приглашения является его персонифицированность, что выражается в форме обращения: «Уважаемый …», «Уважаемая…».
Письмо-подтверждение - письмо, в котором содержится сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы, товаров, ценностей и т.д.), подтверждение ранее достигнутой договорённости или какого-либо факта, действия, телефонного разговора. В письме-подтверждении часто встречаются словосочетания «подтверждаем получение», «подтверждаем сроки выполнения работы» и т.п.
В зависимости от типа письма и его содержания текст может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.
Во вступлении даётся обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, даётся ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, исключающей сомнения в правильности и обоснованности предлагаемых решений.
В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, требование, мнение и т. д.).
§2.Требования к оформлению служебных писем
Анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним.
Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. «Всегда во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривалась людьми как средство ограничения произвола власти. Ещё в V веке до нашей эры древнеримский плебс требовал введения чётких «писаных» законов. Создание зафиксированных на бумаге установлений и правил было также главным требованием многих средневековых восстаний. Когда же такие законы появились, от делопроизводителей требовались абсолютная точность формулировок, доскональное соблюдение формы. Иначе документ терял юридическую силу» Дунаевский О.В. Современная условная речь. - М. 1987. - С.6,7.
При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:
- письмо оформляется на бланке письма формата А4 или А5 и подписывается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией
- письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений
- независимо от содержания письмо должно быть изложено официально-деловым стилем, содержать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях - разъясняющие и дополняющие материалы.
Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Служебное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращённое название организации-отправителя, её почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.
Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также к построению конструкционной сетке формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения.
Реквизиты - это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003.
Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объёму этого реквизита в печатных знаках.
На бланке служебного письма может присутствовать изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или герба муниципального образования) или изображение эмблемы организации (товарного знака или знака обслуживания).
Описание Государственного герба Российской Федерации и порядок его официального использования установлены Федеральным Конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 года №2-ФКЗ «Российская газета», №224, 27.12.2000 .
Герб субъекта Российской Федерации и герб муниципального образования размещают на бланках документов в соответствии с законодательством и иными правовыми актами субъектов Российской Федерации и, соответственно муниципальных образований. Как правило, помещать изображение герба на бланках документов имеют право органы представительной и исполнительной власти, а также организации их подчинения.
Эмблему, товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках в соответствии с уставом или положением об организации. Порядок разработки, регистрации и использования эмблем, товарных знаков установлен Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товара» от 23 сентября 1992 года №3520-1.
Эмблему (товарный знак, знак обслуживания) не воспроизводят, если на бланке помещён герб Российской Федерации, субъекта Российской Федерации или муниципального образования. На бланке эмблема размещается на верхнем поле документа.
Наименование организации указывается на бланках писем в полном соответствии с учредительными документами организации. Над наименованием организации указывают сокращённое, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации.
Регистрационный номер исходящего документа - номер письма и его условное обозначение - обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма. Например: №2/16-2955.
Адресат - наименование и адрес получателя письма - указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации получателя пишется в именительном падеже. Например: НПО «Оксид».
Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и ёмким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма.
Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов.
Реквизит «подпись» помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и её расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается. Подписание документа является одним из способов удостоверения его. Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.
Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и др. Проставление печати на документах регламентируется нормативными актами.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Сегодня во многих странах активно идёт процесс унификации служебного письма. Сейчас, когда компьютеризация охватывает всё новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт эволюции служебного письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительную технику совершено не оправдано.
Под унификацией текстов служебных документов следует понимать целенаправленную, упорядоченную работу по оптимизации структуры, содержания и стиля изложения служебных документов и созданию на этой основе типовых (универсальных) вариантов их текстов.
Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку служебные письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д. практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписки в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу - коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является компьютеризация.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Кирсанова М.В, Современное делопроизводство: Учеб. пособие. - 4-е изд. - М. ИНФРА-М Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008. - 312 с.
Делопроизводство. Более 120 документов. Образцы, документы. Организация технология работы. - М. ООО «ТК Велби», 2003. - 448 с.
Делопроизводство: образцы документов с комментариями / Е.А.Лопатникова. - 6-е изд. испр. - М. Издательство «Омега-Л», 2009. - 318с.
Вымышленный получатель письма в Николаеве:
Петров Пётр Петрович,
пр-т Юбилейный, д. 0, кв. 0,
г. Николаев,
00000.
Адрес отправителя письма указывается слева вверху, а получателя — справа внизу. Причём, сначала пишется фамилия, а в конце указывается почтовый индекс. Многие помнят, что раньше было наоборот, часто переспрашивают.
Можно купить конверт с напечатанной маркой, который так и называется « конверт по Украине ». Стоит 1 грн. 80 коп. А можно купить конверт без марки и отдать его оператору, чтобы она наклеила нужную марку (как на образце). Марка стоит 1 грн. 50 коп. Цена — на 5 копеек меньше.
Для наклейки марки конверт нужно отдать в окошко там, где выдают-получают посылки, бандероли. После наклейки марки конверт можно оставить у оператора или самому бросить в ящик.
Масса письма не должна превышать 20 гр. Перед отправлением нужно взвесить на электронных весах они находятся на видном месте. Если вес превышает указанный, то нужно будет доплачивать.
Конверт заполняется на русском или украинском языке.
ОФОРМЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ПИСЕМ
Письмо – единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.
СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО – способ обмена информацией между организациями, предприятиями, фирмами.
Письмо – единственный документ, на котором не ставятся название его вида, как например: «АКТ», «ПРИКАЗ» и др.
1. Служебное письмо пишут на специальных бланках. Состав и расположение реквизитов бланка должны соответствовать ГОСТ 6.38-90.
2. Реквизиты служебного письма . гос.герб, наименование министерства, ведомства, эмблема и наименование организации, почтовый адрес, номер телефона, факса, номер счета в банке, дата, индекс, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о направлении копии в другие адреса, в дело, фамилия и телефон исполнителя.
3. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатают через один интервал, между реквизитами 1,5-2 интервала. Текст письма печатают через 1,5 интервала. На формате А5 допускается печатать текст через 1 интервал. Текст, предназначенный для размножения типографским способом, печатают через 2 интервала.
4. Текст письма должен быть лаконичным, убедительным. Писать надо точно и просто, отдавая предпочтение простым распространенным предложениям. При этом необходимо стремиться к тому, чтобы каждое слово несло максимум информации.
5. Письма могут быть оформлены в виде просьбы, запроса, ответа, уведомления, отказа, обращения, предложения, требования, распоряжения, напоминания, предупреждения, приглашения, подтверждения, извещения, телеграммы, указания и др.
7. В сопроводительном письме адресату сообщается факт отправки ему прилагаемых к этому письму документов. Эти письма следует начинать словами: направляем, прилагаем, посылаем, представляем, возвращаем.
8. Гарантийное письмо – документ, в котором гарантируется выполнение обязательств, указанных в письме.
9. Циркулярное письмо –одну и ту же информацию посылают в несколько адресов нижестоящим организациям.
10. Претензионное (рекламационное) письмо – предъявление претензии к срокам, качеству, количеству продукции и т.д. Направляется виновной стороне в целях урегулирования споров.
11. Информационно-рекламное письмо . Цель – заинтересовать потребителя. Пример: «Если хотите, чтобы о Вашем предприятии узнали родственные предприятия в США…, найти партнеров, продать отходы за валюту, приобрести передовые технологии…, Вы можете поместить информацию о Вашем предприятии в нашем сборнике. Стоимость заказа. Образец бланка-заказа прилагается. Общий размер текста не должен превышать одну машинописную страницу».
12. Письмо может быть многоаспектным. Например: письмо-напоминание, просьба, гарантия. «Напоминаем, что 28.01.99 в Ваш адрес направлено письмо с просьбой изготовить бланки. Оплату гарантируем».