Как грамотно ответить на претензию?

Если по какой-либо причине вам выставили претензии, то очень важно ответить на нее грамотно и в установленный срок. О форме ответа, правильном оформлении и сроках, мы расскажем в настоящей статье.

Ответ на претензию составляется, в той же форме, что и сама претензия.

Некоторые требования ответа на претензию:

ответ излагается в свободной форме

ответ оформляется в письменном виде

ответ адресуется ее заявителю

ответ подписывается получателем претензии лично либо иным лицом, на это уполномоченным (например, на основании доверенности)

если в претензии указан почтовый адрес для направления ответа, то ответ на претензию направляется именно по указанному адресу.

По содержанию текст ответа на претензию существенно отличается от текста самой претензии. При этом текст ответа на претензию будет различаться в зависимости от того, согласен ли с ней получатель претензии или нет.

Согласие с претензией означает готовность получателя претензии удовлетворить все требования заявителя (либо часть), изложенные в претензии, в полном объеме.

При согласии с требованиями претензии в ответе необходимо указать следующее:

Во-первых, заявление о полном (либо частичном) согласии получателя претензии с предъявленными к нему требованиями.

Пример формулировки согласия с предъявленными требованиями:

ООО "Валан" не отрицает и соглашается с фактом наличия перед ООО "Петро" задолженности по арендной плате в размере 100 000 руб. по договору аренды от 1 июня 2013 года.

Во-вторых, информацию о порядке и сроках удовлетворения требований, изложенных в претензии.

Пример сообщения о порядке и сроках удовлетворения требований:

Задолженность по арендной плате в размере 100 000 руб. будет погашена ООО "Валан" в полном объеме в срок до 1 октября 2013 года.

Если получатель претензии не согласен выполнить требования, указанные в претензии, по каким-либо основаниям, то он в ответе на претензию должен изложить свою позицию по каждому из требований, то есть привести свои возражения в связи с адресованной к нему претензией.

Возражения бывают разного рода:

Во-первых, отрицание обстоятельств либо каких-либо доводов, изложенных в претензии. В данном случае адресат претензии ограничивается простым отрицанием доводов претензии, указанием на неподтвержденность фактов, изложенных в претензии, не приводя собственных аргументов, обосновывающих его позицию.

Пример формулировки отрицания доводов претензии:

ООО "Валан" в настоящее время не имеет перед ООО "Петро" задолженности по арендной плате.

Во-вторых, аргументированные возражения против обстоятельств либо доводов, изложенных в претензии. В данном случае возражения получателя претензии подтверждаются соответствующими доказательствами, ссылками на правовые нормы и условия договора.

В свою очередь, подобные возражения могут быть двух видов - в озражения, которые прямо опровергают фактические обстоятельства либо правовые доводы претензии.

В ответе на претензию можно использовать возражения любого вида. Однако чем более аргументирован будет ответ на претензию, тем понятнее он будет для другой стороны.

Лицо, получившее претензию, должно сообщить предъявителю претензии о результатах ее рассмотрения в срок, предусмотренный законом, договором или указанный в самой претензии, а при его отсутствии - в разумный срок. Например, в сфере защиты прав потребителей срок ответа на претензию - 10 календарных дней, а в случае просрочки возможно применение санкций в виде неустойки.

Отсутствие ответа на претензию по общему правилу приравнивается к несогласию получателя претензии с изложенными в претензии требованиями и, соответственно, к отказу от их исполнения. Это может оказаться важным для случаев, когда закон или договор устанавливают обязательный досудебный претензионный порядок. Отправителю претензии будет достаточно дождаться, когда истечет срок для ответа, установленный им самим или же законом, и сразу после этого он сможет обратиться в суд с иском.

В то же время в договоре может быть указано, что отсутствие ответа на претензию в течение определенного срока со стороны контрагента расценивается как согласие с предъявленными требованиями. Это важно для тех случаев, когда отправитель претензии предупреждает, что из-за того или иного нарушения со стороны контрагента собирается предпринять какие-то определенные действия (например, приостановить выполнение работ или отгрузку товара). Молчание адресата претензии будет означать, что он согласился с этими действиями.

Таким образом, мы видим как важно грамотно и в сроки отвечать на предъявленные претензии. За консультацией в оформлении лучше обратиться к нашим специалистам .

Теги:

Суд - онлайн-услуги наших юристов

Роман Альбертович Лепехин

Похожие вопросы в области Гражданское право

Как составить ответ на претензию

Хотя примирительная процедура отнимает много времени и сил, все большее количество торговых точек используют ее в своей деятельности. Ответ на претензию дает возможность урегулировать спорный вопрос, не прибегая к судебным тяжбам. Обоюдное согласие зафиксируется на бумаге, что исключает проблемы в дальнейшем.

Что представляет собой ответ магазина на жалобу?

Этот вопрос очень актуален в последнее время, так как торговых точек становится все больше. Катастрофическая нехватка времени и постоянная суета способствуют тому, что зачастую дефект обнаруживается покупателем только дома, при более детальном осмотре приобретенного.

Естественно, человек сразу же хочет вернуть товар и забрать назад свои деньги. Но сделать это не всегда просто, так как продавцы находят много причин, по которым они не могут удовлетворить просьбу покупателя. Такие действия являются законными в исключительных случаях, чаще всего магазины просто не хотят терять прибыль.

Чтобы избежать таких ситуаций, жалобу нужно изложить на бумаге. В этом случае продавец будет обязан предоставить ответ на претензию в письменном виде. Если магазин медлит, человек может обратиться в суд, чтобы решить вопрос согласно законодательству. Как правило, опыта в таких делах у среднестатистического покупателя нет, поэтому целесообразно обратиться за помощью к юристу.

Клиентский сервис

Общение с клиентами, в том числе ответ на претензию покупателя, является важнейшей частью работы любой торговой точки. Жалоба может прийти следующим образом:

Если руководство или персонал торговой точки допустили ошибки, их нужно своевременно исправить. Поэтому алгоритм работы в подобных случаях нужно знать и соблюдать. Это поможет сэкономить время и сохранить репутацию магазина.

Наблюдения экспертов

Специалисты, которые занимаются развитием и усовершенствованием клиентского сервиса, сделали любопытные наблюдения:

Как реагировать на недовольство?

Запретить людям жаловаться невозможно, а вот ответ на претензию поможет урегулировать спор и держать ситуацию под контролем. В этих целях можно разместить на сайте почтовый адрес, на который люди могут обращаться с вопросами. Теперь выбор за руководством: отвечать на недовольства или игнорировать их. Второй способ вряд ли поможет мирно решить проблему. Скорее всего, покупатели станут писать официальные жалобы - и тогда уже отмолчаться не получится.

Ответ на претензию потребителя дает шанс магазину восстановить репутацию и сохранить клиентскую базу. Многие торговые точки игнорируют недовольных людей, что недопустимо. Работа с клиентами требует ответственности и корректного поведения, поэтому к общению с ними необходимо подготовиться.

Как правильно отвечать на жалобы?

Ответ на претензию должен начинаться «по делу», без долгих вступлений. Можно употребить фразу «Очень жаль…». К клиенту нужно обращаться на «Вы», проявляя интерес. Разбирать необходимо конкретный случай, избегая таких фраз, как «такие случаи у нас случаются редко».

Если продавец считает, что претензия обоснована, нужно принести извинения в первой части письма. В спорных случаях достаточно ограничиться словами: «Спасибо, что поставили в известность…».

Не стоит употреблять слова «но», «зато». Целесообразнее заменить их на «тем не менее». Также не нужно переходить на личности и общаться с сарказмом и насмешкой. Люди платят свои деньги, поэтому хотя бы за этот факт необходимо относиться к ним с уважением.

Цель любого ответа должна сводиться к тому, чтобы подобные ситуации больше не возникали. Неправильно перекладывать вину на покупателя, даже если она действительно есть. Работая с клиентами, нужно постоянно анализировать отзывы и искать пути улучшения обслуживания.

Пример ответа на жалобу

Иногда продавец может сталкиваться с проблемами, составляя ответ на претензию. Пример поможет разобраться:

Лукрецкой Анне Степановне

Саратовская обл. г. Красный Кут, ул. Армейская, д. 6, кв. 23

Ваша претензия была рассмотрена в полном объеме. Согласно ст. 22 Закона «О защите прав потребителя», требования о снижении цены некачественного товара, компенсация расходов на ремонт или возврат денежной суммы должны быть удовлетворены продавцом в установленный срок.

Однако мы полагаем, что описанные дефекты товара не могли возникнуть после одного раза использования. Возможно, изделие неправильно эксплуатировалось, в результате чего были утрачены первоначальные свойства и внешний вид товара.

Уполномоченный орган проведет независимую экспертизу в установленный законодательством период времени. Вы имеете право присутствовать при проведении процедуры и оспорить ее, если будете не согласны с результатом. Все расходы мы берем на себя.

Таким образом, предлагаем Вам немедленно передать нам товар для исследования. В том случае, когда Вы не хотите отдавать его нам, можно встретиться у эксперта в назначенное время.

Если нужно составить ответ на претензию, образец можно посмотреть выше.

Ответ на претензию.

Претензия является документом, на основании которого осуществляется досудебное урегулирование споров между двумя сторонами. Пострадавшая сторона при этом обращается напрямую к своему контрагенту с требованием изменить, исполнить или расторгнуть договор, возместить убытки, уплатить неустойку и так далее.

Ответ на претензию – это доказательство в суде соблюдения вашей стороной деловой этики и является документом, который приобщается к материалам данного дела. Поэтому составление претензии и получение ответа на претензию необходимо для разработки вашей предполагаемой стратегии в судебном разбирательстве.

Срок ответа на претензию после ее получения устанавливают в договоре (к примеру, 10 дней, или 20 дней). В течение данного срока продавец (грузоотправитель) должен рассмотреть претензию и ответить на нее в письменной форме. Если ответа на претензию не поступило, то считается, что претензия была принята и у покупателя есть законное право обратиться в арбитражный суд с иском об отнесении расходов на счет другой стороны (продавца).

Ответ на претензию направляют покупателю товаров (или услуг) заказным письмом либо телеграммой. В течение оговоренного срока продавец обязан сообщить своему контрагенту об отклонении претензии либо о принятии к рассмотрению. Если претензия была принята, следует сообщить о сроке принятия решения по данной претензии.

Ответ на полученную претензию должен содержать: адрес получателя претензии и отправителя наименование компании и данные о регистрации в государственном реестре в чем выражается суть претензии при частичном либо полном удовлетворении требований следует указать срок, способ оплаты и сумму денежной компенсации. В случае отказа признания претензии необходимо указать причины.

Юристы нашей организации рекомендуют своим клиентам всегда в письменном виде отвечать на претензии. Чтобы грамотно составить ответ на претензию, необходимо воспользоваться образцом. Получить более подробную консультацию можно у наших юристов.

Опишите свою ситуацию и получите квалифицированную юридическую помощь прямо сейчас!

Ответ на претензию

Добрый день! Наша компания занимается продажей обоев. На днях покупатель приносит нам претензию, в ней он ссылается на то, что после наклейки 3 рулонов обнаружили брак: разошлись швы и сильный запах от обоев. Мы от них просим предоставить этикетки и фотографии. На что они отвечают, что этикетки выбросили и фотографии сделать и прислать нам не могут. В претензии еще ссылаются на то, что продавец гарантировал хорошее качество. Подскажите, как нам быть? как доказать покупателю, что просто на словах мы не можем подтвердить брак. Выехать к ним не можем, т.к. они находятся в другом городе. компания у нас небольшая, юриста нет..

Продавец отвечает за недостатки товара, если не докажет, что недостатки товара возникли по вине покупателя.

В данном случае Вам нужно провести независимую экспертизу, которой должны быть установлены почему возникли данные недостатки - либо в результате некачественности товара, либо в результате неправильных действий покупателя (или его строительной бригады).

Если сумма договора не большая, то возможно Вам стоит просто удовлетворить претензию покупателя (кстати что он хочет?).

Если сумма претензии большая, или вы хотите пойти на принцип, то рекомендую найти в том городе где произведена наклейка обоев экспертную организацию, заключить с ней договор и на основании результатов экспертизы решать уже вопрос (либо вы удовлетворяете претензию покупателя, либо отказываете и взыскиваете с него деньги за проведенную экспертизу.

Уточните еще - у вас покупатель физическое лицо, или юридическое?

Источники: www.jurpartner.ru, administrative.joosy.ru, vse-temu.org, jurspravki.ru, pravoved.ru